Формы бухгалтерского учета

Осуществление основной процедуры бухгалтерского учета, т.е. движение от исходного бухгалтерского баланса к заключительному, не является однозначным. Одни и те же конечные результаты могут быть получены при использовании разной технологии наблюдения, регистрации и обобщения хозяйственных операций. Какую избрать технологию — зависит от специфики хозяйственной деятельности организации. Принятую в организации конкретную методику выполнения основной процедуры бухгалтерского учета называют формой бухгалтерского учета. Форма бухгалтерского учета устанавливает порядок сочетания различных видов учетных регистров, технику и последовательность обработки информации.

Форму бухгалтерского учета организация может выбирать самостоятельно, описав ее в учетной политике. Но в любом случае необходимо соблюдение общих методологических принципов бухгалтерского учета: сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного отражения фактов хозяйственной деятельности.

При выборе формы бухгалтерского учета важно соблюдать требование рациональности: не допускать немотивированно усложненной технологии обработки данных.

В настоящее время широко применяются автоматизированные формы учета, разнообразные бухгалтерские компьютерные программы. При выборе таких программ организация должна учитывать свои особенности и условия. Сложность программы должна соответствовать сложности хозяйственной деятельности.

В основе «ручных» форм бухгалтерского учета, которые повсеместно использовались до распространения компьютерных бухгалтерских программ, лежал принцип параллельного ведения аналитического и синтетического учета с последующим сравнением результатов и обеспечением их непротиворечивости. С возникновением компьютерных бухгалтерских программ нужда в контрольных процедурах отпадает, так как все арифметические и логические операции выполняются автоматически. В этих условиях возможны два варианта формирования данных синтетического учета: непосредственно на базе аналитического в результате его прямого обобщения либо путем независимого ввода данных синтетического учета и последующего компьютерного сравнения с данными аналитического учета.

Из традиционных форм «ручного» бухгалтерского учета, которые в настоящее время представляют лишь исторический интерес, наиболее законченной в своем развитии и универсальной считается журнально-ордерная. В ее основе лежит заполнение журналов-ордеров и Главной книги. Журнал-ордер (табл. 6.3) открывают на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается постоянный номер. Журналы-ордера можно заполнять двумя способами. При большом количестве однородных операций сначала на основе первичных документов составляются накопительные и группировочные ведомости, затем их итоги переносятся в конце месяца в соответствующие журналы-ордера. При небольшом количестве операций журналы-ордера заполняются сразу на основании первичных документов.

Таблица 63

Журнал-ордер №_за_20_г. по счету №_(месяц)

Форма журналов-ордеров различна, она зависит от особенностей отражения информации на конкретных синтетических счетах. По одним счетам (например, по счету 51 «Расчетные счета») предусмотрено использование журнала-ордера для записи операций по кредиту счета и ведомости для записи операций но дебету этого счета. По другим счетам (например, по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.) используются журналы-ордера, которые совмещают в себе и синтетический, и аналитический учет. Отдельная разновидность журнала-ордера предназначена для учета затрат. Журнал имеет так называемую шахматную форму. При этом дебетуемые счета указаны по горизонтали, а кредитуемые — по вертикали.

В конце месяца дебетовые обороты из всех журналов-ордеров переносятся в Главную книгу и подсчитывается общая сумма оборотов по дебету соответствующих счетов. Кредитовые обороты переносятся из журналов-ордеров общей суммой. В Главной книге для каждого счета открывается страница (табл. 6.4).

Таблица 6.4

(номер и наименование счета)

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета приспособлена для использования в крупных организациях с большими бухгалтериями, где каждый бухгалтер обрабатывает свою часть общей информации, ведет свои счета бухгалтерского учета.

Другой разновидностью ручной формы бухгалтерского учета является мемориально-ордерная. При этой форме учета на базе первичных документов заполняют мемориальные ордера. В отличие от журналов-ордеров мемориальные ордера открывают для отдельных комплексов хозяйственных операций. Например, могут быть открыты мемориальные ордера по операциям с денежными средствами, но операциям, отражающим производственные затраты, по операциям продаж и т.п. Все мемориальные ордера по мере их составления регистрируют в специальном журнале. Мемориальный ордер (табл. 6.5) имеет форму обычной бухгалтерской проводки, содержащей наименования операций, корреспонденции счетов и суммы. Каждому мемориальному ордеру присваивают постоянный номер. Заполнению мемориальных ордеров могут предшествовать накопительные и группировочные записи в специальных ведомостях.

Ежемесячно итоги мемориальных ордеров переносят в Главную книгу. В ней содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне счета отражаются дебетовые записи, в правой стороне - кредитовые (табл. 6.6). В Главную книгу записываются только обороты по счетам (по шахматному принципу).

Таблица 6.5

Мемориальный ордер №

Таблица 6.6

(номер и наименование счета)

Аналитический учет ведут в книгах или карточках. Его итоги отражают в оборотных ведомостях но счетам аналитического учета, которые, как правило, подшиваются к мемориальным ордерам.

Разновидностью мемориально-ордерной формы учета является форма с названием «Журнал-Главная».

Основным регистром в данной форме является Журнал- Главная книга (табл. 6.7), в которой производится и регистрация, и систематизация операций. Записи в книгу производятся либо непосредственно на основании первичных учетных документов, либо они предварительно собираются на мемориальных ордерах. В последнем случае в книгу заносятся только обороты по счетам.

Дополнительно должен быть организован аналитический учет с заполнением оборотных ведомостей но аналитическим счетам.

Таблица 6.7

Книга Журнал-Главная за январь 20_г.

Многие малые предприятия и некоммерческие организации используют модифицированную форму бухгалтерского учета, в которой ведутся только два регистра синтетического учета: журнал хозяйственных операций за месяц (см. табл. 6.1) и оборотная ведомость по счетам (см. табл. 6.2) с определением сальдо на начало каждого месяца.

Все формы бухгалтерского учета основаны на использовании метода двойной записи.

Вопросы и задания для самоконтроля

• 1. Что такое бухгалтерская процедура и из каких этапов она состоит?
• 2. Какие действия выполняет бухгалтер на стадии наблюдения?
• 3. Какие действия выполняет бухгалтер на стадии регистрации?
• 4. Какие действия выполняет бухгалтер на стадии обобщения?
• 5. Дайте определение первичного документа.
• 6. Какое место занимают первичные документы в составе документации организации?
• 7. Перечислите обязательные реквизиты первичного документа.
• 8. Для чего предназначены регистры бухгалтерского учета?
• 9. Как ведется журнал регистрации операций?
• 10. Для чего нужна оборотная ведомость?
• 11. Перечислите формы бухгалтерского учета, охарактеризуйте порядок их применения.
• 12. Может ли организация самостоятельно выбирать форму бухгалтерского учета?