Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ПРАКТИЧЕСКАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО СЕРВИСА

Документационный сервис в управлении документацией

Работа с документами определяется как создание, использование и хранение документированной информации — полного, точного и достоверного свидетельства управленческой и основной деятельности предприятия, фирмы, организации, корпорации.

Работа с документами включает в себя создание, систематизацию, правовое, нормативное и инструментальное использование, отбор и хранение документов. Каждый из названных этапов может быть детализирован до уровня отдельной технологии и операции.

Согласно международному стандарту ИСО 15489 управление документами — это организационная форма управления документами в целях обеспечения оперативных потребностей бизнеса, требований полномочных органов и ожиданий общества. «Если делопроизводству отводится роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления — вспомогательной функции, то в современных условиях информатизации общества управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента» (Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В.Ларин. — М. : 2002. — С. 148). Программа управления документами должна обеспечивать соблюдение законодательства в информационно-документационной сфере, эффективный контроль за созданием и хранением документов, соблюдение прогрессивной технологии документооборота, сохранность и защиту документов, экспертизу при отборе документов на хранение. Следует обеспечивать интеграцию управления документами с использованием других систем и ресурсов.

Важным фактором управления документацией является ответственность всех специалистов и работников организации, принимающих участие в создании, обработке, использованию и хранению документов. Ряд подразделений и должностных лиц несет персональную ответственность за информационнодокументационные технологии (структуры документационного обеспечения управления, информационные отделы, системные администраторы). Так, службы ИТ отвечают за технические аспекты передачи и хранения электронных документов, за защиту и достоверность данных. Служба ДОУ, или служба управления документами, обеспечивает координацию и систематизацию документационного ресурса, экспертизу ценности, контроль исполнения документов, обучение и переобучение сотрудников организации новым информационным технологиям.

На политику управления документами не влияет форма существования документов. Управление электронными документами — это комплекс мероприятий по обеспечению достоверности, полноты, доступности, сохранности, доказательности. Форма, носитель информации в данном случае вторичен. Первична социальная, управленческая, правовая природа документа, его функциональная роль.

Электронная форма документации требует инновационных решений на уровне технологий обработки, использования, сохранности, доступа, поиска.

Эффективное управление документацией организации требует разработки, принятия и реализации определенной программы, основными составляющими которой должны стать:

  • • принятие в организации политики и стандартов в сфере управления документами;
  • • распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;
  • • установление регламента и процедур обработки документов;
  • • интегрирование процессов управления документами в действующие управленческие системы;
  • • внедрение и администрирование систем электронного документооборота;
  • • предоставление услуг по поиску, использованию документов и сведений;
  • • определение мероприятий по сохранности, доступности а также защите документов от несанкционированного доступа.

Результатом организованной деятельности является полноценный информационно-документационный ресурс со всеми видами выгод: экономической, социальной, культурной. Для организаций, в деятельности которых документопотоки являются основным предметом деятельности (управляющие компании, государственные организации ведомственных и административных систем управления, органы управления корпорациями), управление документами является объективно необходимой функцией реализации основных задач. В силу этого предпринятые меры по инновации документооборота, переход от документационного обеспечения управления к управлению документационным ресурсом обеспечит эффективную деятельность организации, органа управления, а также ведомства, корпорации в целом.

Управление документацией включает в себя создание и администрирование специальной системы, интегрированной с системой управления бизнес-процессами. При этом вопрос автоматизации данной системы не является принципиальным. Под системой управления документацией следует понимать совокупность методов и средств создания, категоризации, распространения, переработки, поиска, хранения и предоставления потребителям требуемой документированной информации в заданной форме, содержании и объеме.

Согласно международному стандарту к процессам управления документацией относятся: включение документов в систему, их регистрация, систематизация, распределение по заинтересованным подразделениям, исполнителям, классификация доступа и защиты, определение сроков хранения, экспертиза ценности документов, контроль движения и использования и исполнения. Названные процессы могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Так, процесс включения электронного документа в систему предусматривает его классификацию, статус доступа, срок хранения.

Процесс включения документа в систему означает соответствие его регламенту и назначению. Для электронных документов это достаточно сложная процедура, поскольку по подсчетам западных специалистов порядка 85% документов, пересылаемых по электронной почте в рамках организации и извне не относятся к категории «официальный документ». Они носят личностный характер, отражают промежуточные проекты, комментарии, мнения сотрудников. К официальным документам относятся документы, создаваемые компетентным автором (организацией или должностным лицом) или получаемые от такового в процессе деятельности, свидетельствующие о выполнении функций, действий или принятия решений. В силу значительных объемов материалов, пересылаемых электронной почтой, задача выделения среди них собственно документов не имеет простого централизованного решения. Усложняется данная процедура нормативным барьером по признанию юридической силы электронных документов. Требуется правовая проработка и законодательное закрепление статуса электронного документа, отличие его от других видов электронных материалов: данных, сообщений, справочных сведений, копий.

Следующий процесс — регистрация — обеспечивает доказательство существования документа и его поиск по ряду многоаспектных параметров. В зависимости от компетенции и уровня системы управления документами регистрация может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Классификация документа заключается в установлении его соответствия функциональной деятельности менеджмента, подразделений и специалистов, а также систематизации документов по тематическому, корреспондентскому, предметновидовому, форматному и другим признакам. Для проведения классификации необходимо создать целый набор специальных средств, предусматривающих перечисленные признаки. Основным классификатором является номенклатура дел. Дополнительным разделом должен быть раздел о форме существования документа (на бумажном носителе, на электронном). При этом электронные документы должны встраиваться в технологии их обработки без исключительности, присущей современному подходу к электронным версиям. Подход отличается бессистемностью, бесперспективностью сохранения и дальнейшего использования.

Вопросы сохранности веб-сайтов, рабочих баз данных организации также относятся к проблеме документирования деятельности. Вопросы усложняются отсутствием теоретической проработки и относительно малым практическим опытом организаций в этом вопросе. Так, например, все ли элементы сайта (его наполнение) являются документами? Как часто следует обновлять сайт и следует ли при этом пытаться сохранить предыдущую версию? Довольно часто неоднозначно решается элементарный вопрос об ответственности за ведение сайта организации. Подобные проблемы сохранности баз данных также требуют своего теоретического и практического обоснования. В частности, все ли эксплуатируемые в организации базы данных обладают ценностью? Что подлежит хранению: отчеты, сделанные на основании баз, моментальные снимки баз данных, информация, содержащаяся в отдельных полях, вся база данных?

Важной проблемой является проблема архивного хранения документов. Режимы экономии средств многих предприятий подчас приводят к полному игнорированию не только процедур архивного хранения, но и самого архива организации. Структурные подразделения вынуждены в качестве непопулярной меры на свой страх и риск избавляться от накопленных документов.

В целом, состав документации по управлению документами должен включать в себя:

  • • руководство по управлению документами, в котором описывается политика, цели и пути их достижения в области управления документированной информацией;
  • • порядок, положения о документированных процедурах;
  • • регламенты осуществления документированных процедур, их фиксации;
  • • наборы форм и классификаторов, однозначно определяющих те или иные признаки документов и документационнокоммуникационной деятельности организации.

Классификаторы имеют большое значение для деятельности по управлению документацией, поскольку они позволяют организовывать, описывать, связывать между собой и различать документы, обеспечивать доступ, поиск, использование и распространение документов. Определенную сложность имеет разработка классификатора управленческой деятельности. Он строится в иерархической последовательности и взаимосвязи целей, функций, видов деятельности, технологий и операций. При этом учитываются функциональные обязанности, полномочия и роли сотрудников, руководителей, структурных подразделений в целом.

Отдельным, но взаимосвязанным с основным классификатором является классификатор защиты документов от несанкционированного доступа. Важное практическое значение при управлении документами имеет разработанная в организации номенклатура дел. При ее разработке учитывают регламентированные перечни документов с указанием сроков их хранения. Следующее мероприятие, обеспечивающее «чистку» документационного ресурса — экспертиза ценности документов, которую проводит комиссия компетентных сотрудников, руководствуясь перечнем, номенклатурой дел, а также опытом работы в сфере управления документацией.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>