Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Заключение

В заключение еще раз подчеркнем актуальность проблематики документационного сервиса в современных условиях стратегической значимости информационного ресурса. Документация как информационно-коммуникационная составляющая процессов управления деятельностью требует активного и многоаспектного ее использования в таких сферах, как принятие управленческих решений, организационное проектирование, управление качеством. Управление документными ресурсами — не самоцель, а способ повышения эффективности управленческой деятельности.

Возрастающее значение приобретают задачи регламентации государственного и ведомственного хранения информации и документации на различных носителях. Эти вопросы до сих пор решаются эмпирически в отдельных ведомствах и корпорациях и не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет об электронном документообороте, неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывают серьезную озабоченность.

Нерешенность, в частности, вопросов юридической силы электронных документов препятствует межведомственному и общегосударственному документообороту, вопросам хранения и защиты документированной информации. Комплекс проблем по электронному документированию заслуживает выделения в важнейшую исследовательскую проблему современности. В рамках этого комплекса важную роль играет многоаспектная проблема защиты документированной информации и не менее сложная проблема организации хранения документированной информации в условиях электронного документооборота.

В организационной структуре управления документацией прослеживается как отраслевой (ведомственный), так и территориальный (общегосударственный, субъектов РФ, муниципальный) принцип. Создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, программ, правовых актов федеральных органов исполнительной власти и субъектов Российской Федерации, государственных стандартов, унифицированных систем документации, общероссийских классификаторов, локальных актов организаций. Тем не менее, серьезной доработки нормативной базы требуют современные информационные технологии и значительные организационные изменения общественных структур.

Следует обратить серьезное внимание на тенденцию многих стран мира в создании национальных стандартов по управлению и хранению деловой документации, гармонизированных с международным стандартом ИСО 15489—2001. Заметную роль в разработке глобальной информационной политики играет Международная федерация по информации и документации, Международный совет архивов, Международный совет по управлению документацией.

В России координирующим центром выступает Федеральное архивное агентство (Росархив), его ведущее научное учреждение Всероссийский государственный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Специалисты отмечают слабую поддержку качественного управления документами и архивами как в государственном, так и в коммерческом секторах экономики, недооценку важности документированного информационного ресурса как инновационного средства повышения конкурентоспособности во многих секторах жизнедеятельности общества.

Особенно актуальным направлением документационного сервиса следует считать внедрение систем электронного документооборота. В ближайшее время с помощью СЭД сотрудники организаций освободятся от рутинных процедур документирования деятельности. Больше рабочего времени можно будет уделять аналитической и творческой работе, что предопределит появление нового направления менеджмента, а именно, управление знаниями. Оно будет базироваться на управлении информационными ресурсами, которое объединит в себе управление данными и управление документами.

К этому времени сформируются принципы создания основной единицы административного производства — документа, и будут выработаны единицы измерения ценности и качества этого информационного объекта. Для оптимизации работы с электронными документами необходимо установить единые требования к метаданным и форматам электронных управленческих документов, обработке, использованию и хранению разных видов электронной документации в общем информационном пространстве.

Важным аспектом документационного сервиса является оптимизация документопотоков, документооборота и собственно структуры документационного обеспечения. Известно, что если имеется беспорядок в ведении бумажной документации, то при узком технократическом подходе к проблеме этот беспорядок перекочует и в электронный документооборот. Не случайно специалисты отмечают важность социальной и организационной составляющей проблемы формирования информационно-документационного ресурса.

Документационный сервис может принимать разные организационные формы предоставления интеллектуальных услуг. Важно соблюдать комплексный подход к их реализации. Процессы информационно-документационного обеспечения деятельности, повышение эффективности управленческих процессов через системы управления качеством, результативность принимаемых управленческих решений, рациональное построение организационной структуры — это разные стороны одной медали.

Перед документационным сервисом помимо проанализированных в учебном пособии стоят не менее актуальные проблемы организации и технологии защиты документированной информации, обработки и хранения электронных документов в единой логике, экспертизы ценности документов, эффективного использования накопленного коллективного знания, в частности посредством экспертных систем и другие проблемы.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>