Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Подготовка совещания

Подготовка к совещанию предполагает определение того, кто будет принимать в нем участие, когда и где оно пройдет, почему оно необходимо и что должно быть достигнуто в результате совещания. В процессе обдумывания этих вопросов следует стремиться к созданию всех условий, необходимых для того, чтобы совещание было максимально продуктивным.

Разработка повестки дня.

Здесь нужно определить содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность. Иногда случается, что на совещании будет затронута только одна тема, однако чаще бывает, что в процессе совещания должно быть обсуждено несколько вопросов. При формировании повестки необходимо исходить из следующих рекомендаций:

  • 1) продолжительность совещания не должна превышать одного-полутора часов: слишком короткое совещание не дает возможности сосредоточиться, слишком длительное утомляет;
  • 2) обсуждение наиболее важных вопросов должно приходиться примерно на середину совещания. Это обусловлено тем, что активность групповой работы сначала возрастает, а затем уменьшается. Такая структура повестки дня позволит обеспечить наибольшую эффективность в решении самых важных вопросов;
  • 3) следует хорошо продумать формулировку тем для обсуждения. Они должны быть сформулированы ясно и точно, таким образом, чтобы у участников будущего совещания не возникало вопросов относительно того, о чем будет идти речь.

При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны организаторов совещаний.

Выделяют шесть групп ошибок:

  • 1) отсутствие главной темы совещания;
  • 2) при наличии нескольких тем совещания нет их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;
  • 3) участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;
  • 4) в повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами;
  • 5) на совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;
  • 6) не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные гемы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>