Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года, после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой в лице ее территориального органа или с архивом вышестоящей организации, в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение пяти лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и пере- утверждснию. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации («Перечень типовых документов...», ст. 67).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по следующим группам:

  • — дела со сроками хранения до 10 лет;
  • — дела со сроками хранения свыше 10 лет;
  • — дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих дел» и дел, сроки хранения которых определены не окончательно — с отметкой «ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >