Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Синтаксические ошибки

Синтаксис деловой речи имеет свои существенные особенности, отличающие его от синтаксиса разговорной речи. Это определяется, прежде всего, наличием в языке документа набора готовых синтаксических конструкций для выражения стандартных действий и обстоятельств.

Синтаксис – раздел языкознания, предметом которого являются словосочетания и целостные предложения в структуре текста.

Основной синтаксической ошибкой, которую можно обнаружить в документе или деловой бумаге, является проникновение в деловую речь элементов, моделей и конструкций из разговорной речи.

Неправильное использование устойчивых словосочетаний. Многократно повторяющиеся административно-производственные ситуации находят свое отражение в ограниченном наборе речевых формул.

Например: приказ издается, должностные оклады – устанавливаются, контроль – возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор объявляется, порицание выносится и т.д.

Стандартные обороты речи приобретают устойчивый характер, по своей роли они приближаются к фразеологизмам. Например, мы можем написать: допустить нарушение, ошибку, просчет, но нельзя написать: допустить дефект, брак, поломки, хищения. Или: можно удешевить товары и продукты, но нельзя удешевить себестоимостьсебестоимость можно снизить.

Часто встречаются ошибки в употреблении следующих словосочетаний.

Неправильно

Правильно

Выслать на рассмотрение

Выдать кредит

Вести контроль

Заводить уголовное дело

Выполнить закон

Исполнить поручение

Предпринимать меры

Играть значение

Повысить успеваемость

Направить на рассмотрение

Предоставить кредит

Осуществлять контроль

Возбуждать уголовное дело

Исполнить закон

Выполнить поручение

Принимать меры

Иметь значение, но играть роль

Улучшить успеваемость

Ошибок, нарушающих устойчивость словосочетаний официально-деловой речи, можно допустить в документах большое количество, поэтому составитель документа должен как можно чаще обращаться к словарю и уточнять сочетаемость тех или иных слов.

Важно запомнить

Управляющее слово – это слово, которое диктует употребление определенной предложно-падежной формы следующего за ним слова.

Неправильное употребление падежа и предлога после управляющих слов

При подготовке документа часто приходится сталкиваться с вопросом синтаксического управления – выбором надлежащей формы и нужного предлога. Составители служебных документов нередко допускают неправильное употребление падежа. Наиболее распространенной является ошибка в употреблении существительного в родительном падеже вместо других падежей. Например, слово руководство требует после себя не родительного, а творительного падежа:

Неправильное использование падежа или предлога после управляющего слова чаще всего наблюдается в документах в случае употребления близких по смыслу слов. Так, слово озабоченность должно употребляться в сочетании с формой творительного падежа существительного без предлога: озабоченность делами. Но под влиянием близких ему по значению слов, которые употребляются в сочетании с предлогами о и за (забота о родителях, тревога за детей), слово озабоченность нередко ошибочно употребляют в сочетании с теми же предлогами.

Неправильно

Правильно

Озабоченность за развитие экономики

Озабоченность о качестве продукции

Озабоченность развитием экономики

Озабоченность качеством продукции

Смешение предложно-падежных конструкций – это одна из наиболее частых речевых ошибок. Составителям документов следует знать правильный падеж после определенных слов. Отличия предложно-падежных конструкций после близких по значению слов:

отчитаться (в чем)

сделать отчет (о чем)

различать (что и что)

отличать (что от чего)

препятствовать (чему)

тормозить (что)

заслужить (что)

заслуживать (чего)

опираться (на что)

базироваться (на чем)

основываться (на чем)

обосновывать (чем)

уплатить (за что)

оплатить (что)

идентичный (чему)

сходный (с чем)

руководитель (чего)

заведующий (чем)

согласно (чему)

ввиду (чего)

Неправильное согласование слов. В русском языке существуют трудности, связанные с решением вопроса о том, как согласовать члены предложения в роде, числе и падеже. Как написать:

Неправильно

Правильно

Руководство производственной практики

Руководство производственной практикой

"Большинство голосовало против"? Это грамматическое согласование? Или согласовать по смыслу: "Большинство голосовали против". Или как правильно сказать: "наша директор предприятия Куликова" или "наш директор предприятия Куликова"?

Правила согласования. 1. Если употребляется подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, масть, много, немало, несколько, то сказуемое ставится в форме единственного числа, если речь идет о неодушевленном существительном или если сказуемое находится рядом с ранее указанными словами. Например: "Ряд предложений проекта не подкреплен нужными расчетами" (ряд предложений – неодушевленное существительное) или "Большинство голосовало против" (сказуемое находится рядом со словом "большинство").

Если же сказуемое значительно удалено от подлежащего, но автор хочет подчеркнуть одушевленность главного существительного, то используется форма множественного числа: "Большинство участников Всероссийской конференции по экологии голосовали против" (существительное участники одушевленное и оно значительно удалено от слова большинство).

  • 2. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, то оно согласуется с главным словом сочетания. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Например: новый вагон-лаборатория; уникальный музей-квартира; известная женщина-хирург.
  • 3. Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения, определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным. Например: ваш директор завода Иванова Н. П.; наш начальник цеха Петрова-, старший инженер Яковлева; новый лаборант Серова.

Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием. Например: выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова; принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева.

  • 4. Если определение относится к сочетанию существительного с числительными два, три, четыре, то оно обычно ставится в форме родительного падежа, когда относится к словам мужского рода, и в форме именительного падежа, когда относится к словам женского рода. Например: два кадровых работника (родительный падеж); три молодых специалиста (родительный падеж); две новые сотрудницы (именительный падеж).
  • 5. Если речь идет о согласовании географического названия с родовыми наименованиями, то в отличие от общелитературного употребления в языке документов обычно названия городов, сел, деревень, станций и т.д. не изменяются и не согласуются с родовыми наименованиями. Например: в городе Тула; в поселке Пушкино; на реке Волга; на станции Луговая.

Неправильный порядок слов в предложении. Как известно, в русском языке существует свободный порядок слов в предложении. Это значит, что члены предложения не имеют своего постоянного места. Взаимное их расположение зависит от типа предложения и от желания говорящего или пишущего подчеркнуть смысловую значимость того или иного слова. Однако следует помнить, что свобода порядка слов в предложении относительна. Неоправданное или непродуманное изменение порядка слов воспринимается как ошибка. В официально-деловой речи из-за нарушения правильного порядка слов трудно бывает установить, кто (или что) является субъектом действия.

Неправильно

Правильно

Город с 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод.

Новый завод полностью обеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.

В данном случае субъектом действия является завод, поэтому слово завод должно стоять в начале предложения.

Важно запомнить

В языке документа только прямой порядок слов (сначала подлежащее, затем сказуемое) обеспечивает адекватное понимание предложения.

В русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу фразы, и всякая перестановка слов меняет смысл предложения.

Рассмотрим три примера.

  • 1. Все недочеты должны быть устранены в ближайшие сроки.
  • 2. В ближайшие сроки должны быть устранены все недочеты.
  • 3. В ближайшие сроки все недочеты должны быть устранены.

В первом предложении говорится о времени, в течение которого должны быть устранены недочеты; во втором констатируется, что должно быть устранено; в третьем указывается, что должно быть сделано в ближайшие сроки. Определенный порядок слов позволяет изменить смысловые акценты.

Иногда нарушенный порядок слов создает возможность двоякого толкования, что недопустимо в языке документов.

Неправильно

Правильно

Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию.

Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года.

В левом предложении непонятно, к чему относятся слова в конце года. Может быть, расценки уточняются в конце года или определение фонда оплаты в конце года. Словосочетание в конце года необходимо переместить, и тогда предложение будет иметь только один смысл.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Для деловой письменной речи характерно употребление деепричастных оборотов, которые делают эту речь более компактной. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Однако составители деловых бумаг часто допускают ошибки в употреблении деепричастных оборотов.

Неправильно

Правильно

Рассмотрев функциональные характеристики структур муниципалитета, предлагается следующее...

Рассмотрев функциональные характеристики структур муниципалитета, автор предлагает следующее...

Важно запомнить

В предложении с деепричастным оборотом должен быть единый субъект действия в именительном падеже.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов можно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

В левом предложении нарушено основное условие употребления деепричастного оборота: здесь действия, выраженные глаголом-сказуемым и деепричастным оборотом, не относятся к единому субъекту.

Неправильно

Правильно

Изучая проблемы государственной службы, учеными были получены интересные результаты.

При изучении проблем государственной службы ученые получили интересные результаты

или

Изучая проблемы государственной службы, ученые получили интересные результаты.

Гарантируя полную и своевременную оплату заказа, нами получено разрешение треста на авансирование исследовательских работ.

Гарантируя полную и своевременную опиату заказа, мы получили разрешение треста на авансирование исследовательских работ.

Ознакомившись с положением дел на фабрике, нормы и расценки директором были изменены.

Ознакомившись с положением дел на фабрике, директор изменил нормы и расценки.

Незнание структуры сложного предложения. Нередко составители документов неоправданно усложняют текст, что затрудняет понимание основной мысли. Появляются документы, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами. Мы знаем, что специфика документа требует пристального внимания к деталям изложения, но не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать различными способами.

Способы упрощения сложных синтаксических конструкций.

1. Разбивка сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Неправильно

Правильно

Профессорско-преподавательский состав института и аспиранты, которые был отмечены в приказе ректора, принят участие в конкурсе на лучшее научное исследование года.

Профессорско-преподавательский состав института и аспиранты принят участие в конкурсе на лучшее научное исследование года. Победители конкурса были отмечены в приказе ректора.

2. Замена придаточного предложения синонимичными при частными и деепричастными оборотами.

Неправильно

Правильно

Направляем Вам для сведения Основные положения, которые одобрены Государственным комитетом по науке и технике.

Направляем Вам для сведения Основные положения, одобренные Государственным комитетом по науке и технике.

Причастный оборот может следовать за определяемым словом или предшествовать ему. Наиболее распространено в деловой речи расположение причастного оборота после определяемого слова. Причем следует обратить внимание на то, что не допускается соединение причастных и деепричастных оборотов с придаточными предложениями в качестве однородных синтаксических членов.

3. Замена придаточного предложения синонимичными конструкциями с отглагольными существительными. Активное использование этих конструкций помогает упростить синтаксис делового текста.

Неправильно

Правильно

После того, как закончилась учеба в школе, юноши служат в армии.

По окончании школы юноши служат в армии.

Из-за того, что произошло сокращение штата министерства, многим сотрудникам пришлось искать новое место работы.

В связи с сокращением штата министерства многим сотрудникам пришлось искать новое место работы.

Отдел исправил все недостатки в оформлении документов, как было указано вышестоящими организациями.

Отдел исправил все недостатки в оформлении документов в соответствии с указаниями вышестоящих организаций.

Итак, мы рассмотрели наиболее типичные лексические, морфологические и синтаксические ошибки, влияющие на стиль и содержание документа.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>