Средства внутриорганизационных коммуникаций

Информационные источники о фирме.

Современными специалистами на практике принято разделять источники информации о той или иной компании на два вида: внутренний и внешний. Под внутренним источником распространения информации в компании определяются такие корпоративные коммуникативные сети и каналы, по которым планомерно, целенаправленно и санкционирование протекает официальная информация. Под внешними - информация, полученная из внешней (дальней и ближней) среды организации: средств массовой коммуникации (СМК), СМИ, партнеров, конкурентов, потребителей и клиентов, органов власти и т.п. Под ближней информационной средой принято понимать тс социальные группы и отдельных представителей социума, которые непосредственно могут оказывать влияние на общественное мнение о компании, ее имидж, продукт, бренд и т.д. В отличие от предыдущей, дальняя информационная среда - это то социальное окружение, которое оказывает опосредованное влияние на компанию, например, брокерская контора на торговой бирже, законодательный орган региона или общественная палата и т.д.

Очевидно, что если распространение информации о фирме происходит не от ее официальных представителей, достоверность такой информации у внимательного и вдумчивого потребителя вызывает справедливое сомнение и доверие к источнику падает. Естественно, фирма не может контролировать такой информационный канал и отвечать за такую информацию. Тем не менее, никак не отреагировать на поступившие в информационное пространство, возможно и тенденциозные, сведения, будет тактически неправильно. Внимательно отслеживать все сведения о фирме в информационных потоках информационного пространства прямая обязанность сотрудников ПР-подразделения данной организации, в частности, ее "спиндоктора" - специалиста по связям с общественностью, профессионально отвечающего именно за эту деятельность. В противном случае компания теряет контроль над такой информацией, что может обернуться для нее не самым лучшим образом. Любая фирма, стремящаяся создать и сохранить позитивное общественное мнение о себе и своем продукте, заинтересована в том, чтобы ее сотрудники получали информацию "из первых рук", т.е. из подконтрольных источников информации в официальной интерпретации, согласованной и санкционированной руководством фирмы. Преследуемая при этом цель заключается в том, чтобы предоставить своим сотрудникам информацию в ее наиболее приемлемом для потребителя виде и качестве, так как здесь не может быть и речи о манипуляциях такой информацией, поскольку своих сотрудников обмануть сложнее, чем общественность, а кроме того, обман будет стоить намного дороже. И, конечно, для фирмы будет лучше, если эта информация будет исходить от нее самой.

В любой организации ее работники склонны участвовать в следующих процессах:

  • o выделять из внешнего окружения важное и неважное для организации;
  • o разрабатывать пути и способы измерения достигнутых результатов;
  • o находить объяснения успеху и неудаче в достижении целей и пр.

Каналы распространения информации внутри фирмы.

В любой организации, даже самой небольшой, неизбежно реально существуют и продуктивно используются как минимум два коммуникативных канала - официальные и неофициальные средства общения. Это коммуникации - устные (информационные сообщения, совещания, "летучки", "пятиминутки" и т.д.) и письменные (заметки, записки, инструкции, задания, приказы, распоряжения и т.д.). В более крупных организациях в качестве каналов коммуникации используют: внутрикорпоративные печатные средства распространения информации - газеты; информационные листки новостей; информационно-справочные публикации для менеджеров (или управленческие публикации); ежегодные отчеты организации; стенгазеты и доски объявлений и наглядной агитации; внутрикорпоративные системы оповещения (радио, телевидение, видео и пр.); Интернет (электронная почта); собрания, конференции и встречи трудового коллектива с руководителями; слухи и т.д. Все эти виды внутренних коммуникаций (их наличие или отсутствие) являются показателем культуры внутриорганизационных отношений и формируют образ организации в глазах ее сотрудников.

Рассмотрим подробнее наиболее часто используемые в большинстве отечественных организаций внутрикорпоративные каналы коммуникаций - корпоративные газеты, доска наглядной агитации и объявлений, личные встречи главы фирмы с сотрудниками, собрания, записки благодарности и ежегодные отчеты.

Листки новостей. Данный вид информационных материалов может быть выполнен в виде тематических форматных сборников или отдельных самостоятельных листовок. Выпуск по конкретной тематике (новости рынка, новые проекты, персонал) может, например, окрашиваться в свой собственный цвет. Распространение листков по подписке позволяет сотрудникам отдела по связям с общественностью выяснить рейтинг того или иного вида информации у сотрудников; актуальность поднятых вопросов; заинтересованность сотрудников, занятых (упомянутых?) в информации, содержащейся в листках и пр. Листки могут также распространяться по принципу "прочитал - передай другому" или адресно руководителям структурных подразделений. Кроме того, они могут выкладываться в нескольких местах в специальных лотках открытого доступа, где сотрудники могут их свободно получать. Листок новостей должен выходить регулярно, в установленные и заранее известные (определенные в приказном порядке) сроки и в заданном объеме. Для сотрудников, упомянутых в подобных информационных бюллетенях, это должно быть дополнительным мотивационным событием. Они должны его ждать с нетерпением. Листок должен служить важным средством управленческой коммуникации и одновременно - мощным орудием в руках подразделения, регулирующего взаимоотношения между сослуживцами компании. Для повышения эффективности воздействия важно также постараться предусмотреть механизм обратной связи, чтобы он обеспечивал двустороннюю коммуникацию, выражая не только позицию руководства фирмы, но и мнения других сотрудников.

Редактору листка приходится решать ряд проблем. Отбор информационных фактов, событий, поводов и пр. должен фокусироваться на организационных стратегиях и управленческих целях. Необходимо освещать организационные изменения - реструктуризацию, поглощения, изменения в структуре и иерархии менеджмента, перестановки в руководстве компании и т.д. Статьи должны отражать события во всех месторасположениях и отделениях организации, так же как и показывать различные типы людей, занятых в организации.

Управленческие публикации. Менеджеры среднего звена фирмы должны быть хорошо информированы о том, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие ее отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров - один из путей обеспечения этого требования. Многие компании часто публикуют бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании. По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компаний или других событий выпускаются специальные бюллетени.

Нередко сотрудники возражают против того, что внутренние публикации не раскрывают деталей, а репортеры осведомлены о корпоративной деятельности больше самих работников. Поскольку менеджеры персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех и должны использоваться в топ-менеджменте для создания и поддержки корпоративного духа.

Ежегодные отчеты для персонала. Относительно новым и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты для персонала, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для ее будущего. Годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен нести и мотивационную функцию, подспудно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма сотрудников.

Годовой отчет для работников фирмы может быть столь же сложен, как и отчет для акционеров, или столь же прост, как краткое освещение событий года в компании. Типичный ежегодный отчет для персонала включает следующие пункты.

  • 1. Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании, рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность сотрудникам за их помощь в достижении результатов.
  • 2. Описание компании, простое графическое объяснение того, что организация представляет собой, и где расположены ее отделения, филиалы.
  • 3. Организационная политика. Объяснение текущих задач, по поводу решения которых управленческий аппарат имеет серьезные намерения и в решении которых он ищет поддержки своих сотрудников.
  • 4. Отчет об использовании фондов. Часто здесь прикладывается график, описывающий, как компания использовала каждый рубль или доллар, который она привлекла.
  • 5. Финансовое положение компании с описанием активов, задолженностей компании и собственности акционеров в динамике.
  • 6. Освещение социальной ответственности. Обсуждение роли организации в решении социальных задач общества.
  • 7. Освещение аспектов финансовой политики компании в вопросах оплаты труда штатных работников компании - общее описание зарплат, пособий-льгот и других форм поощрения.
  • 8. Материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие значимость людей для организации. Это могут быть комментарии специалистов о работе, зарисовки, эссе и т.д.

Введение внутреннего телевидения и изготовление видеофильмов должно подвергнуться предварительному мониторингу с проработкой специалистами PR следующих вопросом.

  • o Зачем нам этот видеофильм?
  • o Чего мы стремимся достичь этим видеофильмом?
  • o В чем идея видеофильма?
  • o Чего мы хотим добиться от зрителей, посмотревших этот видеофильм?
  • o Насколько хорош сценарий?
  • o Достаточно ли высоко качество нашего вещания?
  • o Достаточности профессионально выполнен наш видеоролик по сравнению с обычным телевидением?
  • o Насколько профессиональна команда создателей нашего фильма?
  • o Где наши зрители увидят видео?
  • o Какими средствами коммуникации мы сможем поддержать видео?

Внутрикорпоративные газеты. Обычно внутреннюю газету определяют как некоммерческое издание, выпускаемое организацией для поддержания контакта с сотрудниками и с заинтересованной широкой общественностью за пределами организации. Так называемые "многотиражки" настолько сильно различаются друг от друга - размерами, стилем, шрифтами и пр., что их легче классифицировать по составу читателей. Они издаются для внутреннего пользования, для распространения за пределами организации или для этих двух групп читателей одновременно. Иногда в некоторых организациях считают целесообразным издавать два вида фирменных печатных изданий: для распространения среди сотрудников (для внутреннего пользования) и для внешней среды компании. "Главной задачей многотиражки для внутреннего пользования является создание в коллективе чувства единой семьи, укрепление доверия к руководству, разъяснение политики организации, привлечение работников к сотрудничеству с администрацией, пробуждение у них интереса к делам организации. Но если газета будет заниматься только этим, она будет скучной, как бы оригинально ни подавались материалы. Поэтому в газете должны быть статьи и на более общие темы, она должна более полно освещать деятельность сотрудников".

Перейдем к описанию тем, освещаемых во внутрифирменных газетах. Е. А. Блажнов предлагает следующий рейтинг тем.

  • 1. Цели, задачи и принципы корпорации. Приказы и распоряжения руководства. Информация и слухи о высшем руководстве.
  • 2. Структурные перестройки (реорганизация) аппарата управления.
  • 3. Модернизация оборудования.
  • 4. Переход на выпуск повой продукции.
  • 5. Финансовые успехи (прибыль, убытки).
  • 6. Вакансии, увольнения, назначения.
  • 7. Рост зарплаты.
  • 8. Изменение внутреннего распорядка. Условия труда.
  • 9. Сокращение штатов.
  • 10. Переподготовка кадров.
  • 11. Льготы сотрудникам.
  • 12. Премии, доплаты.
  • 13. Участие в профессиональных конкурсах; награды в связи с этим.
  • 14. Условия отдыха, спортивная команда.
  • 15. Внешние условия, влияющие на результаты корпоративной деятельности (новые законодательные акты, предкризисная обстановка, рыночная конъюнктура и др.).
  • 16. Успехи и неудачи конкурента.
  • 17. Благотворительная деятельность.
  • 18. Успех/неудачи торговой и престижной рекламы.
  • 19. Престиж корпорации в зеркале общественного мнения.
  • 20. Поиск новой работы.
  • 21. История корпорации.
  • 22. РR-программа оптимизации корпоративных отношений.
  • 23. Редакционные статьи (текущие вопросы корпоративной политики).
  • 24. Интервью с руководителями.
  • 25. Заявления для печати руководства.
  • 26. Отчеты с пресс-конференций.
  • 27. Фотоочерки (создание имиджа руководителя).
  • 28. "Спрашивали - отвечаем".
  • 29. Престижная реклама корпорации в данной газете.
  • 30. Колонка обозревателя (колумниста).

Доска наглядной агитации и объявлений. Этот вид коммуникативной связи придает приказам, распоряжениям и другим видам управленческой документации оттенок неформального обращения. Ведь на той же самой доске, рядом с последним приказом, может разместиться объявление спортивной секции по шахматам или бальным танцам. Доска объявлений точно моделирует специфику корпоративного общения данного коллектива: сам набор объявлений, их тематика, периодичность, дизайн четко определяют круг вопросов, выносимых руководством для непосредственного информирования. И еще: объявления показывают, насколько эффективна обратная связь взаимодействия сотрудников разного уровня. Достоинство доски объявлений заключается в оперативности воздействия на мнение и поведение малых групп, высокой степени персонализации обращения. Дух корпоративного единства особенно поддерживают поздравления от имени руководства, соболезнования, объявления о благотворительных акциях и т.д.1

Личные встречи главы фирмы с сотрудниками

Данный канал коммуникации высоко ценится служащими среди всех источников получения управленческой информации, что и подтверждает большинство исследований. Чем выше должность, тем авторитетнее суждение. Служащий чувствует свою приобщенность к выработке корпоративной политики, важных управленческих решений.

Записки благодарности. Форма нематериального поощрения сотрудников компании, которая в последнее время все чаще используется в менеджменте, поскольку ее публичность является отличным дополнительным мотивирующим фактором. Сотрудник, удостоенный публичной благодарности от руководителя компании, испытывает чувство собственной важности и иллюзию собственной незаменимости, а также повышенную значимость собственной роли для "судеб" всех остальных сотрудников. К отрицательному качеству данной формы управленческой коммуникации относится тот факт, что в случае частого и регулярного применения утрачивается ее смысловое функциональное содержание. Сотрудники перестают расценивать эту форму поощрения как эквивалент своего затраченного труда.

Собрания и брифинги. Отношение наших сограждан к общественно-значимым мероприятиям, таким как собрания и пр., в большинстве своем оставляет желать лучшего. Это объясняется тем, что очень часто такие собрания проводились формально, превращаясь в фарс, и поэтому теряли свою функциональную значимость. Кроме этого, для успешности социально значимых общественных мероприятий необходимым является условие актуальности информационного повода (события) для масс. Мероприятие должно быть инициировано "снизу", а исполнено "сверху". Только в этом случае есть гарантия успеха. Постепенно, под воздействием внешних объективных социальных причин (многопартийный политический уклад страны, коммерциализационные процессы в экономике, демократизация в социально-управленческой среде, конкуренция и пр.), отношение у наших граждан к общественным мероприятиям меняется. Подчеркнуто неформальный характер, отсутствие условия "обязаловки" и т.д. способствуют тому, что у людей вновь возрастает доверие к утраченным нашим традиционным формам социально значимых событий.

Собрания, конференции, встречи избирателей, брифинги и пр. могут проводиться в организациях по различным социально значимым поводам и с различной регулярностью. Для того чтобы не выпускать структуру из под управления и держать общую ситуацию под неусыпным контролем, не допуская анархии в процессе коммуникативного взаимодействия, общественные социально-значимые мероприятия должны быть четко спланированы и организованы специалистами по связям с общественностью фирмы, с привлечением различных заинтересованных структур организации. Это, прежде всего, могут быть подразделения по управлению персоналом и кадровая служба. Задачей подразделения по связям с общественностью является создание возможностей для непосредственных коммуникаций менеджера и других сотрудников фирмы. Главное значение такого приема - в неформальном общении присутствующих, позволяющем ознакомиться и обменяться информацией десяткам присутствующих.

По мнению Самюэля Воклейна, председателя правления фирмы "Болдуин локомотив Уоркс", "...рядовым человеком легко руководить, если вы пользуетесь у него уважением и покажете ему, что уважаете его за какую-либо способность".

Ежегодные отчеты. Как отмечает И. Алешина, ежегодные бизнес-отчеты для сотрудников в нашей стране являются относительно новым и менее распространенным средством донесения организационной информации, в то время как зарубежные фирмы давно их используют. "Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться внутри организации как единые годовые отчеты... Ежегодный, или годовой, отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма".

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >