Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Состав, структура и принципы создания документационного ресурса организации

Актуальность информационного ресурса резко усиливается во всех сферах жизнедеятельности общества и, естественно, в каждой организации. Поскольку информационные ресурсы в основном документированы, задача управления документами является первоочередной и имеет тот же порядок важности, что и рациональное использование материальных ресурсов, оптимальное количество и качество кадрового потенциала и др.

Основное отличие отечественной российской сферы документирования заключается в четкой ее регламентации как на общероссийском и ведомственном уровнях, так и на уровне конкретного предприятия или учреждения.

Несмотря на значительные реформы государственных функций в стране действуют общегосударственные нормативные документы и технологии, регламентирующие основные правила работы с документами и порядок оформления управленческих документов. В качестве норм общероссийского уровня выступает ряд законов, государственных стандартов, общероссийские классификаторы, унифицированные системы документации. На ведомственном уровне имеются инструкции и методики, позволяющие определить единый порядок работы с документами на предприятиях и в организациях определенной отрасли или, точнее, сферы деятельности. Закрепляются подобные нормы разрабатываемыми в организации регламентирующими документами, такими как: устав или положение об организации, положение о службе ДОУ, инструкция по документационному обеспечению управления и, наконец, номенклатура дел.

Существование такого мощного многоуровневого нормативного аппарата вполне оправдано обеспечением юридической силы документов, закреплением оптимальной технологии обработки документов и их использования, единством форм и видов документов, единым порядком их оформления. Кроме того, это прекрасная платформа для оптимизации документооборота фирмы и его адаптации к современным условиям.

Оптимизация документооборота не мыслится без современных информационных технологий, а именно без электронного документооборота. Создание и управление документами в электронной форме — это не дань модным тенденциям, это необходимость получить иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами, что напрямую связано с успешностью предприятия на рынке.

Электронная обработка документов представляет собой прогрессивную технологию для менеджмента и сотрудников, поскольку сфера создания и обработки документации из узкопрофессиональной области деятельности специальных работников превратилась в универсальную сферу, где каждый сотрудник (а менеджер в первую очередь) участвует в процедурах документирования и обработки документов. Привычная мысль о том, что работа с бумагами — дело технического работника или секретаря, — больше не соответствует действительности. Подсчитано, что каждый сотрудник принимает участие в создании в среднем 500 электронных документов в год.

Увеличение количества создаваемых документов, версий, возможности их многовариантного копирования, передачи по электронной почте или по локальным сетям порождает грандиозно множащийся документооборот. Проблемы поиска сведений и их достоверности в этих условиях актуализируется. Остро стоит проблема защиты данных, разумного ограничения доступа к ним. Решение этих вопросов — во внедрении систем электронного документооборота.

Следует понимать, что электронный документооборот это единая технология управления предприятием, связанная с коллективной, предопределенной стандартными маршрутами и регламентами обработкой документов.

Автоматизация управления бизнес-процессами позволяет добиться значительного снижения непроизводительных потерь времени на достижение, передачу и обмен результатами выполнения функций, поддержать прозрачность управленческих регламентов, их воспроизводимость (это не что иное, как корпоративная память!), и, кроме того, соблюдать стандарты качества серии ИСО на уровне управления предприятием.

Традиционное определение понятия «документооборот» таково: документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Можно предложить более широкое определение документооборота.

Документооборот — это процессы документирования деятельности и технология работы с документами в единой корпоративной рабочей среде.

Разделяют понятия управленческий документооборот и технологический документооборот, хотя граница между ними нечеткая.

Документооборот имеет показатели: качественные и количественные. К основному количественному показателю относится объем документооборота, равный количеству документов, обработанных в организации в год. Вспомогательный показатель количественного характера — количество созданных в организации бумажных копий документов. Другая группа показателей: время, затрачиваемое на поиск документированных сведений (в чел/час в год); время, затраченное на рассмотрение и нанесение резолюций на документы руководителем и т.д.

Документооборот можно представить в виде документопо- токов.

Документопоток — организованное и устойчивое движение документов. Документопотоки можно классифицировать.

По направлению движения документов различают горизонтальные потоки (связывающие организации одного уровня, связывающие несоподчиненные организации) и вертикальные потоки (связывающие соподчиненные организации). Причем вертикальные потоки бывают двух типов: восходящие (документы, отправляемые от подчиненной организации вышестоящей) и нисходящие (отправляемые из вышестоящей организации подчиненной организации).

По отношению к отдельной организации можно представить весь документооборот в виде входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

Входящий поток в свою очередь можно разделить:

  • • на поток документов от вышестоящей организации. По видовому составу это могут быть приказы, распоряжения, решения, постановления, инструкции, служебные письма;
  • • поток документов от территориальных органов власти и управления: от налоговых органов, от пожарнадзора, от экологических служб, от органов социальной защиты. Тот же видовой состав документов;
  • • поток документов от подведомственных организаций. Отчеты, справки, служебные письма, служебные записки;
  • • документы от других организаций. Письма, договоры, отзывы, справки;
  • • обращения граждан, клиентов, организаций. Предложения, заявления, претензии.

Исходящий поток в свою очередь можно структурировать на документы, направляемые в вышестоящие организации, местные органы власти и управления, сторонние организации, подведомственные организации, физическим лицам-гражда- нам.

Внутренний документопоток состоит из двигающихся по различным маршрутам документов. Маршруты документов можно формализовать. Для этого целесообразно рассмотреть процедуры или технологические операции по обработке документов, которые осуществляют в любой организации.

Технологии документационного обеспечения имеют сложившееся и четко регламентированное содержание. Действия с документами представлены набором операций. Набор операций по обработке документов, технология документооборота обеспечивает управленческую деятельность. Грамотно построенный документооборот, кроме того можно рассматривать в качестве основного условия формирования документного ресурса. Документооборот, его технологические операции не зависят по своей сущности от выбранной системы их реализации и от видов носителей документа. Более того, они сами задают правила разработки и эксплуатации электронных систем.

Прозрачность документному ресурсу может придать четкое и системное представление о его структуре, принципах формирования и использования.

Рассмотрим один из важнейших классификаторов, позволяющих систематизировать документацию предприятия, — номенклатуру дел. В разделе рассматриваются вопросы сущности, назначения, функций, видов и порядка разработки номенклатуры дел.

Деятельность даже самой мелкой организации оформляется, обеспечивается и сопровождается посредством весьма значительного количества управленческих документов. В них фиксируются принятые и реализованные решения, процессы деятельности, взаимосвязи с другими организациями, многочисленные сведения. Документы после исполнения не теряют своей актуальности, к ним многократно обращаются в процессе работы. Для того чтобы использование документов, их поиск не превращались в проблему необходимо подумать об их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.

Дело — это документ, или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных под одну обложку.

Признаков сходства, по которым можно формировать дела, несколько.

Номинативный признак. Предполагает группировку в одно дело документов одного вида. Например: приказов по основной деятельности или, скажем, протоколов заседаний совета.

Предметно-вопросный признак (тематический). Это объединение в одно дело документов по определенной тематике, например: документы по бронированию отелей; документы по ведению строительства пятого корпуса.

Авторский признак или корреспондентский. В дело собираются документы одного автора или корреспондента. Автором или корреспондентом может быть организация, структурное подразделение, коллегиальный орган или должностное лицо. Данный признак может быть дополнен географическим признаком, когда авторы или корреспонденты находятся на определенной территории, например: отели города Сочи. Или учебные заведения Москвы.

Хронологический признак. Учитывается период, за который собраны документы. Например: отчеты фирм за январь 2010 г.

Экспертный признак. Учитываются сроки хранения группируемых в одно дело документов. Так, например, нельзя сгруппировать в одно дело приказы о приеме на работу сотрудников и приказы о их командировании, поскольку приказы о приеме на работу имеют срок хранения 75 лет, а о командировках — только 5 лет.

Указание на копийность. Если в дело будут подшиваться не подлинники, а копии — это следует указать в заголовке дела словом «Копии». И в этом случае срок хранения дела будет другим (меньшим).

Следует сказать, что на практике при формировании дел обычно учитывают одновременно несколько признаков. Номинальный и корреспондентский (с географическим), например: «Переписка с туристическими агентствами Московской области», а если добавить хронологический... «в 1-м квартале 2010 г.».

Чтобы правильно и полно провести группировку документов в дела, используют специальный справочник, называемый номенклатурой дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел — многофункциональный документ.

Первое и основное назначение — схема классификации при распределении и группировке в дела исполненных документов. Она должна охватывать все документы организации (входящие, исходящие и внутренние). Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.

Второе назначение. С помощью номенклатуры дел намечают сроки хранения документов, включенных в дело.

Третье назначение. Номенклатура дел используется как информационно-поисковая система по документам организации.

Четвертое назначение. Номенклатура дел используется в регистрации, так как в регистрационный индекс документа целесообразно включать индекс дела по номенклатуре дел. Например: 136/02-03.

Пятое назначение. Служит основным организационным и одновременно учетным документом для службы документационного обеспечения управления ДОУ. В частности, при проведении экспертизы ценности документов, при сдаче документов на архивное хранение.

Шестое назначение. Представляет собой упорядоченную совокупность документированных информационных ресурсы организации.

Номенклатура дел бывает трех видов: типовая, примерная и реальная (номенклатура дел конкретной организации).

Типовая составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Она устанавливает единый для всех таких организаций состав дел, единую индексацию. Является нормативным (обязательным) документом.

юо

Примерная устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре. Она носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы ведомств или корпораций.

Каждая организация обязана иметь собственную конкретную номенклатуру дел. При наличии типовой или примерной номенклатуры реальная разрабатывается на их основе. При этом заголовки дел могут быть конкретизированы с учетом специфики вашей организации, а сроки хранения можно переносить без изменений.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям организации: отдел кадров, отдел маркетинговых исследований, бронирования отелей или учебный отдел. Причем располагаться эти разделы номенклатуры дел будут в соответствии с перечнем структурных подразделений в таких организационных документах, как структура и штатная численность или штатное расписание, или устав организации.

Можно организовать разделы номенклатуры дел не в соответствии со структурными подразделениями, а в соответствии с конкретными направлениями деятельности. Особенно это удобно в организациях с часто меняющейся, неустоявшейся структурой или построенной по матричному принципу.

В небольшой организации, не имеющей в своем составе структурных подразделений это тоже удобно: сделать разделами номенклатуры дел направления деятельности: организация управления, лицензирование, маркетинговые исследования, кадровая работа, бухгалтерский учет. Документы удобнее формировать именно так, иначе номенклатура дел не поможет в реализации информационно-поисковой функции, одной из важнейших функций.

Перечень основных разделов номенклатуры дел составляется на основе таких организационных документов, как структура и штатная численность, устав организации, штатное расписание, должностные инструкции, положения о структурном подразделении.

Размещение разделов в номенклатуре целесообразно вести в соответствии со структурой и штатной численностью или в соответствии с уставом. А если имеется типовая или примерная номенклатура, стоит взять за основу рекомендуемую ими последовательность размещения разделов.

Каждому разделу номенклатуры дел присваивают код. Обычно это двузначный цифровой код: 01, 02. Он позволяет обозначить 99 структурных подразделений или направлений деятельности. Этого вполне достаточно для организации, какая бы крупная она не была.

После того, как определены основные принципы классификации документов: по структурным ли подразделениям или по направлениям деятельности можно перейти к основному этапу составления номенклатуры дел: формирование заголовков дел и размещение их в разделах номенклатуры дел.

Здесь не обойтись без тщательного изучения состава, содержания и количества всех документов организации: как входящих, так и созданных в организации. Анализ документов проводят в рамках структурного подразделения или направления деятельности. Помимо массива документов полезны будут журналы регистрации документов, справочные картотеки, должностные инструкции и положения о структурных подразделениях, из которых можно почерпнуть сведения о создании или использовании тех или иных документов. К процедуре анализа массива документов следует привлекать руководителей структурных подразделений и ведущих специалистов.

Основные методические документы, позволяющие составить номенклатуру дел, следующие.

  • 1. Типовая или примерная номенклатура дел, если таковая имеется. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Она является нормативным обязательным документом и устанавливает примерный состав дел, определяет сроки их хранения. Типовая номенклатура дела помогает при разработке номенклатуры дел организации.
  • 2. Основные правила работы ведомственных архивов помогут определить особо ценные документы с точки зрения определения сроков их хранения.
  • 3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения. В нем подробно перечислены виды управленческих документов всех систем и, кроме того, определены сроки хранения документов. Перечень состоит из статей.

Включению в номенклатуру дел не подлежат печатные издания, рекламные листки, присланные поздравительные и пригласительные билеты и другие документы, не подлежащие регистрации.

Классификацию документации структурного подразделения проводят по названным выше признакам, а точнее по сочетанию признаков.

Например: заголовок дела «Переписка с фирмой «АВС» по бронированию рейсов». В этом примере можно наблюдать сочетание трех признаков: номинативный (переписка); авторский (Фирма «АВС»); тематический (по вопросу...).

Последовательность размещения заголовков дел в разделе номенклатуры основывается на степени важности документов.

На практике можно пользоваться следующей последовательностью размещения заголовков.

  • 1. Организационная документация.
  • 2. Распорядительная документация.
  • 3. Плановая документация.
  • 4. Договорная документация.
  • 5. Отчетная документация.
  • 6. Документация по основной деятельности отдела.
  • 7. Документация по материалам проверок и ревизий.
  • 8. Инструктивно-методическая документация (правила, перечни, порядок, инструкции, нормы и другие документы, необходимые для конкретного участка деятельности сотрудников отдела).
  • 9. Информационно-справочная документация (переписка, справки, акты и др.).
  • 10. Учетная документация (формы статистического учета по деятельности отдела).
  • 11. Документация временных коллективов.

Сначала анализируются организационные документы и появляются дела с заголовками: «Положение о структурном подразделении», «Устав организации», «Лицензия на право ведения деятельности», «Штатное расписание». В подобном деле может быть только один документ. Следующим может быть дело с заголовком «Должностные инструкции сотрудников отдела». После организационных создают дела с распорядительными документами. Для начала, если имеется вышестоящая организация, следует завести дело с ее распорядительными документами. Например: «Приказы Министерства по деятельности комбината. Копии», «Постановления Совета директоров

юз концерна. Копии». Таких дел может быть несколько, а может быть только одно в зависимости от масштабов организации и количества и видов распорядительных документов.

Далее следует завести дело (или дела) с собственными распорядительными документами. К ним относятся приказы, распоряжения, постановления, решения. В организации могут появляться несколько видов распорядительных документов. Дела заводятся на каждый вид распорядительных документов организации, на распоряжения, приказы руководителя, на решения коллегиального органа, действующего в организации (например: директорат, ученый совет, совет директоров). Кроме того, приказы руководителя могут подшиваться в разные дела, поскольку сроки хранения (экспертный признак) у разных приказов могут быть разными. Итак, при формировании дел с распорядительными документами в качестве основного используют номинативный признак (вид документа — приказы, решения), а также авторский признак и указание на копийность.

После распорядительных обрабатывают плановые документы. Здесь используется номинативный признак (вид документа: программа, план, бизнес-план) и хронологический (на какой период — год или квартал или 5 лет). Например: «Рабочие учебные планы по специальностям. Срок обучения — 5 лет» или «План работы отдела на 20... год».

Договорная документация классифицируется по номинативному, авторскому и, возможно, тематическому признаку. Например: «Договоры о бронировании мест в отелях».

Отчетные документы группируются по признакам аналогично плановой документации. Особенность плановой и отчетной документации состоит в следующем: данный вид документов размещается в дело того года, на который он составлен (а не в котором он составлен). Так, к примеру, план работ на 2011 г. будет подшит в дело, заводимое в 2011 г., хотя разрабатывался этот документ в 2010 г.

Документация по основной деятельности структурного подразделения. Специфические виды документов, с помощью которых выполняются основные функции отдела или конкретное направление деятельности: разработка туристических маршрутов в турфирме, составление расписания в учебном заведении, составление прайс-листа в торговом отделе, разработка рекламного письма в рекламном отделе. Названные виды работ сопровождаются появлением документа по основной деятельности. Он тоже подшивается в дело. Заголовок такого дела составляется в соответствии с признаками: номинативным, тематическим, авторским и т.д. Например: заголовок дела: «Расписания занятий на дневном отделении на 1-е полугодие 20.../20... уч. г.» или «Прайс-листы на бытовую технику по восточным филиалам за период с 01.06.20... по 01.12.20... г.».

Для функциональных отделов (секретариат, отдел кадров, планово-договорной, бухгалтерия) основной деятельностью будет их функциональная, а не основная деятельность фирмы. Для секретариата: организация управленческой деятельности, для отдела кадров — организация кадровой работы и т.д.

Документация по проверкам, ревизиям. Дело можно называть так: «Документы по плановой проверке деятельности организации налоговой инспекцией в 20... г. (программа проверки, акты, справки)». Если в заголовке дела используется обобщающее понятие, как, например: «документы» или «нормативные документы», после заголовка в скобках указывают конкретные виды документов.

Инструктивно-методическая документация. В состав заголовка дел может входить вид документа по номинальному признаку (инструкции, нормативы, положения и т.д.), тематика (по ведению выставочной работы, по техническому обслуживанию станции).

Информационно-справочная документация. Обычно это дела, содержащие переписку. Заголовок дела начинается термином «переписка». Если в дело подшиваются служебные письма с разнородными корреспондентами по определенному вопросу, то в заголовок дела включают конкретную тематику, вопрос («по строительству корпуса 1-БИС»). Если в деле группируется переписка по разным вопросам, но с определенными корреспондентами или корреспондентом, то при составлении заголовка используют корреспондентский признак или географический (если корреспонденты сгруппированы на определенной территории): «с вузами Алтайского края».

Бывает, что распорядительные документы организации сопровождаются многочисленными приложениями. В этом случае заводится дело с заголовком «Документы к приказам директора по основной деятельности (перечни, акты, справки)».

Временные коллективы. К примеру, была создана комиссия для проведения экспертизы ценности документов. Она работала месяц, в результате ее деятельности появились некоторые документы. Их группируют в дело, которое может иметь такой заголовок: «Документы по экспертизе ценности документов, проводимой ЭК в 2007 г. (справки, акты, перечни)». Разрабатывается общая номенклатура, включающая в себя в качестве разделов номенклатуры отделов. При индексации дел в этой общей номенклатуре указываются номера структурных подразделений, которые могут иметь один (01,02 и т.д.), два (1.01, 1.02 и т.д.) и более уровней и номера самих дел (01, 02 и т.д.). В результате индекс дела составляется из номера отдела (или направления деятельности) и номера дела в отделе. Например: 01-01; 1.01-01. Типовые дела в разных отделах целесообразно нумеровать одинаково. Например: в отделе кадров имеется дело с индексом 0802 «Должностные инструкции сотрудников ОК. Копии», а в рекламном отделе дело «Должностные инструкции сотрудников отдела рекламы. Копии» имеет индекс 12-02.

В индексации дел следует предусмотреть запасные индексы для дел, которые могут образоваться в течение года.

Порядок оформления номенклатуры дел. Поскольку номенклатура дел — документ внутренний, первый лист оформляется на общем бланке. Вид документа: «Номенклатура дел». Заголовок содержит год действия: «на 20_г.» Текст

номенклатуры представлен в табличном виде. Таблица имеет пять граф.

«Индекс дела». В графе указываются код структурного подразделения или направление деятельности, и номер дела, например 01-10.

«Заголовок дела».

«Количество томов дела». Графа заполняется в конце года. Если объем дела превысил 250 листов, заводят следующий том с тем же заголовком.

В следующей графе указываются срок хранения документов дела и соответствующая статья по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения». Например: «Постоянно», ст. 19а.

В графу «Примечания» включают сведения об ответственном за формирование дела лице, о передаче дела в архив или другую организацию (структурное подразделение) и др.

После таблицы делается дифференцированная итоговая запись о количестве заведенных дел.

Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ и согласовывается с архивом организации, ведомственным или государственным архивом. Утверждается руководителем организации.

Сама номенклатура дел имеет постоянный срок хранения. Копии утвержденной номенклатуры дел (или ее разделы) передаются в работу структурных подразделений. При возникновении необходимости завести новое дело, готовится дополнение к номенклатуре, содержащее сведения об индексе и заголовке заводимого дела. Открытый принцип индексации дел предусматривает возможности индексировать вновь формируемые дела.

Ниже приводится фрагмент номенклатуры дел, созданной по направлениям деятельности.

(Наименование вышестоящей организации) (Наименование организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации

(Подпись, расшифровка подписи)

«_»_20... Г.

Место составления_

На_год

Индекс

дела

Заголовок дела

Количество томов дела

Срок хранения дела и № статьи по перечню

Примечание

01. Организация управления

01-01

Учредительные документы организации

Постоянно; ст. 46

01-02

Штатное расписание

Постоянно; ст. 46а

01-03

Должностные

инструкции

работников

2

3 года после замены новыми; ст. 56

01-04

Распоряжения администрации округа. Копии

До минования надобности; ст. 66

01-05

Приказы по основной деятельности

Постоянно; ст. 20а

Индекс

дела

Заголовок дела

Количество томов дела

Срок хранения дела и № статьи по перечню

Примечание

01-06

Приказы

по административно-

хозяйственной

деятельности

5 лет; ст. 16г

01-07

Документы ревизий организации (справки, акты, протоколы)

Постоянно; ст. 28а

Рассмотрим фрагмент раздела номенклатуры дел, построенной по структурным подразделениям.

Индекс

дела

Заголовок дела

Количество томов дела

Срок хранения дела и № статьи по перечню

Примечание

10. Отдел рекламы и маркетинга

10-01

Положение об отделе

Постоянно; ст. 46в

10-02

Должностные

инструкции

сотрудников

3 года после замены новыми; ст. 56

10-03

Приказы руководства по деятельности отдела. Копии

До минования надобности; ст. 66

10-04

Распоряжения начальника отдела

5 лет; ст. 6в

10-05

Планы работ (годовой, проектные) на 20... г.

3 года; ст. 179а

10-06

Договоры с заказчиками

3 года; ст. 337

10-07

Отчеты работников по договорной деятельности за 20... г.

5 лет; ст. ЗООг

10-08

Переписка по выполнению проектов

3 года; ст. 1027

10-09

Служебные записки

3 года; ст. 402

Индекс

дела

Заголовок дела

Количество томов дела

Срок хранения дела и № статьи по перечню

Примечание

10-10

Нормативы расчета стоимости размещения рекламы (на 1-е полугодие 20... г.)

3 года после

замены

новыми

Перечислим некоторые общие правила формирования дел.

  • 1. В дело подшивают только исполненные документы.
  • 2. В дело помещают только один экземпляр документа: оригинал или копию. Черновики, проекты документа, как правило, в дела не подшивают.
  • 3. Документы постоянного и временного хранения требуется размещать в разные дела.
  • 4. В дело группируют дела текущего года (для учебных заведений текущий год — учебный). Исключение: личные дела сотрудников и переходящие дела.
  • 5. Если приложения к распорядительным документам имеют большие объемы, целесообразно сформировать самостоятельное дело для приложений. Его заголовок начинается словом «Документы», а заканчивается указанием в скобках видов документов дела. Например: «Документы к решениям методического совета (справки, доклады, списки) за 2009 г.».
  • 6. Объем дела не должен превышать 250 бумажных листов. При превышении заводят второй том дела с таким же точно заголовком.
  • 7. Документы с грифом ограничения доступа подшивают в отдельные дела, даже если по признакам заведения дел документы совпадают с документами общего доступа.
  • 8. При соблюдении перечисленных требований и правил при формировании дел следует исходить из удобства поиска нужных документов.

Предусмотрена процедура выдачи документов из дел. На место документа закладывают лист-заместитель, на котором содержатся сведения: какой документ (вид, заголовок, индекс, дата) кому и когда выдан. Лист-заместитель удобно сделать в виде таблицы. Бывает, что все дело передается в работу. На место дела помещают карту-заместитель, в которой указывают индекс дела, кому выдано, когда и роспись в получении.

Бывает, что документы затребованы не в работу, а компетентными органами (прокуратура, налоговая служба). Эта процедура называется изъятие, проводится по письменному запросу, при этом в деле оставляют заверенную копию каждого изъятого документа.

В настоящее время в условиях внедрения систем электронного документооборота номенклатура дел приобрела помимо основного статуса статус системного справочника. При этом номенклатура дел приобретает новые информационные характеристики и становится более активным инструментом управления документооборотом. Номенклатура как системный справочник имеет свою технологию ведения. Расширяется круг разработчиков номенклатуры за счет специалистов, инсталлирующих систему. Обеспечивается взаимоувязка индексов номенклатуры с другими классификаторами (справочник структурных подразделений, справочник организаций — корреспондентов, справочник видов доставки документов).

При создании номенклатуры как системного справочника может измениться процедура формирования заголовков дел. Вместо одного развернутого предложения, удобнее использовать заголовки, состоящие из нескольких назывных предложений. Например: вместо заголовка «Переписка с филиалами Восточного округа по вопросу комплектования оргтехникой» заголовок может выглядеть следующим образом: «Переписка. Филиалы Восточного округа. Комплектование оргтехникой».

Следует включать в номенклатуру и электронные документы, твердые копии которых целесообразно подшивать в дела с соответствующими заголовками. В рамках СЭД составление и ведение номенклатуры дел может быть упрощено возможностью автоматической маршрутизации проекта номенклатуры дел как на стадии ее разработки, так и в процессе обсуждения и включения в нее дополнений и изменений.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>