Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Документирование и коммуникативный процесс

Обязательным условием существования человеческого общества является социальная коммуникация — обмен, передача информации между членами общества. Коммуникационные процессы могут иметь вид устной речи, теле, аудио, видео, электронных сообщений. Одним из распространенных видов коммуникации является коммуникация, опосредованная документами — документная коммуникация (ДК). Документ — материализованный посредник процесса передачи информации, обеспечивающий ее точность, доказательность, адресность, авторство и другие, не менее важные свойства.

В ДК в качестве средства коммуникации выступает документ — материальный объект, в котором зафиксирована социальная информация, что позволяет ее хранить, передавать во времени и пространстве, многократно использовать. Модель ДК имеет три непременных элемента — это: коммуникант, комму- никат и реципиент. Коммуникант — отправитель сообщения, реципиент — получатель сообщения, коммуникат — способ или канал передачи сообщения (в нашем случае — документ). Документ является закодированной информацией. Получив его, реципиент воспринимает документ, декодирует сообщение и осознает его (понимает, или, иными словами, «укладывает» его в собственную систему знания). Только в этом случае коммуникативный процесс можно считать завершенным и оценивать его результативность.

Рассмотрим понятие «документная коммуникационная система» (ДКС). Это подсистема социальной коммуникации, обеспечивающая создание, обработку, передачу, распространение, хранение документной информации в обществе. ДКС — это совокупность документов, отправителей (авторов), потребителей, профессиональных посредников (секретарь, библиотекарь, ИТ-специалист, PR-специалист, и т.д.) и производственных процессов (создание, обработка, передача, поиск, использование, хранение). В составе ДКС различают атрибутивную часть (по тем или иным видам передаваемых документов), функциональную (по тем или иным процедурам: создание документов, их обработка, поиск, передача, хранение) и управленческую (по регулированию процессов коммуникации: знаковые системы, виды носителей, анализ информационных потребностей и т.д.).

В качестве коммуниканта и реципиента могут выступать отдельные члены общества, отдельные социальные группы, отдельные организации, органы управления (государственного и муниципального уровня, ведомственного уровня, корпоративного уровня), системы организаций, ведомства, корпорации, международные объединения.

Совокупности документов в ДКС могут выступать в разных категориях.

Документные потоки — постоянное движение документов между организациями, структурами, физическими лицами.

Документооборот — совокупность документопотоков в организациях и между организациями.

Документная система — упорядоченная по ряду признаков совокупность документов для многоцелевого использования, как правило, в автоматизированных режимах.

Документные ресурсы — относительно упорядоченная совокупность документов, предназначенная для реализации определенных задач или функций.

Документный массив — определенное пополняемое множество документов с доминированием кумулятивной функции.

Документный комплекс — совокупность документов, объединенных по различным признакам.

Документный фонд — совокупность документных массивов, построенная в соответствии с потребительским (фонды библиотек, фонд кинодокументов, музейные фонды) или источниковедческим профилем формирования (архивные фонды).

В ДКС следует различать посредников документационнокоммуникационной деятельности. В роли посредников могут выступать целые организации, такие как: издательства, библиотеки, архивы, музеи, PR-агенства, консалтинговые фирмы и т.д. Это могут быть структурные подразделения организаций: канцелярии, общие отделы, управления делами, экспедиции, отделы писем, отделы по работе с заявлениями граждан, информационные службы, пресс-службы. Наконец, в роли посредника документационно-коммуникационной деятельности могут выступать отдельные специалисты или должностные лица: документовед, библиотекарь, музейный работник, архивист, научный сотрудник, пресс-секретарь, референт, патентовед (рис. 1.6).

Документная деятельность включает в себя следующие операции, процедуры или виды деятельности: создание документа, оформление, издание, обработка, поиск, анализ, обобщение, передача, распространение, хранение, использование, уничтожение.

Документная коммуникация предполагает процесс документирования информации — процесс создания документа с использованием различных методов, способов, средств и методов фиксирования информации на материальном носителе.

Основные составляющие документной коммуникационной системы

Рис. 1.6. Основные составляющие документной коммуникационной системы

Совершим краткий экскурс в историю древнего мира, поскольку известно, что процесс документирования информации существует с давних времен, с самой зари человеческой цивилизации.

Отделение информации от субъекта связано с применением сигнализации (дымом, огнем, барабанным боем, стрелой, зарубкой на дереве). Послание древних скифов персам могло быть послано в виде лягушки, мыши и пучка стрел, что означало: «Если вы, персы, не научитесь летать как птицы, прыгать по болотам как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только ступите на нашу скифскую землю».

К первой попытке документирования информации принято относить предметное письмо. К слову, письмо есть знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью графических элементов передавать речевую информацию. К предметному письму следует отнести и кипу — комбинации узлов и сплетений шнуров.

У славян даже сохранилось выражение «завязать узелок на память». В качестве условных знаков также использовались зарубки на дощечках, называемых «носами», поскольку их носили с собой. Отсюда выражение «заруби себе на носу».

К образцам предметного письма можно отнести вампум — пояс, сплетенный из нитей, унизанных речным жемчугом и раковинами. Количество, цвет и взаиморасположение элементов пояса имели смысловое значение. Применялись такие письма североамериканскими индейскими племенами (ирокезами, гуронами). Предметное письмо сохранилось до наших дней. «Хлеб-соль», букеты цветов, сувениры, знаки различия у военных, светофоры на дорогах, флаги и другая символика — вот далеко не полный перечень предметных писем.

Древние наскальные рисунки относятся к так называемому рисуночному письму, из которого позднее сформировалось пиктографическое письмо. Пиктографическое письмо представлено набором значков (пиктограмм), изображающих предметы, действия, ситуации. Недостатками пиктографического письма являются неоднозначность трактовки значков, трудность в выражении абстрактных понятий и отсутствие системы пиктограмм. Примером современного пиктографического письма следует считать набор пиктограмм в пакетах программ («открыть файл», «просмотр», «печать», «копировать» и т.д.), олимпийская символика, череп со скрещенными костями: «Не влезай, убьет» и т.д.

Более развитым считается идеографическое письмо, оно позволяет выражать в письменном виде не только предметы и действия, но и абстрактные понятия и свойства (старость, жара, тяжесть и т.д.). Разновидностью идеографического письма стало иероглифическое письмо, благополучно сохранившееся в активной форме в Китае, Японии и некоторых других странах Юго-Восточной Азии. Иероглифом обозначают слова, слоги, звуки. При этом язык характеризуется огромным количеством знаков (иероглифов), порядка десятков тысяч. Примером широко используемых идеографических знаков является математическая совокупность знаков: цифры, знаки, обозначающие математические действия и используемые в формулах, химические знаки элементов, музыкальные знаки, обозначающие ноты и др.

Способ обозначения отдельных слогов речи с помощью знаков родился у шумеров в III в. до н.э. (в Двуречье между реками Тигр и Евфрат) и в Древнем Египте. Использовались три вида знаков: логограммы (ими обозначались конкретные объекты: рука, птица, дом), фонограммы (обозначали в виде ребусов абстрактные понятия: душа, жизнь, горе), детерминативы (обозначали для уточнения ребусов-фонограмм общие классы понятий).

Следующей ступенью прогресса следует считать фонетическое письмо. Первой его формой было клинописное письмо.

Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки научились разлагать слова на фонемы и записывать речевые сообщения с помощью букв, объединенных в алфавит. Во II тыс. до н.э. в Греции возникло алфавитное письмо, в котором каждой графеме (букве) соответствовала фонема (звук). Буква (литера) — это графический знак. Совокупность букв, выстроенных в определенной последовательности есть алфавит. По-славянски — азбука, слово произошедшее от названия первых славянских букв «аз» и «буки». Возникшее на базе греческого латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII—XIII вв. славяне заимствовали греческое письмо. С конца IX в. в русском государстве существовало два вида письма — глаголица и кириллица, отличавшиеся формой букв. Затем в X—XI вв. в Киевской Руси кириллица вытеснила глаголицу. В XIII в. появилась скоропись, а в XIX в. начало формироваться гражданское письмо, близкое к современному.

Письменное документирование — высшая форма развития коммуникационной системы (рис. 1.7).

Наряду с письмом, с использованием общеупотребляе- мых идеографических знаков (цифры, математические знаки, некоторые аббревиатуры) при создании многих документов используют изобразительное документирование — использование особого графического языка, специфической знаковой системы. Посредством этого графического языка создают чертежи, схемы, диаграммы, рисунки, графики и т.д. Техническая документация появляется в процессе документирования различных видов научно-технической деятельности: проектирования, конструирования, разработки технологических процессов, исследовательской деятельности, геологоразведочной, геодезической, метеорологической и др.

Основные этапы развития документных коммуникационных систем

Рис. 7.7. Основные этапы развития документных коммуникационных систем

Техническое документирование появилось в древности, намного раньше письменности. Даже наскальные рисунки могли содержать производственную тематику. По рисункам сооружались храмы и дворцы в Древнем Египте и Вавилоне. Качественный скачок в развитии технического документирования произошел при переходе от аграрного к индустриальному обществу. В этот период основным техническим документом становится чертеж — изображение предмета, выполненного по определенным правилам с помощью линий на плоскости.

Основоположником проекционного чертежа, широко используемого и в наши дни, считают француза инженера Г. Монжа. К разновидностям графического языка относятся язык математической графики (геометрической, тригонометрической), топологический язык, картографический язык.

Технический язык как и письменность предназначен для фиксации и передачи информации, а следовательно должен быть понятен и создателю (автору, отправителю, коммуниканту) и многочисленным получателям (пользователям, реципиентам, корреспондентам). Единицы технического языка и правила их использования универсальны и применяются во всем мире. В настоящее время все большее распространение получают электронные формы создания технической документации. Особенно активно они применяются в проектировании сооружений, а также в топографических и картографических работах.

Итак, документирование информации мы определили как процесс создания документа с использованием различных методов, способов, средств и методов фиксирования информации на материальном носителе.

Способ документирования — это действие, применяемое при записи (фиксировании) информации на материальный носитель. Различают следующие способы документирования: рукописный, механический, электрический, фотохимический, оптический, магнитный и другие способы.

Средство документирования — это предмет или оборудование, используемые для записи (фиксирования) информации на носитель. Например: гусиное перо, принтер, факс, телеграф, магнитофон, лазерно-оптическое устройство и др.

В задачи изучаемого курса не входит детальное знакомство со способами и средствами документирования. Эти темы входят в состав специальных дисциплин.

Метод документирования — это система правил кодирования информации.

Основными атрибутами кодирования является язык, код, знак.

Язык — сложная система символов, комбинирующихся друг с другом. Структурными единицами языка являются буквы, знаки, слова, словосочетания, предложения. За время существования цивилизации человечество создало великое множество языков как естественных, так и искусственных. К естественным относятся все национальные языки: русский, немецкий, английский, французский, китайский, и др. К искусственным: азбука Морзе, язык программирования, язык, применяемый регулировщиком дорожного движения. Изучением языков занимается наука лингвистика.

Для понимания сути метода документирования следует выделить такие ключевые понятия как знак, символ, код.

Знак — это предмет или явление, которым что-либо обозначают: А, 5, ®.

Каждый знак имеет значение. Знак и соответствующее ему значение — есть символ.

Примерами простейших знаков могут быть:

А — знак, обозначающий букву «А» в русском языке;

5 — знак, обозначающий количество в пять единиц в арабской системе исчисления;

® — знак «остановка запрещена» в системе правил дорожного движения.

Документ — это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение.

Изучением знаков занимается наука семиотика. В ней три раздела: синтактика изучает способы сочетания знаков, ведущих к формированию текстов. Семантика изучает понятия «смысл», «значение», а прагматика изучает отношения «человек — знак».

Знак считается элементарной частицей социальной информации. Знак обладает следующими свойствами:

  • • имеет материальное выражение, воспринимаемое органами чувств;
  • • обладает значением;
  • • используется для передачи информации;
  • • функционирует в определенной знаковой системе (в языке).

Набор знаков называют кодом.

  • • СТУДЕНТ — код понятия «студент» в русском языке;
  • • STUDENT — код понятия «студент» в английском языке;
  • • 125 — цифровой код количества в размере 125 единиц;

Таким образом, метод кодирования, используемый при

составлении официальных документов заключается в использовании письменного естественного национального языка(-ов), некоторых графических знаковых средств (диаграмм, таблиц, рисунков, формул).

Кодирование информации — совокупность системы и правил фиксирования и передачи информации. Язык, код, знак позволяют передавать информацию в удобном виде с помощью процедур кодирования и декодирования. Главная проблема при кодировании — декодировании — избежать потери или искажения смысла передаваемой информации.

Итак, разобравшись с понятием «документирование информации», перейдем к понятию «документационный поиск» или «поиск документированной информации».

Начнем с простого. Поиск нужного документа не превратится в проблему, если вы знаете его признаки: номер, дату и организацию — автора документа. К примеру, вам необходимо найти информационное письмо № 34/01-06 от 12.12.09 городской налоговой инспекции. Эти три формальных признака помогут найти искомый документ во входящей корреспонденции вашей организации, либо в специализированных информационных базах данных, либо просто в любой поисковой системе Интернета.

Другой пример. Вам необходима книга, название которой, автор и даже год издания вам известны. Поиск в библиотечном каталоге, в базах данных издательств, в поисковых системах Интернета закончится положительным результатом. Ситуация осложнится, если хотя бы один из трех признаков будет отсутствовать. А если по поводу необходимого вам документа, вы сформулируете свой запрос следующим образом: «Там говорилось про изменение налогооблагаемой базы» — информационный поиск будет сильно затруднен. Уточняем, вам неизвестны формальные поисковые признаки.

Поиск, которым вы займетесь, можно определить как поиск по смысловому содержанию. Такой вид поиска намного сложнее. Вызвано это в первую очередь неоднозначностью естественного языка. Что имеется в виду? Можно рассмотреть, например, такие явления, как синонимия — разные названия одного и того же понятия, антонимия — одинаковые названия разных понятий. Подобные явления, характерные для каждого естественного языка приводят к поисковому шуму. Это означает, что в ответ на ваш информационный запрос могут быть выданы документы, не относящиеся по смыслу к запросу, хотя в них присутствуют слова из запроса.

Для оценки результатов информационного поиска служат такие показатели, как полнота поиска и точность поиска. Полнота поиска есть отношение найденных релевантных записей (документов) к общему количеству релевантных запросу документов, имеющихся в базе данных. Точность поиска — отношение найденных релевантных запросу документов к общему числу выданных на запрос документов. Релевантный документ — документ (запись), по смыслу соответствующий запросу.

Проблемы информационного поиска существуют в силу объективных причин. Все поисковые системы Интернета от них не избавлены. Пути частичного решения проблемы заключаются в создании специализированных баз данных, а также в гипертекстовых технологиях. Гипертекст можно рассматривать как базу данных, организующуюся в виде открытой произвольно наращиваемой и изменяемой сети, узлы (текстовые фрагменты) которой соединяет сам пользователь. Движение в гипертекстовой среде называется навигацией. Просмотр (броузинг) — поиск информации путем просмотра гипертекстовой сети, при этом возможно запоминание пути следования.

Одним из спорных вопросов современности является отношение к электронному документу. Ученые и практики спорят о его статусе: является ли документом полученное по факсу или по электронной почте сообщение? Ответ не может быть однозначным.

Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» позволяет положительно отвечать на этот вопрос только в ситуации, предусмотренной официальной процедурой заверения информации электронной подписью (фиксированной последовательностью знаков в определенном поле сообщения).

Закон устанавливает правовые условия процедуры, а именно: установление сроков действия сертификата ключа, подтверждение подлинности ЭЦП, перечень ситуаций, в которых ЭЦП имеет юридическое значение.

После первого шага последуют и следующие шаги, расширяющие полномочия и сферы использования электронных документов. Для этого необходимы совместные усилия документо- ведов, юристов, специалистов в области защиты информации, специалистов-разработчиков информационных систем.

А пока лицо, отправившее сообщение по электронной почте не несет ответственности ни за его содержание, ни за его достоверность, ни за его авторство. Поэтому, в каждом конкретном случае, организация или физическое лицо, получившее сообщение по электронной почте или по факсимильной связи, должно решать, насколько можно доверять полученному сообщению. Если вы получили приглашение на научную конференцию, это одно. А если вашей организации выставляют финансовую претензию — это другое. И даже, если вы получили по электронной почте заявление об увольнении по собственному желанию от самого нерадивого работника, не спешите готовить приказ о его увольнении.

Сказанное не относится к рабочим записям, циркулирующим в локальных сетях, не относится это и к сведениям, содержащимся в корпоративных или ведомственных системах информации по той простой причине, что подобные сведения никогда не считались и не считаются документами. Их можно называть данными, сообщениями, записями, версиями или проектами документа, но не документами.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>