Разработка программы и плана аудита мотивационного состояния организации

Программа аудита МСО — это совокупность одного или нескольких аудитов МСО, запланированных на конкретные сроки и направленных на выявление соответствий между реализуемой в организации комплексной программой мотивации и уровнем мотивационного состояния организации как результата деятельности руководства по мотивации трудового поведения работников.

Руководствуясь требованиями Международного стандарта к проведению аудитов, программа аудита МСО может включать в себя один или несколько аудитов, в зависимости от размера, типа и сложности деятельности проверяемой организации, а также запроса на аудит заказчика аудита. Эти аудиты могут преследовать разнообразные цели (например, выявление соответствия/несоответствия по одному критерию аудита МСО — методы мотивации и уровень мотивации работников конкретных подразделений) и также включать себя комплексные или совместные аудиты (например, определение соответствия/несоответствия по всем критериям аудита МСО — мотивационная политика, реализуемая в организации, общее мотивационное состояние, удовлетворенность трудом и пр.).

Программа аудита предусматриваеттакже все виды деятельности, необходимые для планирования и организации различных типов аудитов мотивационного состояния организации, а также предоставление ресурсов (например, доступ к документации HR-служб, свободный доступ к опросу аудитируемых работников и т.д.), обеспечивающих их результативное и эффективное выполнение в конкретные сроки.

Организация может установить одну или несколько программ аудита МСО. Обязательным условием аудиторской проверки МСО должно стать то, что высшее руководство организации предоставляет полномочия для менеджмента программы аудита.

В свою очередь, лица, назначенные ответственными за менеджмент программы аудита МСО, должны:

  • • устанавливать, реализовывать, проводить мониторинг, анализировать и улучшать программу аудита МСО;
  • • определять необходимые ресурсы и обеспечивать их предоставление.

Ключевыми этапами в процессе разработки и применения программы

аудита МСО являются:

  • • установление полномочий по разработке и выполнению программы аудита МСО;
  • • учреждение программы аудита МСО, включая цели аудита и его область, обязанности, ресурсы и процедуры;
  • • обеспечение выполнения программы аудита МСО;
  • • мониторинг и анализ программы аудита МСО в целях повышения ее эффективности и результативности;
  • • улучшение программы аудита.

Менеджмент программы аудита МСО осуществляется в соответствии с требованиями Международного стандарта к аудитам и схематично представлен на рис. 4.1.

Управление программой аудита МСО

Рис. 4.1. Управление программой аудита МСО

Примечание 1. Рисунок 4.1 также иллюстрирует применение методологии PDCA в международном стандарте.

Примечание 2. Цифры на рисунке относятся к соответствующим пунктам международного стандарта ИСО 19011.

Программы аудита мотивационного состояния организации могут включать в себя следующие действия:

  • • серию внутренних аудитов мотивационного состояния на текущий год;
  • • серию аудитов мотивационного состояния и удовлетворенности трудом персонала на перспективу три года;
  • • серию аудита мотивационного состояния на пять лет и более;
  • • серию аудитов мотивационного состояния по одному конкретному подразделению;
  • • серию аудитов мотивационного состояния всех подразделений организации и т.д.

Менеджмент программы аудита мотивационного состояния организации должен включать в себя целенаправленное планирование мероприятий аудита, предоставление ресурсов со стороны руководства организации, линейных руководителей подразделений или HR-служб организации и установление процедур для проведения аудитов в соответствии с программой.

Под планированием аудита МСО понимают описание конкретных видов деятельности аудитора и конкретных мероприятий по аудиту организации.

Основными этапами в планировании и проведении аудита МСО являются:

  • • инициация аудита;
  • • проведение анализа документации, позволяющей выявить соответствие реализуемой мотивационной политики уровню мотивационного состояния в организации;
  • • подготовка к аудиторским работам на месте (конкретном подразделении или в группе подразделений, подвергающихся аудиторской проверке);
  • • проведение аудита на месте, т.е. реализация конкретных аудиторских мероприятий по выявлению соответствий или несоответствий аудитируе- мых объектов, влияющих на мотивационное состояние;
  • • подготовка, утверждение и распространение отчета по аудиту;
  • • завершение аудита (включая любую необходимую последующую работу, например разработку решения и проведение коррекционных программ по улучшению уровня мотивационного состояния организации).

Процесс инициации аудита МСО должен предусматривать:

  • • назначение подходящего руководителя аудиторской группы или назначение одного аудитора;
  • • установление целей (задач), области действия и критериев аудита МСО;
  • • определение выполнимости аудита МСО;
  • • подбор аудиторской группы (при необходимости или по запросу заказчика аудита МСО);
  • • установление начального контакта с проверяемыми подразделениями организации, где будет проходить аудиторская проверка.

В процессе планирования аудита МСО необходимы:

  • • разработка плана аудита, в котором документируются порядок проведения аудита МСО, основные методы аудита;
  • • распределение конкретной работы или обязанностей между членами аудиторской группы (если такая имеет место);
  • • разработка рабочих документов (опросные листы, контрольные листы и планы выборки).

В ходе работы на месте (конкретном подразделении организации, где проводится аудиторская сессия) проводятся следующие мероприятия:

  • • организация открытого совещания с проверяемым подразделением;
  • • установление каналов связи с проверяемыми и другими задействованными в аудите МСО лицами;
  • • определение ролей и обязанностей сопровождающих (при необходимости);
  • • сбор и анализ документов, описывающих мотивационную политику организации, используемые методы мотивации, а также проверка рабочих инструкций, технологической документации и других нормативных документов;
  • • сбор и анализ нормативной документации, на соответствие которой будет проводиться проверка (например, утвержденные в организации комплексные мотивационные программы или ключевые показатели эффективности с указанием мотивационного поля);
  • • разработка опросника в соответствии с целями аудита мотивационного состояния;
  • • сбор и подтверждение информации о МСО;
  • • сбор наблюдений аудита МСО;
  • • подготовка заключения аудита МСО;
  • • проведение заключительного совещания с аудиторской группой и заказчиком аудита МСО.

На заключительном этапе аудита МСО составляется отчет по его результатам. В отчете следует точно отразить то, что было установлено в процессе аудита. Аудит МСО считается завершенным, когда вся деятельность, предусмотренная планом аудита, выполнена и утвержденный отчет по аудиту разослан заинтересованным лицам (заказчику аудита и подразделениям) для ознакомления в соответствии с принципом «открытости» аудиторской проверки.

В ходе планирования аудита мотивационного состояния, а также в процессе разработки программы аудита необходимо определить методы аудита, которые будут адекватны поставленным задачам.

Традиционными методами аудита, согласно Международному стандарту, могут являться: наблюдение, опрос, доказательство (объективное свидетельство), анализ и оценивание.

Наблюдение в процессе аудита мотивационного состояния рассматривается как категорическая констатация факта, которая строится па ознакомлении, осмотре и изучении конкретного объекта аудита, оказывающего прямое влияние на уровень мотивационного состояния организации и уровень удовлетворенности трудом и лояльности сотрудников.

Объектами наблюдения в аудите мотивационного состояния могут стать:

  • • использование компетенций работников в организации;
  • • процесс поддержания корпоративной культуры;
  • • процесс формирования групповой сплоченности;
  • • стиль управления;
  • • документация (утвержденные нормативные документы, свидетельствующие о мотивационных процедурах и мероприятиях);
  • • состояние рабочих мест и мест отдыха;
  • • технологическое оборудование;
  • • поведение сотрудников.

Другим методом аудита мотивационного состояния организации является опрос, который реализуется как:

  • • анкетирование (опрос). В аудите МСО опросники могут служить методом сбора информации по аудитируемому объекту, например в целях выявления отношения коллектива к их непосредственному руководителю или отношения работников к пропагандируемым в организации корпоративным ценностям;
  • • непосредственная беседа (интервью) с сотрудниками аудитируемого подразделения. Интервью в аудите МСО обычно осуществляются в целях конкретизации полученной аудитором информации или в целях формирования доказательной базы по аудитируемому объекту (конкретному мотивационному процессу или методу и т.д.).

В процессе аудита МСО проводят два типа бесед:

  • 1) свободная беседа, проводимая аудитором с руководством аудитируемого подразделения по вопросам их отношения к конкретным аудитируе- мым мотивационным процессам или с работниками подразделения в целях сбора и конкретизации информации;
  • 2) формализованная беседа, нацеленная на выявление соответствий или несоответствий уровня мотивационного состояния организации по критериям аудита.

Доказательство как метод аудита МСО определяется как наличие или опровержение какой-либо информации, полученной в процессе аудита мотивационного состояния. Доказательство в аудите МСО характеризуется следующим:

  • • надежность аудиторского доказательства зависит в основном от степени его подтверждения и квалификации аудитора;
  • • субъективные мнения и заключения аудитируемого персонала, не основанные на фактах, не могут быть использованы в качестве объективных доказательств для подготовки аудитором официального заключения при составлении отчета.

Метод анализа в процессе аудита МСО позволяет аудитору расчленить проверяемую деятельность на более простые части и установить взаимоотношение этих частей. Например, в ходе выявления соответствия мотивационных программ организации ожиданиям руководителя относительно мотивации сотрудников возможно провести анализ всех методов мотивации на конкретные составляющие, такие как экономические, социально- психологические, организационные методы и т.п.

Оценивание как метод аудита мотивационного состояния организации используется для выработки заключения но результатам аудиторской проверки.

Основными документами в аудите мотивационного состояния организации являются: опросный лист, контрольный лист (чек-лист) и журнал аудитора.

Опросный лист представляет собой анкету, содержащую перечень вопросов для аудитируемого подразделения или должностного лица, ответы на которые используются для предварительного оценивания МСО.

Правила составления опросного листа в аудите мотивационного состояния следующие:

  • • опросный лист содержит перечень вопросов руководителю подразделения для предварительной оценки мотивационного состояния и уровня удовлетворенности трудом сотрудников;
  • • вопросы, включаемые в опросный лист, строятся на основе анализируемых документов, свидетельствующих о реализации мотивационной политики в организации и касающихся наиболее существенных аспектов процесса мотивации, подлежащего аудиту МСО;
  • • вопросы формулируются лаконично, недвусмысленно, они должны быть понятны отвечающим и предусматривать однозначный ответ («да» или «нет»);
  • • вопросы должны формулироваться в определенной последовательности, чтобы служить своеобразным «путеводителем» для проведения аудиторской проверки мотивационного состояния организации.

Контрольный лист (чек-лист) должен представлять собой заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору в ходе аудита мотивационного состояния получить информацию о степени соответствия объекта аудита (мотивационной политики, мотивационной программы, методов и процедур мотивации и т.д.) установленным требованиям.

Правила составления контрольного листа (чек-листа) в аудите мотивационного состояния следующие:

  • а) чек-лист готовится индивидуально каждым членом аудиторской группы исходя из особенностей того задания, которое ему поручил ведущий аудитор;
  • б) вопросы должны предоставлять возможность развернутых ответов;
  • в) вопросы предназначены для получения аудитором свидетельств соответствия мотивационного процесса в организации установленным требованиям;
  • г) внимание при составлении чека-листа следует уделить:
    • • отрицательным ответам в опросном листе,
    • • контрольным точкам объекта мотивационного состояния,
    • • проблемам, выявленным в ходе предыдущих аудитов (если таковые проводились),
    • • проблемам, возникающим при взаимодействии процесса мотивации с другими организационными процессами.

Журнал аудитора (записи относительно исследуемых процессов мотивации, которые ведет аудитор) — журнал или бланк, в котором аудитор фиксирует факты, результаты бесед, наблюдения и иную информацию, собранную в ходе конкретной аудиторской проверки МСО.

В результате применения комплекса методов аудитору необходимо определить соответствие/несоответствие мотивационного состояния организации критериям аудита. Несоответствия могут классифицироваться по степени влияния на мотивационное состояние, что должно отражаться в отчете по результатам аудита МСО:

  • значительные несоответствия (серьезный недостаток, который отрицательно воздействует на результативность мотивационной политики, осуществляемой в организации, например невыполнение на местах мотивационной программы организации);
  • незначительные несоответствия (упущения и сбои в выполнении отдельных требований руководства к процессу мотивации, влияющие на общее мотивационное состояние организации, например хаотичное управление карьерным ростом сотрудников, неучет в процессе мотивации специфики групп работников и т.д.);
  • замечания и наблюдения (наблюдения аудитора, которые могут быть положены в основу коррекционных программ по улучшению мотивационного состояния в организации и повышению уровня удовлетворенности трудом персонала. Например, низкая культура внутрифирменных коммуникаций, ведущая к нарушению корпоративного кодекса, низкий уровень сплоченности коллектива и как результат — низкая удовлетворенность трудом и лояльность персонала к организации).

По итогам аудита мотивационного состояния разрабатывается отчет, который оформляется документально и предъявляется на заключительной беседе аудитора (аудиторской группы) с заказчиком аудита. Документы но обнаруженным несоответствиям оформляются каждым аудитором и сводятся в итоговый отчет руководителем группы аудита. Итоговый отчет по аудиту мотивационного состояния не имеет жестко регламентированной формы, разрабатывается на основе фиксации несоответствий. Аудиторский отчет — развернутый отчет аудитора об итогах проведения аудита мотивационного состояния организации с возможным предоставлением конкретных управленческих рекомендаций. Алгоритм составления аудиторского отчета может быть представлен следующим образом:

  • • описание организации (подразделения) — краткая история организации, направление деятельности, кадровый состав, структура управления;
  • • данные проведенного аудита МСО с представлением опросных листов, контрольных листов, журнала аудитора;
  • • аналитическая справка по полученным данным, демонстрирующая уровень мотивационного состояния организации, удовлетворенность трудом, лояльность сотрудников и т.д.;
  • • перечень выявленных несоответствий по степени их влияния на мотивационное состояние организации;
  • • аудиторские выводы по проведенному аудиту (по запросу заказчика аудита);
  • • управленческие рекомендации по улучшению системы мотивации в организации (например, рекомендации по доработке комплексных мотивационных программ) по запросу заказчика аудита МСО.

Выводы

  • 1. Проведение аудита МСО является важной составляющей управления мотивацией, позволяющей определить уровень соответствия мотивации работников требуемым (ожидаемым) критериям.
  • 2. Программа аудита должна отражать цели, задачи и направления аудита МСО, определять сферу ответственности всех исполнителей.
  • 3. План аудита должен описывать процесс аудита МСО, включая этапы аудита и инструментарий аудита МСО, который предполагается реализовать.

Практикум

Контрольные вопросы и задания для самостоятельной работы

  • 1. Дайте определение программы и плана аудита мотивационного состояния. В чем состоит их основное различие?
  • 2. В чем заключается управление программой аудита? Какие действия оно в себя включает?
  • 3. Перечислите методы, используемые при аудите мотивационного состояния. Дайте характеристику каждому из них.
  • 4. Назовите правила, которые следует соблюдать при составлении чек-листа.

Ситуационные задачи и задания

Задание. На основе изучения приведенного ниже документа заполните таблицу.

Элемент программы

Детализированное описание

Цель аудита

Объем аудита

Ответственность

Ресурсы

Процедуры

Материалы для работы представлены но адресу: URL: http://www.sch627.mskobr. ru/files/polozhenie_o_personale.pdf).

Основные принципы организации труда и взаимоотношений работодателя и работников в ГБОУ школа № 627

  • 2.1. Принципами организации труда в ГБОУ школа № 627 являются: принцип законности; принцип обязательности для всех работников решений работодателя в пределах его компетенции; принцип добровольности принятия на себя обязательств, предусмотренных настоящим Положением; принцип реальности принимаемых обязательств; принцип подконтрольности и подотчетности деятельности работников и работодателя, их ответственности за неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих обязанностей и принятых на себя обязательств в соответствии с настоящим Положением; принцип равного доступа к занятию вакантных должностей и рабочих мест в соответствии со способностями и профессиональной подготовкой каждого; принцип справедливого вознаграждения по трудовому вкладу; принцип производственной демократии и социального партнерства; принцип обеспечения прав на охрану труда и социальную защищенность работников организации; принцип стабильности трудовых отношений; принцип перспективности кадров. 2.3. Работодатель и работники в качестве принципов своих взаимоотношений исходят:
  • 2.3.1. Из готовности работников: понимать стоящие перед образовательным учреждением задачи в области образовательной деятельности; чувствовать свою принадлежность к деятельности образовательного учреждения; связывать личные интересы с интересами образовательного учреждения; полностью разделять и поддерживать выдвигаемые образовательным учреждением ценности и интересы; чувствовать свою ответственность за результаты деятельности образовательного учреждения, разделять его успехи и неудачи; способствовать развитию образовательного учреждения, росту его деловой репутации.
  • 2.3.2. Из готовности работодателя: заботиться о росте материального благополучия работников образовательного учреждения; обеспечивать права работников на справедливые условия труда, в том числе на условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены, права на отдых, включая ограничение рабочего времени, предоставление ежедневного отдыха, выходных и нерабочих праздничных дней, оплачиваемого ежегодного отпуска; постоянно внедрять программы развития персонала и повышения его профессионализма; проявлять разумную заботу о семьях работников образовательного учреждения; воздерживаться от принятия неблагоприятных для персонала мер и решений, осуществление которых зависит от встречного исполнения персоналом принципов, указанных в п. 2.3.1 настоящего Положения; готовности открыто обсуждать с работниками планы развития образовательного учреждения; принимать и рассматривать любые конструктивные предложения, которые могут улучшить организацию труда в образовательном учреждении; своевременно разрешать все трудовые споры, возникающие в образовательном учреждении.

Вопросы

  • 1. Сформулируйте критерии аудита МСО данной образовательной организации.
  • 2. Что может быть свидетельствами аудита МСО в ней?
  • 3. Какие методы необходимо использовать для получения свидетельств аудита?
  • 4. Разработайте программу аудита МСО для данной образовательной организации.
  • 5. Составьте план аудита МСО.
  • 6. Подготовьте опросный лист для проведения аудита МСО в данной школе.

Литература

  • 1. Бовина, П. Л. Лудит мотивационного состояния организации : учебно-метод. комплекс / II. А. Бавина. — СПб.: Изд-во РГПУ им. А. И. Герцена, 2007. — 56 с.
  • 2. Гуздъ, М. О. Профессиональная управленческая деятельность / М. О. Гуздь. — М.: Нобель Пресс, 2013. — 482 с.
  • 3. Евтихов, О. В. Психология управления персоналом: теория и практика / О. В. Евтихов. — СПб.: Речь, 2010. — 319 с.
  • 4. Кибанов, А. Я. Мотивация и стимулирование трудовой деятельности: учебник / А. Я. Кибанов, И. А. Баткаева. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 524 с.
  • 5. Мотивация персонала в современной организации: учеб, пособие / под общ. ред. С. К). Трапицына. — СПб.: Книжный Дом, 2007. — 240 с.
  • 6. Одегов, Ю. Г. Мотивация персонала / Ю. Г. Одегов [и др.]. — СПб.: Альфа- Пресс, 2010.-640 с.
  • 7. Пугачев, В. П. Мотивация трудовой деятельности : учеб, пособие / В. П. Пугачев. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 394 с.
  • 8. Яхонтова, Е. С. Эффективные технологии управления персоналом / Е. С. Яхонтова. — СПб.: Питер, 2003. — 272 с.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >