Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

3.1.3. Унифицированные системы документации

В последней трети XX в. с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления.

В начале 1980-х гг. в СССР фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973. В общей сложности в СССР было разработано 16 унифицированных систем документации.

Согласно стандартизованному определению, изложенному в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" УСД — это "система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности".

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

УСД способствует:

  • - сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
  • - широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);
  • — упорядочению информационных потоков;
  • — сокращению количества документов;
  • — дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация, поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форм}' всех входящих в нее документов.

Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

  • — общероссийские;
  • — отраслевые (ведомственные);
  • — формы документов субъектов РФ;
  • — формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует УСД, в том числе:

  • — унифицированная система организационно-распорядительной документации;
  • — унифицированная система банковской документации;
  • — унифицированная система отчетно-статистической документации;
  • — УСД по труду;
  • — УСД Пенсионного фонда РФ;
  • — унифицированная система внешнеторговой документации; и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется табель форм документов — единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления.

По сути дела табель форм документов — это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.

На основании табеля создается альбом форм документов — сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия. И альбом, и табель форм документов утверждаются руководителем организации.

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

  • — бумажный (эталонный образец), который хранится в службе делопроизводства организации (в канцелярии);
  • — электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Стандартизация охватывает не только управленческую, но и техническую документацию. В частности, разработаны и широко используются в России:

  • Единая система конструкторской документации (ЕСКД) (к ней, например, относится ГОСТ 2.105-95 "Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам");
  • Единая система технологической документации;
  • Система проектной документации для строительства. Работа по унификации и стандартизации документов

ведется и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Федеративной Республике Германия, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, Европейская экономическая комиссия (ЕЭК) и др.

Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>