Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННЫЙ РЕСУРС

Управленческая документация

Известно, что сущность и процесса классификации, и процесса типологии заключается в дифференциации объектов изучения по определенным признакам.

При этом классификация предполагает строгое деление объектов, выполняемое как минимум по четырем основным правилам:

  • 1. Единое основание деления (признак, по которому классифицируют объекты).
  • 2. Соразмерность классифицируемых объектов.
  • 3. Взаимоисключаемость (классифицируемые объекты не могут одновременно принадлежать разным классам).
  • 4. Непрерывность (пошаговое деление видов на подвиды).

Поскольку документ является сложным объектом, он имеет

много признаков.

Типизация — это процесс интеграции признаков, создания некоторой модели, именуемой типом, и отнесения объектов к этому типу. Например: тип документа: научно-популярное издание. Совокупность признаков этого типа: по области деятельности, по адресности, по характеру содержащейся информации. К данному типу относятся публикуемые документы научной направленности, предназначенные для широкого круга читателей, содержащие сведения из различных областей научных исследований. При учете в качестве основного признака степени распространения информации все документы можно разделить на три группы: массовые, специальные, личные.

Процесс типизации документов позволяет выделить нестрогие, порой пересекающиеся массивы объектов (документов), объединяемых принадлежностью к той или иной сфере человеческой деятельности, к выполнению той или иной функции (рис. 2.1).

В зависимости от приоритета того или иного функционального признака (не забываем, что любой документ многофункционален) можно выделить следующие типы документов:

  • • политические документы (содержат политическую информацию и обслуживают сферу политики);
  • • идеологические (формирующие социальное мировоззрение);
  • • управленческие (обеспечивающие функционирование и взаимосвязь управляющей и управляемой систем на всех уровнях);
  • • учебная документация (обеспечивающая сферу обучения);
  • • законодательно-нормативная документация (обеспечивающая сферу правоотношений системой закрепленных норм и правил);
  • • научная (связанные с исследованиями объективных закономерностей окружающего мира: природы и человеческого общества с его производными);
  • • техническая (связана с преобразованием природы и производством материальных благ и т.д.).

Данный перечень типов документации открыт.

Можно выделить тип «официальные документы». Этот тип документов имеет наибольший охват создаваемой в человеческом обществе документации.

Официальные документы — документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

К официальным документам относят различные типы документов: законы, постановления, нормативные документы, технические документы, научные документы, патентную документацию и т.д.

Среди официальных документов выделяют документы, удостоверяющие личность человека (паспорт, свидетельство о рождении) или его права (аттестат, диплом, водительское удостоверение, свидетельство о владении недвижимостью), а также служебное или общественное положение (студенческий билет, служебное удостоверение, свидетельство о браке, пенсионное удостоверение). Как правило, большинство личных документов стандартизовано на общегосударственном уровне, существуют государственные организации, занимающиеся непосредственно подготовкой, оформлением и выдачей подобных документов. Все личные документы подлежат регистрации — присвоению порядкового номера и фиксированию установленного набора сведений в регистрационных формах в уполномоченной государственной организации.

Значительную по объемам группу официальных документов составляет управленческая документация.

К сожалению, в обществе нет четко сформулированного определения понятия, что такое управленческая документация. Оно отсутствует в силу широты и расплывчатости этого типа документов, который принято называть управленческой документацией. Управленческая документация — это документация, обеспечивающая функционирование и взаимосвязь управляющей и управляемой подсистем. Познакомимся с этим типом документов.

Вспомним о функциях документа. В силу целесообразности документы создаются обществом для выполнения тех или иных функций. Помимо универсальных функций документов, таких как информационная, коммуникативная, кумулятивная, когнитивная (средство получения знаний) деловой (официальный) документ выполняет еще и специальную функцию, а именно, обслуживает ту или иную сферу человеческой деятельности (научную, образовательную, технологическую, производственную, управленческую и т.д.).

Управленческие документы предназначены для выполнения управленческих функций. Что такое управленческие функции?

Управление возникло еще в древние времена в силу общественного разделения труда. Люди создают различные организации, учреждения, фирмы для достижения разных целей: для постройки здания, производства автомобиля, добычи нефти, обучения студентов. В каждой созданной организации есть группа людей, занимающихся управлением — целенаправленным воздействием на структуры и связи в организации. Управление есть целенаправленный специфический вид деятельности административного персонала, который объективно необходим для эффективного функционирования организации.

Процесс управления универсален. Управляют государством, регионом, городом, отраслью, отдельным предприятием, отделом. Управленческий процесс не мыслим без документации.

Некоторые типы документации

Рис. 2.1. Некоторые типы документации

Управленческие документы прежде всего являются инструментом процесса управления. Они содержат сведения, показатели, параметры, регламенты, необходимые для процесса управления. Они фиксируют управленческие воздействия, позволяя реализовывать управленческий процесс. И, наконец, они оформляют результаты управленческого процесса.

Если представить управленческий процесс схематично, это выглядит так.

Этап 1. Сбор сведений о состоянии объекта управления и их анализ.

Этап 2. Определение отклонений от нормы в состоянии объекта или определение необходимости провести изменения в объекте управления.

Этап 3. Выработка необходимого управленческого воздействия.

Этап 4. Определение исполнителей и сроков исполнения.

Этап 5. Оформление решения и доведение его до исполнителей.

Этап 6. Контроль исполнения решения.

Этап 7. Оценка результатов исполнения.

Этап 8. Анализ состояния объекта управления.

Далее цикл повторяется.

На каждом из перечисленных этапов процесса принятия и реализации управленческого решения необходимы управленческие документы. Здесь требуется сделать оговорку. Необходимы, но не достаточны. Поскольку процесс принятия управленческого решения может сопровождаться использованием других типов документов, а также недокументированных сведений и данных.

Различают следующие функции управления: организация, планирование, финансирование, нормирование, распорядительная деятельность, контроль, учет, снабжение, кадровое обеспечение, информационно-документационное обеспечение, управление качеством.

Практически все названные функции универсальны, т.е. присущи любой организации: и небольшой фирме и крупному концерну или корпорации. Комплекс документов, с помощью которых реализуется та или иная функция, позволяет провести классификацию управленческих документов в этом ракурсе.

К сожалению, в документоведении еще не сложилась однозначная классификация управленческих документов. Мы будем пользоваться следующим распределением управленческих документов по группам. В зависимости от функции управления, которую обслуживает та или иная документация, можно выделить следующие группы документации.

  • 1. Плановая документация.
  • 2. Организационно-распорядительная.
  • 3. Финансовая.
  • 4. Договорная.
  • 5. Учетная.
  • 6. Отчетная.
  • 7. Кадровая (по труду).
  • 8. Снабженческо-сбытовая.
  • 9. Административно-хозяйственная.
  • 10. Управления качеством.
  • 11. Производственная.

Здесь требуется пояснение. Речь идет о документации, обеспечивающей выполнение основных задач и функций организации. Приведем пример. Для туристской фирмы — это документы, оформляющие турпоездки: договоры, путевки, страховые документы, соглашения с партнерами, с перевозчиками. Для медицинского учреждения: истории болезни, карты пациентов, рецептурные документы, описания хирургических операций. Для образовательного учреждения: учебные планы, расписания занятий, учебные карточки студентов, экзаменационные ведомости.

Документы, составляющие ту или иную группу документации, связаны единством целевого назначения и обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, плановая документация обеспечивает реализацию такой функции управления, как планирование. Распорядительные документы обеспечивают выполнение распорядительной функции, «оперативное реагирование», функции «контроля». Организационные документы обеспечивают организационно-правовую и нормативную функции.

Помимо общих свойств документа управленческая документация обладает и специфическими. Основным свойством является юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему: действующим законодательством; компетенцией издавшего его органа; установленным порядком оформления. Разберем это определение по пунктам.

  • 1. Что имеется в виду под действующим законодательством? Тот или иной управленческий документ не может противоречить законам и установленным нормам. К примеру, если устав организации противоречит хотя бы в одном пункте законам РФ, налоговому законодательству, трудовому праву, правам потребителя, устав не зарегистрируют в уполномоченном учреждении до внесения правок и изменений.
  • 2. Существует установленный порядок, определяющий право (и обязанность) любой организации создавать те или иные управленческие документы. Государственные организации выдают многочисленные справки населению, документы личного характера. Высшие органы власти (Государственная дума) издают законы, президент страны издает указы, центральные органы управления издают постановления, в организациях издаются приказы руководителя, составляются протоколы заседаний, заключаются договоры, комиссии оформляют результаты своей работы актами, рядовой сотрудник имеет право составить такой документ как заявление, предложение, докладную записку.

Составленный документ будет иметь юридическую силу в том случае, если его автор (орган управления, организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо) имеет на это право. Например: не имеет силы приказ, изданный бухгалтером организации; не имеет юридической силы служебное письмо, подписанное экспедитором. Но имеет юридическую силу заявление, подписанное физическим лицом, имеет силу и докладная записка, подписанная тем же бухгалтером или экспедитором.

3. Что значит фраза: «...установленным порядком его оформления»? Любой управленческий документ обретает юридическую силу при соблюдении ряда правил. Документ должен быть оформлен на соответствующем бланке, возможно, на особой бумаге, он должен иметь реквизит: подпись, а в некоторых случаях и гриф утверждения, печать. Он должен быть зарегистрирован (получить регистрационный номер и дату). Это минимум требований. Ряд управленческих документов, относящихся к унифицированным системам документации, имеют также установленную форму и установленное содержание (единые показатели, единицы измерения, или структурированный текст).

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>