Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Лексические ошибки

Основное количество ошибок в деловых бумагах и документах относится к лексическим. А всем хорошо известно, что смысловая точность речи прежде всего связана с правильным выбором слова. Назовем типичные лексические ошибки, встречающиеся в текстах документов, и обозначим пути их преодоления.

Неправильное использование терминов. При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору-составителю документа, но и адресату. Если у автора документа возникает сомнение на этот счет, необходимо раскрыть в тексте содержание данного термина.

Широкое употребление отглагольных существительных в качестве терминов в официально-деловой речи является одной из особенностей этого стиля речи. Например, активно используются такие слова, как: проверка, приказ, исполнение, согласование, утверждение, постановление и многие другие.

В текстах документов не должны употребляться профессионально-жаргонные слова, параллельные принятым терминам, а также словам общелитературного употребления. Например, проработка вместо критика, зачистка вместо устранение, трудяги вместо трудящиеся и др. Порой любители канцелярских терминов придумывают слова, не имеющие законных прав на употребление в речи. В документах к таким словам следует относиться с большой осторожностью. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово единственным термином в данной области или оно называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в современном русском языке. Так, вместо слова подвижка следует употреблять словосочетание положительные (позитивные) изменения, вместо задумказамысел, вместо изжитиеисключение, вместо заявказаявление, вместо достройзавершение строительства, вместо увязать вопрос – согласовать вопрос, вместо прописать в документеизложить или отразить в документе и т.д.

Возникновение в деловой речи новых слов и утрата старых – явление закономерное, так как новые понятия требуют своего языкового воплощения.

Обратите внимание

Неуместны в речи новые слова, которые можно заменить общелитературными словами или уже "узаконенными" терминами.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, часть понятий устаревает, возникают новые. При решении вопроса, какой термин употребить (новый или старый), следует учитывать, как минимум, два фактора:

  • во-первых, насколько это понятие закрепилось в письменной речи;
  • во-вторых, не возникает ли двоякого толкования термина из-за его многозначности.

Для адекватного понимания текста документа очень важно употреблять слово, прочно закрепившееся в деловой письменной речи, а также использовать термины и слова с однозначным толкованием.

Обратите внимание

Если возникает сомнение в том, что термин может быть понят адресатом, то этому термину необходимо в тексте дать определение, расшифровав его словами нейтральной лексики, или заменить этот термин на общепонятное слово.

Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. В настоящее время в деловой язык часто попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже давно закреплен русский эквивалент. Например, пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить, легитимный вместо законный, консалтинг вместо консультирование и многие другие.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: "Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы". Слово "лимит" означает "предельная норма". Лимитируются средства, а не расходы, т.е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых ведутся те или иные расходы. Смысл предложения не понятен, слово "лимитируются" необходимо заменить.

Употребление в документах нескольких слов с одним и тем же значением часто затрудняет работу. В настоящее время особенно часто параллельно употребляются иностранные и русские слова: легитимный – законный, утилитарный – прикладной, превентивный – предупреждающий, репрезентативныйпредставительный, экстраординарныйособенный, эксклюзивныйисключительный.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Еще В. Г. Белинский писал о том, что в русскую жизнь вошло множество иностранных слов, поскольку вошло множество понятий и идей. Изобретать свои термины для выражения чужих понятий очень трудно, и этот груд редко удается. Сегодня же, с приходом компьютерных технологий и новых экономических идей, в нашу жизнь чуть ли не каждый день проникают все новые и новые иностранные слова. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Обратим внимание, насколько легко заменяются, например, данные иностранные слова: паркинг (стоянка, парковка), сейл (распродажа), кастинг (отбор), электорат (избиратели), тинэйджер (подросток), преференция (предпочтение), постер (плакат), креативный (творческий) и многие другие. В процессе развития языка одни иностранные слова укореняются, закрепляются в речи, другие остаются чуждыми русскому языку и забываются.

Обратите внимание

Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления. Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения в документе недопустимо.

Неразличение слов-паронимов. Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение слов-паронимов.

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением и сферой употребления.

Например:

гарантийный (талон)

гарантированный (успех)

исполнительный (лист)

исполнительский (талант)

выборный (орган)

выборочный (материал)

методический (совет)

методичный (человек)

жилой (массив)

жилищный (фонд)

типичный (случай)

типовой (дом)

демократический (порядок)

демократичный (руководитель)

проводить (семинар)

производить (продукцию)

оплатить (счет)

заплатить (за проезд)

Часто составители документов неправильно используют многозначные глаголы-паронимы представить и предоставить. Рассмотрим некоторые из значений этих глаголов.

Глагол представить имеет значения:

  • • предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы);
  • • познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника);
  • • ходатайствовать (представить к награде).

Глагол предоставить имеет значения:

  • • отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить комнату в гостинице, предоставить материалы к аттестации);
  • • дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить должность, предоставить решение вопроса коллективу);
  • • разрешить действовать самостоятельно (предоставить свободу действий).

Обратите внимание

Смешение паронимов в деловой документации является грубым нарушением норм литературной речи.

Ошибки в употреблении слов-синонимов. Нередко в деловых бумагах ошибочно используются синонимичные слова. Например: слова персонал и кадры, анкета и вопросник. Эти слова – синонимы, но не эквиваленты. Слова-синонимы крайне редко бывают полностью тождественны.

Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким по смыслу значением. Синонимы различаются оттенками значений, лексической сочетаемостью или стилистической окраской.

При употреблении терминов-синонимов важно иметь в виду, какую сторону свойства понятия необходимо выделить в контексте. Даже такие термины-синонимы, как контракт, договор, соглашение, несколько различаются по смыслу и сфере употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре или контракте, в гражданском законодательстве заключают договоры, внешнеторговая сделка называется контракт, научно-техническое бывает сотрудничество, а тарифное – соглашение.

Слова совмещение и совместительство в общелитературном языке являются синонимами, а в языке документа это разные термины: совмещение осуществляется на основном месте работы, а совместительство возможно только в свободное от основного места работы время и на другом месте работы.

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование. Можно написать: "...были удовлетворены все запросы (требования) заказчиков". В то же время слово запрос не имеет присущего слову требование значения (норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать): требования (не запрос) к качеству продукции, требования к поступающим на работу. Но в сопроводительном письме принято писать: "высылаем ответ на Ваш запрос", а не "...на Ваше требование".

Синонимичные слова дефект и недостаток различаются сферой своего употребления. Слово дефект обычно используется по отношению к техническим изделиям (дефект машины, установки, конструкции), а слово недостаток относится прежде всего к тому, что создано природой, или к процессам и результатам деятельности (недостатки в работе, в характере).

Обратите внимание

Из двух синонимичных ключевых слов надо сначала выбрать одно, наиболее подходящее слово, и затем употреблять его на протяжении всего текста.

Таким образом, невнимание к оттенкам значений синонимов может привести к смысловой ошибке в документе. Автор текста должен избегать синонимии, особенно если речь идет о ключевых словах документа.

Неправомерное употребление устаревших слов. Употребление в тексте документа устаревших слов (архаизмов и историзмов) недопустимо, поскольку современный русский литературный язык развивается и изменяется. Многие слова в деловой речи приобретают новый смысл или заменяются на другие слова.

Архаизмы – устаревшие слова, вытесненные синонимичными эквивалентами.

Приведем в качестве примеров некоторые архаичные слова и обороты, а также их современные эквиваленты.

Архаичные слова и обороты

Современные эквиваленты

при сем направляем означенный (вышеозначенный) вышепоименованный сего года

настоящим сообщаем

незамедлительно

уведомлять

на предмет рассмотрения

каковой

ныне

надобно

направляем

названный

указанный (названный)

этого года, текущего года

сообщаем

срочно

сообщать

для рассмотрения

который

сейчас

необходимо

Историзмы – слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением понятий.

Например: писарь, челобитная, опричник, архивариус, отношение (в смысле письмо) и др.

Одни слова устаревают, другие порой возвращаются в речь из исторического прошлого. Некоторые слова-историзмы употребляются сегодня в речи параллельно с иностранными словами, эквивалентными исконно русским. Подобная языковая нестабильность со временем исчезнет, но какие именно из этих слов останутся в устной и письменной деловой речи, сейчас предсказать трудно.

Историзмы

Иностранные слова

дума

глава

губернатор

председатель

управа

отдел

городовой

парламент

президент

мэр

премьер

муниципалитет

департамент

полицейский

Обратите внимание

Если архаизмы или историзмы используются в официальных документах, то это нарушение норм официально-делового стиля речи.

Неправомерное употребление стилистически окрашенной лексики. По сфере употребления в современном русском литературном языке различается межстилевая лексика (слова, которые употребляются всеми и в любых ситуациях общения) и слова, присущие определенному стилю речи. Крайне нежелательно проникновение в документ специальных языковых средств из других стилей речи: из языка науки (узкоспециальной научной терминологии); из публицистики (газетных штампов и клише); из разговорной устной речи. Одной из наиболее негативных тенденций в настоящее время является то, что современная деловая речь засоряется словами и оборотами из просторечия, из профессиональной сферы, из жаргона. Ниже представлены примеры правильного и неправильного словоупотребления.

Неправильно

Правильно

протолкнуть решение

продавить решение

озвучить точку зрения

увязать вопрос

задействовать сотрудника

прописать в законе

проговорить вопрос

отследить документ

лоббировать

добиться

сформулировать

согласовать

привлечь к участию

изложить

обсудить

проследить прохождение

Обратите внимание

Если просторечие или профессионализмы используются в официальных документах, то это грубейшее нарушение норм официально-делового стиля речи.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>