Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Системы деловой документации

Различают следующие функции управления: организация, планирование, финансирование, нормирование, распорядительная деятельность, контроль, учет, снабжение, кадровое обеспечение, управление качеством.

Почти все названные функции универсальны, т.е. присущи любой организации: и небольшой фирме и крупному концерну. Реализация данных функций осуществляется путем выбора, принятия и организации выполнения управленческих решений.

Комплекс документов, с помощью которых реализуется та или иная функция управления, называют специальной системой документации.

К сожалению, еще не сложилась однозначная классификация управленческих документов на основе функциональности. При необходимости пользуются приблизительно распределением управленческих документов по группам в зависимости от функции управления, которую обслуживает та или иная система документации.

В жизнедеятельности любой организации можно обнаружить следующие системы документации:

  • плановая документация (бизнес-план, годовой план работы, план выпуска продукции, план ввода в действие, программы работ, протокол о намерениях);
  • договорная документация (договор на поставку, договор предоставления услуг, договор о сотрудничестве);
  • финансовая и бухгалтерская документация (счет, платежное поручение, ведомость, авансовый отчет, план счетов, кассовая книга);
  • правовая (закон и подзаконный акт);
  • нормативная документация (стандарт, технические условия, нормативы, сертификат, тарифы, классификатор, и т.д.);
  • кадровая документация (штатное расписание, трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков);
  • отчетная и статистическая документация (отчеты, заполненные формы статистической отчетности, сводки, справки);
  • организационно-распорядительная документация — комплекс документов, обеспечивающих организационную, распорядительную и исполнительную деятельность предприятий, организаций и учреждений (приказ, положение, акт, протокол, служебная записка, распоряжение);
  • производственная или основная документация (документы, обеспечивающие основную деятельность организации). Например: для торговых фирм это коммерческая документация (договор, контракт, оферта, претензия, коммерческое предложение, прейскуранты, накладные). В медицинском учреждении — медицинские карты больных, рецепты, бланки анализов и т.д. В школе — расписания занятий, расчет педагогической нагрузки, классные журналы успеваемости и т.д. В туристской фирме — листы бронирования, путевки, каталоги, договоры с клиентами и т.д. В консалтинговом агентстве — заявки клиентов, договоры на работы, отчеты о проведенных работах, проспекты услуг, проекты, заключения.

Основная сложность работы с системами документации заключается в размытости их границ. Подчас правовой документ может выполнять функцию, свойственную нормативной документации, а письмо-претензия рассматриваться как финансовый, а не как информационно-справочный документ.

Документы, составляющие ту или иную систему документации, связаны единством целевого назначения и обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так документы, входящие в систему плановой документации обеспечивают реализацию такой функции управления, как планирование.

Распорядительные документы обеспечивают выполнение распорядительной функции «оперативное реагирование», функции «контроля». Поскольку функции управления универсальны и единообразны, следует думать, что и системы документации тоже универсальны и единообразны. Так и есть. Более того, в стране ряд систем документации унифицирован, т.е. приведен к единому виду. Документы системы имеют единообразный вид, одинаковый порядок составления и оформления. Унифицированные системы документации созданы для сокращения количества форм документов, снижения затрат на их обработку, достижения информационной совместимости.

Унифицированные системы документации (УСД) — это совокупность увязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Для ведения УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Принципы УСД следующие.

Создание общей модели построения документов. Принцип заключается в построении форм документов, определении состава элементов (полей или реквизитов) документа.

Единообразие форм документов и правил их составления и оформления (вплоть до выработки терминологии и допустимых сокращений в текстах и единиц измерения).

Комплексность унификации. Установление единообразия и реквизитов документа и показателей, содержащихся в текстах (разрабатывается единая структура этих показателей), единых методов расчета. Учитываются параметры технических средств обработки документов, используются возможности электронных средств обработки данных.

Информативность и экономичность. Исключение избыточных сведений. Рациональное построение формуляра-образца документов.

Стабильность использования документов. Достигается разработкой стандартов (государственных или отраслевых) на определенные виды документов.

Унифицированные системы документации обеспечивают экономический эффект за счет сокращения ручного труда при обработке огромных массивов документов, возможности многоаспектного, многоцелевого и многоразового использования данных, снижение искажений и потерь данных, повышение информационной емкости документов, расширение возможностей поиска информации, проведение автоматизации режимов создания, обработки, хранения документов. УСД вносят значительную лепту в создание единого информационного пространства страны.

Перечислим унифицированные в рамках страны системы документации.

  • 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
  • 2. Унифицированная система банковской документации.
  • 3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
  • 4. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.
  • 5. Унифицированная система по учету труда и его оплаты.
  • 6. Унифицированная система документации пенсионного фонда.
  • 7. Унифицированная система внешнеторговой документации.
  • 8. Унифицированная система отчетно-статистической документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами или ведомствами. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в массив унифицированных форм документов.

Можно назвать эти системы универсальными. И действительно, кадровая работа, бухгалтерский учет, распорядительная деятельность — такие сферы есть в любой отрасли, на любом предприятии, в любом учреждении.

Названные УСД являются функциональными системами документации. В отличие от систем отраслевой документации, сопровождающей управление определенной отраслью народного хозяйства (нефтедобыча, горное дело, сельское хозяйство, здравоохранение, образование, металлургия, транспортное хозяйство). С унификацией отраслевых систем документации дела обстоят по-разному. Уполномоченный орган, а сейчас это соответствующие министерства или федеральные агентства, устанавливают определенные правила, состав и формы документов, в которых отражаются те или иные специфические для отрасли сведения, данные. Так в области образования, например, действуют единые формы образовательных стандартов, учебных планов, экзаменационных ведомостей, документов об освоении образовательной программы.

На уровне отдельного предприятия встречаются документы, относящиеся к функциональным системам документации, и к документации соответствующей отрасли. Документы, относящиеся к отраслевой системе, в организациях называют производственной (или специальной) документацией или документацией по основной деятельности.

Разобравшись с УСД, переходим к рассмотрению общих классификаторов технико-экономической и социальной информации, имеющих прямое отношение к процессам унификации и созданию единого информационного поля.

Общероссийские классификаторы — это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов классификации и присвоенные им коды. Классификации подлежат различные экономические и социальные объекты. Например, существует Общероссийский классификатор продукции (ОКП).

Федеральная целевая программа «Электронная Россия», рассчитанная на период 2002—2010 гг., в одной из своих частей содержит направления на внедрение системы электронного документооборота в органах государственной власти и управления. Сами органы и документопотоки между ними должны существовать в едином информационном пространстве. Важным элементом этого единообразия и служит система общероссийских классификаторов. Разработано и действует 32 общероссийских классификатора. Десять из них гармонизированы с подобными международными классификаторами. Постановление Правительства РФ от 1 ноября 1999 г. «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» определило принципы единства в формировании государственной информационной системы и ресурсов, совместимость кодируемых данных.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы.

  • 1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях. Например:
    • • Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
    • • Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
    • • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
    • • Общероссийский классификатор валют (ОКБ);
    • • Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.
  • 2. Классификаторы информации об организационных структурах:
    • • Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
    • • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
    • • Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
    • • Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
    • • Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
  • 3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
    • • Общероссийский классификатор информации по социальной
    • • защите населения (ОКИСЗН);
    • • Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
    • • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
    • • Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Данный классификатор содержит коды видов управленческих документов и в том числе документов, относящихся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>