Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Морфологические ошибки

Морфологические ошибки, встречающиеся в деловых текстах, прежде всего, связаны с незнанием нормы образования различных частей речи (существительных, прилагательных, глаголов, числительных) в современном русском языке.

С одной стороны, нормы русского литературного языка находятся в постоянном движении и изменении, так как язык – явление живое и восприимчивое, подвластное всем веяниям времени и жизни. Меняются значения и произношения слов, меняется место ударения в словах, меняются даже формы слов, меняется сочетаемость слов и многое другое. Одни формы более употребительны в одном стиле речи, другие в другом. Если посмотреть, как писали деловые бумаги в прошлом веке, и сравнить с днем сегодняшним, то мы найдем большое количество несоответствий и изменений.

Но, с другой стороны, нормы языка отличаются устойчивостью и стабильностью. Все изменения в языке происходят очень постепенно и закономерно, не разрушая его структуры и исконности. Какие-то изменения могут затронуть только определенный стиль речи. Мы часто говорим: так можно говорить, но гак нельзя писать в документе.

Итак, рассмотрим наиболее типичные морфологические ошибки с учетом современных норм употребления форм слов в деловой письменной речи.

Неправильное употребление формы имени существительного. Современный русский язык располагает большим числом вариантных форм имен существительных. Одни из них закрепились в литературном языке или в определенном стиле речи, другие же воспринимаются как речевые ошибки. В официальной речи надо использовать следующие формы множественного числа: инспекторы, договоры, выборы, бухгалтеры, шоферы, а в разговорной речи употребляются эти слова с конечным – "а".

Разговорную окраску имеют образования женского рода типа: секретарша, преподавательница, руководительница, заведующая, продавщица, санитарка, аспирантка, лаборантка.

В документе (в анкете, в личном листке, в заявлении) названия лиц по профессии, должности и ученому званию по традиции сохраняют форму мужского рода. Например: секретарь, преподаватель, руководитель, заведующий, продавец, санитар, аспирант, лаборант и т.д.

Однако глагол и глагольные формы в предложениях с этими словами употребляется в женском роде, например: "Секретарь Федорова оформила заявление", "Доцент Хромова подала список публикаций", "Выступившая на собрании директор Сидорова..."

Местоимения, числительные и прилагательные употребляются в мужском роде, согласуясь с должностью, а не с фамилией. Например: "Наш директор Иванцова Анна Сергеевнапрекрасный руководитель", "Смирнова Ольга Семеновна – один из опытнейших руководителей области".

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых бумаг следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи: полная форма прилагательного чаще обозначает временный признак, а краткая форма обозначает постоянный признак.

Краткая форма употребительна в языке документа – поскольку она обозначает постоянный признак предмета, она более абстрактна и отвлеченна. Полные формы прилагательных в деловых текстах оказываются неуместными еще и потому, что ощущаются как разговорные и даже просторечные. Ниже представлены примеры правильного и неправильного словоупотребления.

Неправильно

Правильно

Выводы комиссии обоснованные и справедливые.

Решение об увольнении инженера Сафронова Д. П. незаконное.

Данная задача при сложившемся положении неразрешимая.

Предложенные поправки и дополнения существенные.

Требования к работникам аппарата управления своевременные.

Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное.

Проведение консультации со специалистами совершенно необходимое.

Данное решение обязательное для исполнения.

Выводы комиссии обоснованны и справедливы.

Решение об увольнении инженера Сафронова Д. П. незаконно.

Данная задача при сложившемся положении неразрешима.

Предложенные поправки и дополнения существенны.

Требования к работникам аппарата управления своевременны.

Изменение графика отпусков работников отдела нежелательно.

Проведение консультаций со специалистами совершенно необходимо. Данное решение обязательно для исполнения.

Ошибки при употреблении имен числительных. В русском языке различаются количественные, порядковые и собирательные числительные.

Склонение количественных числительных. При употреблении количественных числительных в служебных документах, а также в деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные числительные склоняются.

Так же, как пять, склоняются все числительные от пяти до двадцати и тридцать. Они склоняются как существительные женского рода на – "ъ".

После числительных два, три, четыре употребляется родительный падеж единственного числа существительных: три новых сотрудника, двадцать два новых сотрудника.

После всех других числительных употребляется родительный падеж множественного числа: двадцать новых сотрудников (табл. 9.2).

Обратите внимание

Несклонение или неполное склонение сложных и составных количественных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.

Таблица 9.2

Склонение сложных и составных количественных числительных

Сложные

Составные

От 50 до 80

От 90 до 100

От 200 до 900

И: шестьдесят

И: сто

И: двести

И: семьсот пятьдесят шесть

Р: шестидесяти

Р: ста

Р: двухсот

Р: семисот пятидесяти шести

Д: шестидесяти

Д: ста

Д: двумстам

Д: семистам пятидесяти шести

В: шестьдесят

В: сто

В: двести

В: семьсот пятьдесят шесть

Т: шестьюдесятью

Т: ста

Т: двумястами

Т: семьюстами пятьюдесятью шестью

П: о шестидесяти

П: о ста

П: о двухстах

П: о семистах пятидесяти шести

Примечание. И – именительный падеж, Р – родительный падеж, Д – дательный падеж, В – винительный падеж, Т – творительный падеж, П – предложный падеж.

В текстах количественные числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты в соответствующих надежных формах. Например: "Депутат встретился с 987 (девятьюстами восьмьюдесятью семью) избирателями".

Склонение дробных числительных. Дробные числительные пишутся раздельно: три восьмых, четыре целых и одна шестая, три с четвертью.

При склонении дробных числительных изменяются обе части: двух третьих, двум третьим и т.п.

Числительное полтора (мужского и среднего рода), полторы (женского рода) и полтораста имеют только две падежные формы (табл. 9.3).

Таблица 93

Склонение числительного полтора

И: полтора дня

И: полторы минуты

И: полтора суток

Р: полутора дней

Р: полутора минут

Р: полутора суток

Д: полутора дням

Д: полутора минутам

Д: полутора суток

В: полтора дня

В: полторы минуты

В: полтора суток

Т: полутора днями

Т: полутора минутами

Т: полутора суток

П: о полутора днях

П: о полутора минутах

П: о полутора суток

Примечание. И – именительный падеж, Р – родительный падеж, Д – дательный падеж, В – винительный падеж, Т – творительный падеж, П – предложный падеж.

Существительные с числительным полтора (полторы) сочетаются так же, как с числительным два (две), кроме сочетания полтора суток, где слово сутки стоит в форме родительного надежа множественного числа.

С числительным полтораста существительное употребляется в форме родительного падежа множественного числа: полтораста стран.

Обратите внимание

  • 1. Сказуемое ставится во множественном числе, если подлежащее обозначает небольшое число лиц: "Три человека из нашей организации участвовали в конференции".
  • 2. Сказуемое ставится в единственном числе, если подлежащее обозначает большое число лиц: "Триста человек участвовало в конференции".
  • 3. Сказуемое ставится в единственном числе, если оно выражено глаголами быть, находиться: "В лаборатории было тридцать сотрудников".

Порядковые числительные. Порядковые числительные, как прилагательные, имеют форму рода и числа: первый день сезона, первое сентября, первая сессия.

Порядковые числительные склоняются как прилагательные. При склонении составного порядкового числительного изменяется только его последняя часть: "в тысяча девятьсот шестьдесят втором году", "в две тысячи четырнадцатом году", однако "в двухтысячном году".

Собирательные числительные. Собирательные числительные употребляются при существительных мужского рода, обозначающих людей и имеют вид: двое, трое, четверо, пятеро, шестеро, семеро и т.д. Например: "У меня двое сыновей и две дочери".

В документах собирательные числительные чаще всего заменяются количественными, т.е. в документе не пишут: "трое работников", а пишут "три работника".

Ошибки, связанные с формами образования глагола. Образование и употребление некоторых глаголов вызывает определенные трудности при написании документа.

1. В русском языке существуют параллельные глагольные формы, которые различаются стилистической окраской. Например, глаголам совершенного вида, типа заготовить, ознакомить, узаконить, могут соответствовать глаголы несовершенного вида: заготовлять – заготавливать; ознакомлять – ознакамливать; узаконитьузаконивать.

В этих глаголах формы с суффиксами -ива-, -ыва- употребительны в официальной речи, а формы без этого суффикса воспринимаются как разговорные.

  • 2. В других парах глаголов типа: обусловливать – обуславливать; сосредоточивать – сосредотачивать формы с "о" употребимы в книжно-письменных стилях, а формы с "а" свойственны разговорной речи.
  • 3. В русском языке имеются двувидовые глаголы, например, глаголы адресовать, атаковать, организовать. Эти глаголы в современном русском языке употребляются в значении и совершенного, и несовершенного вида. Нельзя употреблять в речи такие формы, как: адресовывать, атаковывать, организовывать.
  • 4. Глаголы заведовать, исповедовать образуются с суффиксом -ова-. Формы этих глаголов с суффиксом -ыва- (заведываю, исповедываю) являются устарелыми и ошибочными.
  • 5. В деловой речи широкое распространение получили глаголы совершенного вида, образованные при помощи приставки за: заактировать, завизировать, запротоколировать. Их употребление в пределах официально-делового стиля речи не является нарушением норм литературного языка.

Неправильное употребление предлогов.

1. Предлог по. Для деловой речи характерны конструкции с предлогом по плюс дательный падеж: меры по усовершенствованию, расходы по ремонту, центр по подготовке, мероприятия по предупреждению. Подобная конструкция используется для обозначения названий различных ведомств. Однако в современном русском языке она нередко противопоставляется родительному падежу без предлога.

Родительный падеж

Дательный падеж

  • 1. Конкретное значение:
    • • Департамент образования
    • • Комитет рекламы
    • • Институт психологии
  • 1. Общее значение:
    • • Комитет по туризму
    • • Комитет по культуре
  • 2. Имеется прилагательное-конкретизатор:
    • • Отдел законопроектных работ
    • • Комитет физической культуры
    • • Комитет межрегиональных связей
  • 2. Имеется существительное-конкретизатор:
    • • Отдел по вопросам...
    • • Управление по связям...
    • • Комитет по делам...
  • 3. Чтобы избежать слов-"пустышек" (производство, изготовление):
    • • Фабрика мебели
  • 3. Чтобы избежать цепочки родительного падежа:
    • • Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
  • 4. Крупные ведомства:
    • • Министерство иностранных дел
  • 4. Смешение форм:
    • • Центр по работе с персоналом и социального развития

Часто используется предлог по с предложным падежом для обозначения временны́х отрезков: по достижении пенсионною возраста; по окончании университета.

В разговорной речи этот предлог заменяется: "когда он достиг пенсионного возраста"; "после окончания университета".

Не допускается употребление предлога по вместо предлога о или об, если речь идет о конкретной теме беседы, разговора, выступления; о конкретном содержании документа, деловой бумаги: отчитаться о проделанной работе; сделать доклад об итогах года; подписать распоряжение о мерах.

Не допускается употребление предлога по вместо предлога для в значении цели действия: для улучшения торговли; для развития хозяйства; для воспитания подрастающего поколения.

Не допускается употребление предлога по вместо предлога из-за: из-за неорганизованности; из-за расточительности.

Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности.

2. Предлог о. В деловой письменной речи получили большое распространение словосочетания – предлог о плюс существительное в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о сотрудничестве.

Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога о.

Неправильно

Правильно

Руководитель департамента отметил о важности поставленной проблемы.

Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная.

Руководитель департамента отметил важность поставленной проблемы.

Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и важная.

3. Предлоги в и на. Составители документов нередко не различают случаев, когда надо употреблять предлог в, а когда синонимичный ему предлог на в значении места. Однако допускаются следующие ошибки.

Неправильно

Правильно

В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты.

На наше предприятие распределены на работу молодые специалисты.

Предлог в в отличие от предлога на указывает на ограниченное, замкнутое пространство: культурная жизнь в селе (в данном, конкретном селе); культурная жизнь на селе (т.е. вообще в сельской местности).

Однако часто употребление этих предлогов закреплено исторической традицией и не поддается какому-либо правилу: учиться в университете, но на курсах; работать в учреждении, но на фабрике; жить в Белоруссии, но на Украине.

Производные предлоги. При использовании производных предлогов: ввиду, вследствие, благодаря, в связи, в соответствии и других нужно помнить, что они еще не потеряли полностью своего первоначального лексического значения, связанного со значением их корней. Поэтому нежелательны, например, следующие сочетания слов.

Неправильно

Правильно

Ввиду прошедших событий

Вследствие предстоящих выборов

Благодаря допущенному нарушению

В связи с договоренностью

В связи с Указом Президента

В связи с Вашим обращением

В связи с Федеральной программой

Ввиду предстоящих событий

Вследствие прошедших выборов

По причине допущенного нарушения

Согласно договоренности

Во исполнение Указа Президента

В ответ на Ваше обращение

На основании Федеральной программы

В соответствии с Федеральной программой

Предлог ввиду обозначает причину события, которое предстоит, а предлог вследствие указывает на совершившееся.

В деловой документации для обозначения причины универсален предлог по причине: по причине болезни; по причине допущенного нарушения и т.д.

Предлог в связи употребляется в сочетании с каким-либо действием, событием, состоянием. Например: в связи с переходом на другое место работы; в связи с юбилеем; в связи с тяжелым материальным положением.

Предлоги согласно, вопреки, благодаря, наперекор требуют после себя дательного падежа.

Неправильно

Правильно

Согласно соответствующего положения

Согласно Вашей просьбы

Вопреки приказа

Благодаря решения

Согласно соответствующему положению

Согласно Вашей просьбе

Вопреки приказу

Благодаря решению

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>