Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Проведение совещания

Оптимальное время для проведения совещания обычно составляет 40—45 минут. Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа. Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10—15 минут.

Регламент (от лат. regula — правило) — это порядок ведения заседания, собрания, совещания. Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.

Протокол совещания — это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

  • 1) достижение цели совещания;
  • 2) решение;
  • 3) исполнителей, практические задания и сроки.

Позиции, которые должны быть отражены в протоколе

делового совещания:

  • 1) дата и место проведения;
  • 2) номер протокола;
  • 3) краткое содержание обсуждаемого вопроса;
  • 4) присутствовали;
  • 5) отсутствовали, причины отсутствия;
  • 6) копии (фамилия тех, кому предназначены);
  • 7) повестка дня по пунктам;
  • 8) тема по пункту повестки дня;
  • 9) обсудили (кто выпустил);
  • 10) постановили (сообщается, что именно);
  • 11) выполнение решения возложено на (фамилия);
  • 12) сроки исполнения (дата).

Кстати, необходимость четкой формулировки для записи в протоколе нередко является дополнительным фактором, побуждающим более четко формулировать мнение, которое было выработано в процессе совещания. Если в этом нет особой необходимости, ведущий протокол должен четко фиксировать только принятые решения и, возможно, особые мнения, которые высказывают участники совещания, не согласные с общим решением.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>