ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА
В результате освоения данной главы студент должен:
знать
- • содержание понятий: языковой стандарт, деловое письмо, рубрицирование, лексическое и графическое сокращение, прописная и строчная буквы;
- • проявление языкового стандарта на уровне слов, словосочетаний, предложений и текста документа;
- • языковое оформление таких документов, как заявление, доверенность, автобиография, резюме;
- • основные виды деловых писем и их языковые формулы;
уметь
- • логически верно и аргументированно строить письменную деловую речь;
- • анализировать структуру и языковые особенности текста служебного документа;
- • продуцировать деловые тексты разных жанров в письменной форме;
владеть
- • навыками точного и правильного изложения мысли при построении делового текста;
- • способностью к эффективному деловому общению в письменной форме и в деловой переписке.
Ошибка в мыслях вызывает ошибку в словах, ошибка в словах вызывает ошибку в делах.
Д. И. Писарев
Стандартизация языка документа
Рассмотренные нами экстралингвистические свойства управленческой информации и предъявляемые к ней требования должны быть определенным образом выражены в языке документа.
В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию.
Чем же отличается язык документов от других разновидностей языка? Какие лингвистические средства используются наиболее широко в деловых бумагах?
Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи, от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей, отличающих его от других стилей речи.
Важно запомнить
Основной и определяющей особенностью языка документа является языковой стандарт. Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.
Языковой стандарт в документе проявляется в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.
Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.
Языковая стандартизация документа существенно повышает его информативность, заметно облегчает его восприятие и оценку адресатом, что способствует большей оперативности документооборота.
Количество используемых в официальных документах словесных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые специалисты вообще не относят к творческой работе написание деловых бумаг, а обучение официально-деловому стилю связывают с созданием навыка автоматического пользования формулами готового письма. Можно привести множество примеров хорошо всем известных канцелярских штампов: «приказ издается», «контроль возлагается», «контроль осуществляется», «выговор объявляется», «порицание выносится» и др.
• Штамп (от итал. stampa — печать, оттиск) — то, что постоянно и без изменения воспроизводится в различных условиях.
Говорить о наличии штампов можно по отношению к любому стилю речи. Штамп существует в устной речи — прежде всего это формулы речевого этикета: приветствия, прощания, поздравления, выражения благодарности, соболезнования и другие стандартные этикетные штампы, используемые в стандартных ситуациях.
Штамп встречается в языке художественной литературы. В литературных произведениях иногда повторяются такие словосочетания: белоствольная березка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна девица и др.
В публицистике также употребляются словесные клише: важные события, международная жизнь, печатный орган, прибыть с официальным визитом и др.
Порой подобные стандартные выражения функционально необходимы не только языку газет, но и художественной литературе. Однако необходимо помнить, что как в художественных, так и публицистических произведениях языковая стандартизация обедняет и незаслуженно упрощает современный русский литературный язык, является антиподом выразительности.
Нередко канцелярский штамп из официальной речи проникает в устную разговорную речь. По определению К. И. Чуковского, подобные включения в живую речь называются канцеляритом. Этот термин образован по аналогии со словами, называющими тяжелейшие заболевания: менингит, дифтерит. Канцелярит — это тоже «болезнь», но только «болезнь» языка. Он чужд обиходнобытовой речи, делает ее сухой, примитивной и маловыразительной. В своей книге «Живой как жизнь» К. И. Чуковский приводит различные примеры подобных штампов: «я приобрела для сына настольную игру» — лучше сказать «купила»; «в одном доме со мной проживает известный поэт» — лучше сказать «живет»; «моя подруга получила жилплощадь» — в устной бытовой речи лучше использовать слово «квартиру».
Канцелярский штамп продолжает активно вторгаться в разговорную речь. Например, в деловой речи распространены такие словосочетания, как: осуществить проезд, полет, реконструкцию, строительство. Там они закономерны и выглядят естественно, но если сказать: «Наконец-то я осуществил ремонт дачи», это прозвучит противоестественно. Правильнее сказать: «сделал ремонт дачи» или «отремонтировал дачу».
Однако традиционность употребления одних и тех же конструкций, строгость и единообразие выражений необходимы в деловой речи, поскольку именно они способствуют ускорению и облегчению понимания, предостерегают от возможных ошибок, удобны для машинной обработки. Профессор А. А. Реформатский писал о том, что в официальных документах не очеиь-то можно «вольничать» словом, а писать необходимо согласно принятой форме.
Однако в среде пишущих документы бытует и другое мнение, а именно: некоторым кажется, что языковые клише недопустимы не только в языке литературы, но и в деловой речи, что якобы стандартизация документа — это обеднение делового языка. Но на самом деле плох не канцелярский штамп как таковой, а злоупотребление канцеляритом там, где он неуместен: в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении. В официально-деловом стиле речи, напротив, развитие стандартизации, проявляемое через языковые штампы, соответствует общим закономерностям эволюции современного общества: автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Стандартизация языка документа — закономерное явление, которое проявляется на всех языковых уровнях: на уровне слова, на уровне словосочетания, на уровне предложения и на уровне целостного текста.
Обратимся к различным проявлениям языкового стандарта в служебном документе.
Стандартизация лексики. Точность, однозначность и необходимость машинной обработки официального документа предполагает использование в нем слов только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Необходимо также, чтобы каждому понятию соответствовал только один термин.
• Термин — это слово или устойчивое словосочетание, являющееся названием определенного понятия, употребляемого в различных областях специальной деятельности, а понятие — это логически оформленная общая мысль о предмете[1].
В языке документа имеет большое значение использование специальной лексики, или терминологии.
Термины и специальные слова, активно используемые в управленческой документации, можно разделить на несколько групп.
Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи. Специальные канцелярские слова, которые употребляются только в языке документа, укрепились в сфере административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля речи. Это такие слова, как: надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, должный, препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторые из этих слов постепенно устаревают и заменяются современными эквивалентами: сего года (текущего года), уведомлять (сообщать), незамедлительно (срочно), на предмет рассмотрения (для рассмотрения) и др.
Специальная терминологическая лексика, выраженная отглагольными существительными. Большое количество специальных слов-терминов, слов официально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение, установление, обеспечение и др.
Среди группы специальных слов, образованных от глаголов, особое место занимают существительные с префиксом «не»: невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постоянно пополняется неологизмамих. Однако не следует использовать неологизмы, образуемые по традиционным моделям, если они не имеют терминологического смысла и легко могут быть заменены формами общелитературного языка. Иногда, например, в деловой речи употребляется слово неимение, которое легко заменить в документе на общепринятое слово отсутствие.
Специальная отраслевая терминологическая лексика. В языке документов существует большое количество терминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области. Той предметной области, которой посвящен документ. Эта терминологическая лексика точна и однозначна, поэтому она употребляется как в языке науки, так и в языке документов. Имеются в виду, прежде всего, юридические, финансовые и дипломатические термины, используемые в документах. Например, для заключения договора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а для составления, например, финансового документа — терминология из этой предметной области: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютор, клиринг, лизинг и др. Дипломатическая сфера также «поставляет» свои слова для языка документа: соглашение, консенсус, саммит и др.
Все эти специальные слова-термины удобны в употреблении, поскольку не предполагают различных толкований и способствуют точному выражению содержания служебного документа.
Специальные обозначения людей по какому-либо признаку или действию. Эти специальные слова обозначают определенные социальные роли, которые играет конкретный человек в конкретной деловой ситуации: свидетель, наниматель, сотрудник, доцент, арендатор, закамик, посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных ситуациях обозначается разными словами. Он может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем. [2]
Данные слова используются в языке документа с целью наиболее точного обозначения характера деловых отношений между конкретными людьми: продавец — покупатель, руководитель — сотрудник, арендодатель — арендатор и др.
Стандартизация словосочетаний. Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и целостные словосочетания (языковые формулы). Широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде — одна из особенностей деловой речи. В качестве примеров приведем устойчивые словосочетания из разных видов документов.
Это языковые конструкции типа:
- • вступать в законную силу;
- • обжалованию не подлежит;
- • без уважительной причины;
- • в установленном порядке;
- • по истечении срока;
- • единовременное пособие;
- • по достижении 18-летнего возраста;
- • предварительное рассмотрение, и др.
Список подобных наиболее употребительных устойчивых словосочетаний может быть с легкостью продолжен любым служащим, постоянно имеющим дело с документами.
Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретному словосочетанию мы можем судить, о какой управленческой ситуации идет речь:
- • принимая во внимание, что...]
- • в соответствии с договоренностью...]
- • выражаем глубокую признательность за...]
- • проверкой установлено, что...
Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Одной из функций языковой формулы в тексте документа является выражение типового содержания.
По языковым формулам можно определить вид документа. Так, по словосочетанию «контроль за выполнением возлагается на...» можно сказать, что речь идет об одном из распорядительных документов: приказе или распоряжении.
Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой.
Еще одна функция устойчивых стандартных словосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятия фразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболее существенное. Психологами установлено, что унифицированный текст воспринимается в 10 раз быстрее, чем нестандартный (неунифицированный).
Используя известные клише, оперативно может действовать и составитель текста документа. Для составления текста по готовым языковым формулам требуется значительно меньше затрат труда и времени, что оправдано при составлении документа с экономической точки зрения.
От чего же зависит выбор того или иного языкового оборота?
Выбор устойчивого словосочетания из числа возможных определяется:
- • степенью его употребительности (частотности) в языке документа;
- • степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации;
- • грамматической правильностью с учетом особенностей официально-делового стиля.
В языке документов к наиболее частотным устойчивым словосочетаниям относятся следующие виды языковых клише.
