Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

5.2.6. Установление сроков хранения дел

Значение документов, откладывающихся в организации-фондообразователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах.

Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки храпения документов являются обязательными, сокращать сроки не разрешается, но в случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, они могут быть увеличены.

При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в последнем состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.

Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации.

Установление сроков хранения документов на основании типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.

Сначала определяется категория данной организации. Например, в перечне типовых документов все организации разделены на две категории: сдающие документы на постоянное храпение I! государственные архивы и организации, документы которые на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются.

Затем в зависимости от категории данной организации устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-й категории в своих номенклатурах для дела с заголовком "Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по выполнению поручений" укажут срок хранения "Постоянно", а организации 2-й категории для аналогичного дела укажут срок хранения 10 лет.

При установлении сроков храпения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например: "Планы финансирования и кредитования": а) годовые — постоянно; б) квартальные — 3 года; в) месячные — 1 год. Поэтому в номенклатуру дел организации из статьи перечня переносится тот пункт и срок хранения, к которому относится конкретная группа документов.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне "5 л. ЭПК" означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки

"ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) или заменяться па постоянный, если экспертная и экспертно-проверочная комиссия придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение.

К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки "До замены новыми", "До минования надобности".

Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается но документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае — 10 лет).

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>