Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Практикум

Задание 1. Соберите в учебно-методическом кабинете кафедры вашего вуза 10 видов документов (книга, журнал, газета, бюллетень, автореферат диссертации, приказ ректора вуза, положение о кафедре, информация о заседании методологического семинара, учебный план, индивидуальное задание студенту).

Проанализируйте каждый документ по следующим параметрам:

  • • общие и специфические функции документа;
  • • характер информации;
  • • способ документирования;
  • • специфика материальной основы документа;
  • • его реквизиты.

Задание 2. Какой нормативный документ, устанавливающий порядок составления и оформления организационно-распорядительной документации, сегодня носит всеобщий характер, распространяя свое действие на все организации страны? Нужен ли такой документ сегодня и почему?

Задание 3. Считаете ли вы, что придание ГОСТ Р 6.30—2003 рекомендательного характера:

  • а) расширило свободу действий организаций и предприятий, для которых требования ГОСТ теперь не являются обязательными;
  • б) упростило работу над составлением и оформлением документов;
  • в) усложнило работу над составлением и оформлением документов;
  • г) ничего не изменило в работе с документами?

Задание 4. Какое высказывание является более правильным:

  • а) термины «информатизация» и «компьютеризация» означают одни и те же процессы;
  • б) термины «информатизация» и «компьютеризация» означают принципиально различные процессы;
  • в) термин «информатизация» значительно шире термина «компьютеризация»;
  • г) термин «информатизация» значительно уже термина «компьютеризация»?

Задание 5. Соотнесите понятия «оцифрование» документа и «электронный образ документа». В чем их различие?

Задание 6. Устраните ошибки в оформлении реквизита «Дата документа»:

  • а) 5 сентября 2014 г.;
  • б) 05 сентября 2014 года;
  • в) 5.09.2014.

Задание 7. Устраните ошибки в оформлении реквизита «Место составления или издания документа»:

  • а) г. Москва;
  • б) г. Ужгород;
  • в) Саратов.

Задание 8. Отметьте правильный вариант оформления элементов реквизита «Адресат»:

  • а) -страна,
  • — область, край, республика,
  • — населенный пункт,
  • — улица, номер дома, номер квартиры,
  • — наименование адресата;
  • б) - наименование адресата,
  • — населенный пункт,
  • — область, край, республика,
  • — улица, номер дома, номер квартиры,
  • — страна;
  • в) - наименование адресата,
  • — улица, номер дома, номер квартиры,
  • — населенный пункт,
  • — область, край, республика,
  • — страна.

Задание 9. Внесите необходимые исправления в оформление реквизита «Гриф утверждения».

«Утверждено»:

Распоряжение Председателя Государственной думы ФС РФ № 202р-1 от 5 сентября 2010

ИНСТРУКЦИЯ

Задание 10. Устраните ошибки в оформлении реквизита «Приложение».

Приложения: письма М. В. Петровой от 10.01.09 г. № 27650 и С. И. Павловой от 05.01.10 г. № 27678, всего на 6 л. в 1 экз.

Задание 11. Внесите исправления в оформление наименований федеральных органов власти и распорядительных документов:

  • а) Министерство внутренних дел России;
  • б) Минтруда Российской Федерации;
  • в) Указ президента России № 226 от 11 апреля 2014 года;
  • г) Постановление Правительства России № 210 от 12.04.2005 г.

Задание 12. Отредактируйте представленный документ, внесите необходимые исправления в реквизиты и текст данного документа, добавьте недостающие реквизиты.

Министерство труда РФ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

№ 27-ВК 12.04.00 г.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

В связи с поручением правительства России № ОС-П17-03421 по реализации Указа Президента РФ «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» Министерство труда РФ направляет для практического использования в работе рекомендации по разработке должностных инструкций по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти РФ.

Первый заместитель министра Колобов И. А.

Степанова

Задание 13. Исправьте ошибки, допущенные при внесении в трудовую книжку изменения в запись о фамилии ее владельца.

Фамилия изменена на Николаеву на основании

свидетельства о браке серия................... выданного

Мещанским отд. Загс 5 января 2008 года Инспектор отдела кадров Королева

Задание 14. Заполните графы 1, 4, 6 и 7 личной карточки в соответствии с установленным порядком оформления. Можно ли заполнить графу 4, если номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования работник сообщил устно? Обязан ли работник представлять при заключении трудового договора страховое свидетельство государственного пенсионного страхования? Для заполнения используйте свои персональные данные.

1

2

3

4

5

6

7

8

Дата составления

Табельный номер

И дентифи кацио! ты й номер

налогоплательщика

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

Алфавит

Характер работы

Вид работы (основная, но совместительству)

Пол

(мужской, женский)

Задание 15. Внесите необходимые исправления в запись о приеме па работу в трудовой книжке.

записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

13

20

05

2008 г.

Назн. на должность федеральной госслужбы ведущего специалиста- эксперта в Отдел договорно-уставной работы Управления правоприм. практики

Ир.

от 18 мая 2008 года 65-ок

Задание 16. Внесите необходимые исправления в запись об увольнении в трудовой книжке.

записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

13

20

05

2008 г.

Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Директор Иванов В. П. Печать кадровой службы

Пр.

от 18 мая 2008 года № 65-ок

Задание 17. Составьте проект приказа о приеме работника на работу в соответствии с унифицированной формой № Т-1. Для заполнения используйте свои персональные данные.

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Код

0301001

намхк'нгтанне организации

Форма по ОКУД по ОКПО

ПРИКАЗ

Номер документа

Дата составления

(распоряжение) о приеме работника на работу

Дата

С

по

Принять на работу

Табельный

номер

фамилия, имя, отчество

В_

структурное подразделение

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)

руб-

коп.

надбавкой

цифрами

руб.

коп.

с испытанием на срок

цифрами

месяца (ев)

Основание:

Трудовой договор от « »

20

г. №

Руководитель

организации ____________

должность личная подписьВ расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен_

личная подпись

« »В 20 Г.

Задание 18. Найдите ошибки в оформлении документа, внесите необходимые исправления и дополнения.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РФ ПО ПЕЧАТИ

№8

9 января 2000

Утверждение новой редакции инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Государственного Комитета РФ по печати

В связи с усилением исполнительской дисциплины и повышением работы сотрудников центрального аппарата комитета со служебными документами

  • 1) принять прилагаемую инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Государственного Комитета РФ по печати.
  • 2) Управлению делопроизводства обеспечить размножение инструкции и се раздачу структурным подразделениям комитета.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

Государственного комитета РФ по печати Смирнов В. А.

Иванова

8-494-2323435

Тесты

  • 1. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации для всех организаций независимо от характера их деятельности содержатся:
    • а) в ГОСТ Р 6.30-2003;
    • б) в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации;
    • в) в ГОСТ Р 7.0.8-2013;
    • г) в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
  • 2. Неправильное оформление даты «первое мая 2014 года»:
    • а) 01.05.2014;
    • б) 1 мая 2014 года;
    • в) 2014.05.01;
    • г) 01 мая 2014 г.
  • 3. На бланках какого документа не указывается наименование вида документа:
    • а) приказа;
    • б) постановления;
    • в) письма;
    • г) протокола?
  • 4. Ключевое слово постановления пишется от:
    • а) первого лица единственного числа;
    • б) первого лица множественного числа;
    • в) третьего лица единственного числа;
    • г) третьего лица множественного числа.
  • 5. Назовите нормативный акт, которым следует руководствоваться кадровому работнику при оформлении и заполнении трудовой книжки:
    • а) ведомственным нормативным актом;
    • б) постановлением Правительства РФ;
    • в) инструкцией по делопроизводству;
    • г) инструкцией Минтруда России.
  • 6. Запись об увольнении в трудовой книжке:
    • а) не нуждается в удостоверении печатью;
    • б) удостоверяется печатью кадровой службы;
    • в) удостоверяется печатью работодателя;
    • г) удостоверяется подписью должностного лица, сделавшего запись.
  • 7. Назовите нормативный правовой акт, с помощью которого регулируется порядок рассмотрения обращений граждан в организации:
    • а) регламентом организации;
    • б) инструкцией по делопроизводству;
    • в) Законом о порядке рассмотрения обращений граждан.
  • 8. Письменное обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, рассматривается в течение:
    • а) 30 дней со дня регистрации;
    • б) 30 дней с момента поступления;
    • в) 33 дней с даты поступления.
  • 9. Общий порядок оформления организационно-распорядительных документов и состав реквизитов для всех организаций установлен:
    • а) Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
    • б) ведомственной инструкцией по делопроизводству организации;
    • в) ГОСТ Р 6.30-2003;
    • г) Законом о документационном обеспечении управления;
    • д) ГОСТР 7.0.8-2013;
    • е) типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
  • 10. Рекомендательный характер государственных стандартов установлен:
    • а) Федеральным законом «О стандартизации»;
    • б) постановлением Правительства РФ;
    • в) Госстандартом России;
    • г) Законом о техническом регулировании.
  • 11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден:
    • а) руководителем Федеральной архивной службы;
    • б) министром культуры и массовых коммуникаций РФ;
    • в) Министерством здравоохранения и социального развития РФ;
    • г) ГОСТ Р 7.0.8-2013.
  • 12. Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов пишутся в порядке, установленном:
    • а) Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
    • б) постановлением Правительства РФ;
    • в) регламентом организации;
    • г) инструкцией по делопроизводству организации.
  • 13. Количество реквизитов, установленных ГОСТ, составляет:
    • а) 32;
    • б) 29;
    • в) 30;
    • г) 26.
  • 14. Порядок использования изображения Государственного герба РФ на бланках документов установлен:
    • а) Положением о Государственном гербе Российской Федерации;
    • б) Госстандартом России;
    • в) Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»;
    • г) регламентом организации.
  • 15. Государственный герб РФ в многоцветном варианте помещают на бланках документов:
    • а) Администрации Президента РФ;
    • б) Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации;
    • в) дипломатических представительств;
    • г) Государственной Думы.
  • 16. Государственный герб РФ в одноцветном варианте помещают на бланках документов:
    • а) Федерального Собрания РФ;
    • б) МИД России;
    • в) федеральных судов;
    • г) Высшего Арбитражного Суда РФ.
  • 17. Государственный герб РФ в одноцветном варианте без геральдического щита помещают на бланках документов:
    • а) решений Верховного Суда РФ;
    • б) организаций и учреждений при Правительстве РФ;
    • в) Счетной палаты РФ;
    • г) Банка России.
  • 18. Делопроизводство — эго:
    • а) то же, что и документооборот;
    • б) то же, что и документационное обеспечение управления;
    • в) то же, что и документирование;
    • г) деятельность по формированию документов в дела.
  • 19. Документооборот — это:
    • а) возвратное движение документа в процессе его движения в организации;
    • б) то же, что и документопоток;
    • в) движение документа в организации с момента его подписания до отправления;
    • г) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
  • 20. Документ — это:
    • а) информация, закрепленная в пространстве и во времени на листе бумаги;
    • б) сведения о событиях, процессах, явлениях, независимо от способа их представления;
    • в) информация, зафиксированная на бумажном носителе;
    • г) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  • 21. В систему организационно-распорядительной документации входит:
    • а) финансовая документация;
    • б) банковская документация;
    • в) справочно-информационная документация;
    • г) отчетно-статистическая документация.
  • 22. Организация работы с документами включает:
    • а) документирование;
    • б) организацию документооборота;
    • в) сбор информации;
    • г) организацию рабочего места.
  • 23. Объем документооборота — это:
    • а) количество возвратных движений документа за год;
    • б) объем одного дела, умноженный на количество дел, заведенных в организации в течение года;
    • в) количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в определенный период;
    • г) произведение площади одного листа документа формата А4 на общее количество листов.
  • 24. Реквизит — это:
    • а) то же, что и бланк документа;
    • б) общее количество строк в документе;
    • в) обязательный элемент документа;
    • г) степень защиты документа от подделки.
  • 25. Юридическая сила документа обеспечивается:
    • а) наличием на бланке изображения Государственного герба России;
    • б) компетенцией издавшего его органа;
    • в) наличием грифа утверждения;
    • г) наличием отметки об исполнении документа.
  • 26. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено:
    • а) должностной инструкцией;
    • б) положением об организации (уставом);
    • в) протоколом;
    • г) инструкцией по делопроизводству.
  • 27. В справочные данные об организации не включается:
    • а) почтовый адрес;
    • б) номер телефона;
    • в) банковский счет;
    • г) наименование вышестоящей организации.
  • 28. Неправильное оформление даты «девятое мая 2014 года»:
    • а) 9 мая 2014 года;
    • б) 2014.05.09;
    • в) 09 мая 2014 г.;
    • г) 09.05.2014.
  • 29. Порядок оформления даты в реквизитах документа определяется:
    • а) постановлением Правительства РФ;
    • б) ГОСТ;
    • в) распоряжением Президента РФ;
    • г) инструкцией по делопроизводству.
  • 30. Должность лица, которому адресован документ, указывают:
    • а) в именительном падеже;
    • б) дательном падеже;
    • в) родительном падеже.
  • 31. Документ может содержать:
    • а) один адресат;
    • б) два адресата;
    • в) нс более пяти адресатов;
    • г) не более четырех адресатов.
  • 32. Элементы почтового адреса указывают в последовательности:
    • а) • страна,
    • • область, край, республика,
    • • населенный пункт,
    • • улица, номер дома, номер квартиры,
    • • наименование адресата;
    • б) • наименование адресата,
    • • населенный пункт,
    • • область, край, республика,
    • • улица, номер дома, номер квартиры,
    • • страна;
    • в) • наименование адресата,
    • • улица, номер дома, номер квартиры,
    • • населенный пункт,
    • • область, край, республика,
    • • страна.
  • 33. При оформлении грифа утверждения слово «утверждаю» имеет следующий вид:
    • а) Утверждаю;
    • б) «Утверждаю»;
    • в) УТВЕРЖДАЮ;
    • г) «УТВЕРЖДАЮ».
  • 34. Датой приказа является:
    • а) дата его подписания;
    • б) дата его вступления в силу;
    • в) дата его рассылки;
    • г) дата его получения структурным подразделением.
  • 35. Аббревиатура реквизита ОКУД расшифровывается как:
    • а) отраслевой кодификатор унифицированной документации;
    • б) общероссийский классификатор унифицированных документов;
    • в) общероссийский классификатор управленческой документации;
    • г) отраслевой кодификатор управленческой документации.
  • 36. Если на документе заготовлена подпись начальника подразделения, а подписывает документ его заместитель, то следует:
    • а) допечатать предлог «за» перед должностью начальника;
    • б) написать от руки предлог «за» перед должностью начальника;
    • в) поставить косую черту перед должностью начальника;
    • г) исправить и указать настоящую должность и фамилию лица, подписывающего документ.
  • 37. При оформлении грифа согласования слово «согласовано» имеет следующий вид:
    • а) Согласовано;
    • б) «Согласовано»;
    • в) «СОГЛАСОВАНО»;
    • г) СОГЛАСОВАНО.
  • 38. Правильное оформление расшифровки подписи в реквизите «Подпись»:
    • а) В. И. Иванов;
    • б) В. Иванов;
    • в) Иванов;
    • г) Иванов В. П.
  • 39. Заголовок к тексту должен быть согласован:
    • а) с наименованием вида документа;
    • б) с наименованием организации — автора документа;
    • в) с датой документа;
    • г) с наименованием вышестоящей организации.
  • 40. Отметка об исполнителе должна включать в себя:
    • а) фамилию и номер телефона исполнителя;
    • б) фамилию и инициалы исполнителя;
    • в) инициалы и фамилию исполнителя;
    • г) инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя.
  • 41. При направлении письма должностному лицу его должность и фамилия в реквизите «Адресат» указываются:
    • а) в родительном падеже;
    • б) именительном падеже;
    • в) дательном падеже;
    • г) творительном падеже.
  • 42. Реквизит «Заголовок к тексту» не используется:
    • а) в приказах;
    • б) постановлениях;
    • в) сопроводительных письмах;
    • г) распоряжениях.
  • 43. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, определен:
    • а) типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
    • б) Федеральным законом «О документационном обеспечении управленческой деятельности»;
    • в) постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
    • г) положением о системе межведомственного электронного документооборота.
  • 44. Организатором межведомственного электронного документооборота является:
    • а) Федеральная служба охраны РФ;
    • б) Администрация Президента РФ;
    • в) Аппарат Правительства РФ;
    • г) Главное управление специальных программ Президента РФ.
  • 45. Сертификат ключа электронной цифровой подписи не включает:
    • а) регистрационный номер сертификата ключа подписи;
    • б) срок действия сертификата ключа подписи;
    • в) сведения о владельце сертификата ключа подписи;
    • г) открытый ключ электронной цифровой подписи;
    • д) закрытый ключ электронной цифровой подписи;
    • е) сведения об удостоверяющем центре, выдавшем сертификат ключа подписи;
    • ж) сведения об условиях признания юридического значения электронного документа с электронной цифровой подписью.
  • 46. Метаданные — это:
    • а) обязательный компонент регистрационной карты документа;
    • б) одна из составляющих электронной цифровой подписи;
    • в) идентификатор информационного ресурса, позволяющий управлять им, осуществлять поиск и хранение;
    • г) данные, определяющие юридическую силу электронного документа.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>