Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Культура сложного предложения

Трудно себе представить деловую письменную речь без сложных предложений. По поводу их употребления академик Л. В. Щерба писал: "Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Отсюда вытекает культура сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле".

В одном предложении совмещаются просьба и причины, побудившие обратиться с просьбой; отказ и его аргументация; предложение и условие его выполнения и др. В результате сложные предложения придают большую убедительность просьбе, смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений. Например, в заявлении излагается просьба и в этом же предложении указывается причина, заставившая адресанта обратиться с этой просьбой. Например:

Заявление

Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней в связи с тем, что возникла необходимость ознакомления с новыми материалами по теме моего исследования.

Использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания. Наиболее употребительны сложные предложения с союзами и союзными словами. Использование союзов и союзных слов даст возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания.

Наиболее употребительны сложные предложения со следующими союзами и союзными словами: что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как.

Для осмысления сложного предложения в деловом письменном тексте важно то место, которое занимает в нем придаточное предложение. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет.

Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом. Например: "В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие..."

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то различаются два случая.

  • 1. Придаточное предложение ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия. Например: "Ввиду того, что обучение проводилось ускоренными методами: курс длился два месяца".
  • 2. Придаточное предложение ставится после главного, когда оно поясняет основную мысль главного предложения. Например: "Курс длился два месяца, ввиду того, что..."

Таким образом, четкая структура простого и сложного предложения, правильный порядок слов, строгое расположение второстепенных членов предложения – вот те признаки стандартизированности, которые проявляются на уровне фразы в тексте документа.

Стандартизация текста

Типы текстов документа строго стандартизированы и унифицированы. По мнению известного документалиста П. В. Веселова, унификация текста документа оправдана с разных точек зрения:

  • • с экономической точки зрения – составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации;
  • • с психологической точки зрения – в стандартном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения;
  • • с правовой точки зрения – сама форма текста приобретает "узаконенный" вид;
  • • с технической точки зрения – унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие типы стандартных текстов.

Связный текст с традиционной линейной записью

Данные тексты представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных частей предложения или предложений, соответствующих официально-деловому стилю речи. Например, текст договора:

Невыполнение Арендатором условий настоящего договора является для Арендодателя основанием для возбуждения в одностороннем порядке вопроса о расторжении договора в соответствии с действующим законодательством.

Связный текст с записью по трафарету

Трафарет – традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.

Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Элементы оформления бланка содержат информацию: о типе документа, например "Справка..."; о сфере его использования, например "Российская Федерация" или "Москва" и т.п.

Текст-анкета

Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ – два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились").

Текст анкеты располагается по вертикали, например:

  • • фамилия;
  • • имя;
  • • отчество;
  • • год, число и месяц рождения;
  • • место рождения;
  • • образование;
  • • какими иностранными языками владеете;
  • • какие имеете научные труды и изобретения, и т.д.

Текст-таблица

Таблица – это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

ГОСТ и другие инструктивные материалы закрепляют и стандартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объему, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположению реквизитов. Кроме того, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования к языку конкретного документа и языковому оформлению его реквизитов.

Обратите внимание

Процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка: лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль языка, называемый языком документа.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>