Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Документационный сервис в процессах разработки, принятия и реализации управленческих решений

Одним из основных этапов процесса управления является разработка, принятие и реализация управленческого решения. Трудно переоценить важность этого вида управленческой деятельности, который предопределяет качество и эффективность всей деятельности организации. Проблематика разработки управленческого решения широка. Поэтому в рамках настоящего пособия ограничимся определением роли и функций документированной информации в процессе разработки, принятия и реализации управленческого решения.

Формулировка проблемы и путей ее решения должна соответствовать уровню компетенции руководящего органа, должна быть сконцентрирована на том уровне управленческой иерархии, где для этого имеются полномочия. Решающую роль играет организационная и распорядительная документация (устав, положение, должностная инструкция, приказ о распределении полномочий между руководителями и заместителями, приказ о делегировании полномочий). В развитие темы полномочий в принятии решения следует учесть действующие в организации принципы единоначалия и (или) коллегиальности управляющей системы. Довольно часто в организации создается коллективный орган управления, полномочный принимать важные управленческие решения на основе коллегиальности.

Процедура принятия решений на основе коллегиальности позволяет выдвинуть и обсудить необходимое управленческое решение. При этом ход обсуждения вопроса фиксируется в протоколе. Для повышения эффективности процессов коллегиального принятия решений готовят план работы коллегиального органа, проводят предварительную подготовку путем оповещения членов о повестке дня готовящегося заседания. Назначают лицо или рабочую группу, ответственных за проработку принимаемого решения. Документационное обеспечение деятельности коллегиального органа в значительной степени снижает риск принятия неподготовленного или неадекватного управленческого решения.

Эффективность коллегиального обсуждения и разработки решений заключается также в комплексности и оперативности этого процесса. На заседаниях, как правило, принимается целый ряд решений, процесс обсуждения ведется очень плотно, насыщено, информационное обоснование решений представляется сжато и конструктивно. Принятие решения проводится на основе голосования. Принятые решения со способом их реализации путем назначения исполнителей и сроков исполнения оформляются соответствующим распорядительным документом: решением или постановлением, имеющим юридическую силу. Отлаженная функция контроля исполнения данных документов способствует своевременной реализации принятых решений. Протоколирование хода обсуждения и принятия решений обеспечивает ответственность отдельных членов органа за принятое решение.

Решения, формально принимаемые на принципах единоначалия, на самом деле тоже продукт коллективной деятельности. Об этом свидетельствует практика визирования компетентными должностными лицами проектов, принимаемых руководителем решений. Азбучные истины документирования информации гласят, что приказ руководителя организации, действующей на основе единоначалия, основной документ, оформляющий принятое решение и процедуру его реализации. Приказы в значительной доле представляют собой устоявшуюся практику принятия управленческого решения в типовых, повторяющихся процедурах. Создание полноценного инструктивного материала по оформлению типовых приказов снимает значительную напряженность при принятии решений.

Важное значение имеет определение полномочий подчиненных выдвигать проекты будущих управленческих решений руководства. Выдвигать проекты могут заместители руководителя, начальники и ведущие специалисты структурных подразделений или проектов как основных, так и вспомогательных. Не менее важно разработать и закрепить документально полномочия данного крута лиц, быть причастными к разработке управленческого решения в силу тематических, функциональных, уровневых разграничений полномочий. Их участие в разработке и обсуждении принимаемого решения документально фиксируется в процедуре согласования документа, оформляющего решение.

Кроме того, ряд управленческих решений и порядок их принятия диктуется внешней средой, к примеру, распоряжениями вышестоящих организаций или органов управления, или обращениями компетентных органов государственного, регионального или муниципального аппаратов управления. Многие управленческие решения принимаются на основе законных требований клиентов, работников организации, других физических лиц или сторонних организаций.

Законность требований устанавливается на основе компетенции должностного лица или органа в конкретном случае и документальных подтверждений и обоснований требований. Чаще всего в роли документального обоснования выступают заявление, письмо, служебная записка. Порядок в оперативной и системной работе с данной документацией позволяет свести к минимуму усилия по принятию и выполнению управленческого решения.

Достаточно важная, но подчас, упускаемая руководителями процедура обеспечения контрольной функции за сроками и характером реализации принимаемых решений также лежит в сфере возможностей документационного сервиса. Данная функция может быть реализована сотрудниками службы ДОУ или информационного отдела как в традиционном, так и в автоматизированном режиме. Недооценка этой функции довольно быстро приводит к снижению эффективности управленческих решений, так как снижается доля реализованных решений, возникает чувство безнаказанности у исполнителей и чувство охлаждения у разработчиков решений.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>