Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Электронная документация

Термин «электронный документ» появился в начале 1990-х гг. До этого использовался термин «машиночитаемый документ». В Федеральном законе от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» дано следующее определение: «Электронный документ — это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме». При этом документ — это объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенной для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды, что утверждает ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения». Этот стандарт основан на международных стандартах по терминологии в области информационных технологий, электронному обмену данными и обработке информации в распределенных системах.

Международные стандарты устанавливают общие правила, относящиеся к социальным аспектам электронного документооборота (деловая документация, договоры, соглашения, конфиденциальность, достоверность) и к вопросам собственно информационных технологий (функциональные возможности, технологические принципы, интерфейсы, совместимость средств и т.д.). Соблюден очень важный подход к разделению двух аспектов явлений: социальный (информация, коммуникация, документ, их предназначение) и технологический (носитель, формат, данные). В стандарте даны актуальные для проблемы определения.

Данные — это интерпретированные формализованным способом представление информации, пригодное для коммуникации, интерпретации и обработки.

Цифровая среда — среда логических объектов, использующих для описания (моделирования) других сред (в частности, социальной) на основе математических законов.

Электронная среда — среда технических (аппаратных) средств, функционирующая на основе физических законов.

Документ — это объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений. Официальный документ — явление социальное, его назначение — обоснование тех или иных действий субъектов, взаимодействующих с его помощью.

Социальная сущность документа предъявляет к нему требования, выполнение которых должна предусматривать информационная технология, а именно следующие.

  • 1. Сохранять инвариант. Иными словами обеспечивать фик- сированность, выражать сведения вне зависимости от формы.
  • 2. Требование доступности — свойство документа, состоящее в том, что форма представления документа должна обеспечивать физическую возможность измерения заданных параметров (содержания, атрибутов, технологий).
  • 3. Требование целостности — заданные значения параметров документа должны соответствовать специфицируемым требованиям.

По определению Национального архива США электронные документы — это документы, содержащие графическую, цифровую, текстовую информацию, которая может быть записана на любом компьютерном носителе и которая соответствует определению понятия «документ». А именно: все книжные, бумажные, картографические, фотографические, машиночитаемые и другие письменные материалы, независимо от их физической формы или свойств, созданные или полученные федеральным учреждением США в соответствии с федеральным законодательством или в связи с осуществлением государственной деятельности и подлежащие хранению этим федеральным учреждением или его преемником в качестве свидетельства деятельности (организации, функций, правил, процедур и т.д.) федеральной власти или по причине информационной ценности содержащихся в них данных.

Итак, можно выделить три ключевых аспекта в данном определении документа.

  • 1. Документы создаются или получаются федеральным учреждением в связи с осуществлением государственной деятельности. Они принадлежат государству. Вопросы их хранения рассматриваются Национальным архивом США.
  • 2. Документы, отражающие организацию, функции или деятельность других организаций, их адрес, имущественные вопросы и т.д. также подлежат хранению.
  • 3. Документы могут быть различными по физической форме. Они могут быть на бумажном, электронном, аудиовизуальном микроносителе. Однако электронные документы характеризуются логической целостностью информации и формальных элементов документа в отличие от баз данных, гипертекстовых систем, мультимедийных документов.

В ГОСТ Р 52292—2004 дано такое определение: «Электронный документ — форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде». Как видно, это определение уже относится не к социальному аспекту, а к технологическому (к «внутренней кухне» способа решения проблемы электронного документооборота).

Преимущества электронных носителей документов следующие.

  • 1. Осуществляется удаленный доступ, быстрота поиска. Легко контролировать доступ и внесение изменений, распространение. Передача документов происходит мгновенно, физически легко изъять документ из обращения.
  • 2. Электронный документ состоит из двух частей: реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (данные об авторе, дату, номер документа, электронную подпись) и содержательной (текстовую, числовую или графическую), обрабатываемую в виде единого целого.

Идентифицирующие атрибуты это метаданные.

Метаданные это формализованное описание информационного ресурса, используемое для идентификации и категоризации информационного ресурса. Помимо формальных характеристик документа (идентифицирующих атрибутов) к понятию метаданные относят контекст документа, отражающий связь документа с выполняемой им в совокупности с другими документами управленческой функцией, а также связь с организацией — автором. Тем самым метаданные придают электронным документам форму документных ресурсов. Именно метаданные делают электронные документы пригодными для использования, понятными, аутентичными, гарантируют неизменность, доказательность и достоверность электронных документов. Исходя из международной практики основные категории метаданных, которые система управления документами должна обрабатывать и хранить вместе с содержанием электронных документов включают в себя:

  • • контекстуальные метаданные (данные о создании, получении, передаче документа, дата получения, отношение документа к бизнес-процессу и к другим документам фонда);
  • • метаданные об условиях доступа (например: «без ограничений», «персональные данные», «коммерческая тайна», «служебная тайна», «государственная тайна», «патентоспособные сведения») и использовании документа (формат представления данных, история использования документа);
  • • метаданные о размещении документа в системе и фонде;
  • • метаданные, описывающие содержание документа;
  • • метаданные, описывающие структуру документа, контекст его создания.

В целом современные требования к управленческим метаданным устанавливаются с учетом принципа единства документов и процессов управленческой деятельности, в ходе которой документы создаются и используются.

Особое значение при работе с электронными управленческими документами придается протоколам контроля системных процессов, подразумевающую хронологически упорядоченную совокупность записей результатов деятельности с документами, достаточную для восстановления последовательности операций с документами (обращение к тексту, копирование, внесенные изменения, попытки несанкционированного доступа, уничтожение документа и т.д.).

Что касается форматов файлов электронных документов, перечислим некоторые широко распространенные виды форматов:

  • текстовые: TXT, RTF (rich text format), PDF (portable document format), созданный фирмой Adobe Systems;
  • форматы для представления графических изображений: (фото, рисунок) представлены двумя разновидностями: векторные форматы: хранят изображение как набор геометрических фигур: DXF (drawing interchange format), используется в программах компьютерного дизайна, широко используется в инженерии и архитектуре. EPS (encapsulated postscript), широко используется в настольных издательских системах, CGM (computer graphics metafile), применяется в графических редакторах (в Photoshop); растровые форматы: BMP (bitmap), TIFF (tagged image file format), GIF (graphics interchange format);
  • форматы баз данных: Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase;
  • форматы электронных таблиц;
  • видео-, аудиоформаты: QuickTime, MPEG (motion picture experts group);
  • форматы разметки: SGML (standard generalized markup language), используются в государственных организациях многих стран мира. Для нужд Интернета создан стандарт HTML (hypertext markup language). Основанный на SGML формат XML (extensible markup language) достаточно широко используемый при управлении информацией.

Особенности архивного хранения документов текстового содержания предусматривают использование форматов XML (extensible markup language) и PDF (portable document format). Помимо содержательных составляющих документа они позволяют сохранять и внешний вид оригинала (бумажного документа) .

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>