Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

5.2. Документооборот организации

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

По общим принципам организации документооборота можно отнести следующие:

  • — оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
  • — обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
  • - исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

  • — входящие (поступающие) документы;
  • - исходящие (отправляемые) документы;
  • - внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

  • - прием и первичная обработка документов;
  • - предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • — регистрация документов;
  • — контроль за исполнением;
  • — информационно-справочная работа;
  • — исполнение документов и отправка.

Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируются:

  • — Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30;
  • — Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452.

К регламентирующим документам относятся также: инструкция но делопроизводству; регламент федерального органа исполнительной власти; табель унифицированных форм документов; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции и должностные обязанности.

На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.

Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.

Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации документооборота, являются:

  • — направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;
  • — объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;
  • — структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;
  • — режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.

Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т.е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

Документооборот современной организации формируется па основе синтеза традиционных "бумажных" и компьютерных технологий. Документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде.

Для автоматизации документационного обеспечения управления используют различные информационные технологии:

  • — программное обеспечение для подготовки графических и текстовых документов, обработки изображений и оптического распознавания символов (позволяет работать с графическими образами документов и текстовыми файлами);
  • — системы управления документами, обеспечивающие автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами;
  • - системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов;
  • - программные системы для рабочих групп, служащие организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами.

Основные положения по организации документооборота отражаются в уставе организации, положениях о подразделениях, приказах о распределении обязанностей, организационной структуре, а главными документами, регламентирующим конкретные способы организации документооборота, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота.

Инструкция по делопроизводству. Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на каждом предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна содержать:

  • - образцы оформления документов с указанием имен файлов, при этом на компьютерах сотрудников должны быть установлены шаблоны документов, применяемых в работе организации;
  • - номенклатуру дел организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
  • - порядок регистрации документов;
  • - правила хранения файлов (с указанием директории и папки, в которой следует сохранять файлы различных видов документов);
  • - сроки храпения документов и файлов;
  • — правила работы с версиями документов, для которых предусмотрено уничтожение всех предыдущих вариантов (т.е. хранение только одного файла с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа);
  • — сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
  • — порядок информирования руководства организации о состоянии исполнения документов;
  • - правила составления и оформления дел;
  • — порядок временного изъятия документов из дел;
  • — правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
  • — порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
  • - методическое руководство работой с документами.

Если в организации по каким-либо причинам (фирма очень небольшая, только начала свою деятельность и т.д.) еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с документами можно воспользоваться "Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и "Методическими рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

График документооборота. Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т.п.

Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы:

  • 1) порядок создания документа:
    • — количество экземпляров;
    • — ответственный за выписку;
    • — ответственный за оформление;
    • — ответственный за исполнение;
    • — срок исполнения;
  • 2) порядок проверки документа:
    • — ответственный за проверку;
    • — кто представляет;
    • — порядок представления;
    • — срок представления;
  • 3) порядок обработки документа:
    • — исполнитель;
    • — срок исполнения;
  • 4) порядок передачи документа в архив:
    • — исполнитель;
    • — срок передачи.

Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сто работе. Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление документов, а также достоверность содержащихся в них данных.

Работу по составлению графика документооборота и контроль его исполнения организует руководитель специального структурного подразделения (управления делами, общего отдела, канцелярии, секретариата и др.). График документооборота утверждается руководителем организации.

Организация документооборота с применением компьютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивают своевременность подготовки необходимых управленческих документов.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>