Полная версия

Главная arrow Информатика arrow ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Представления папки Календарь.

Элементы папки Мои календари имеют представления День (рис. 5.50), Неделя (рис. 5.51), Рабочая неделя, Месяц (рис. 5.52). Представление День имеет очень привычный вид для тех, кто работает с традиционными органайзерами. Встреча Outlook в этом представлении определена временем начала, содержанием и длительностью. Календари в левой части экрана позволяют осуществлять выбор дня. Интересной является возможность работы мышью. Вы можете, потянув за верхнюю или нижнюю грань Встречи, изменить ее длительность. Если вы щелкните слева от Встречи и обозначите ее как графический объект, то вы сможете переместить ее в пределах текущего дня. Можно также изменить число Встречи, перетащив ее на нужное число в области Календаря.

Стандартное представление День папки Мои календари

Рис. 5.50. Стандартное представление День папки Мои календари

Стандартное представление Неделя папки Мои календари

Рис. 5.51. Стандартное представление Неделя папки Мои календари

Стандартное представление Месяц папки Мои календари

Рис. 5.52. Стандартное представление Месяц папки Мои календари

Часто удобно, работая с элементами папки Календарь, иметь перед собой список Задач. Это просто необходимо, когда приходит время трансформировать Задачу во Встречу. Делается это простым перетаскиванием соответствующей Задачи в рабочую область Встречи. В течение дня можно не раз обращаться к представлению День. Но начинать рабочий день и заканчивать его целесообразно с представления Неделя, чтобы иметь возможность оценить то, что предстоит сделать, и то, что сделано в контексте перспективы списка дел на неделю.

С этой же точки зрения полезно в конце недели посмотреть список дел на следующую неделю, также оценить этот список в контексте списка дел на месяц.

Несмотря на наличие мобильных устройств, до сих пор широко используются печатные версии представлений на неделю и на месяц. Причем в представлении Месяц целесообразно отображать не календарный месяц, но следующие четыре недели.

Полезные приемы работы с Календарем. При работе с папкой Календарь нет понятия вложенной папки, но есть понятие дополнительного календаря. Создается дополнительный календарь так же, как вложенная папка, с помощью контекстного меню. Для чего нужны дополнительные Календари? Если все, что представляет для вас интерес во временной области, помещать в один Календарь — он окажется перегруженным. Например, вас интересует передача «Час с Михаилом Делягиным». С одной стороны, для вас не обязательно посмотреть эту передачу. А с другой стороны, она имеет строго определенные временные рамки. В таких случаях будет удобным создать дополнительный календарь с именем, например ТВ, и если ваш график работы позволит вам несколько отвлечься от основных дел, то вы откроете папку ТВ. Кроме того, если в вашем подразделении есть сотрудники с общими интересами, то полезным будет сделать этот календарь доступным для других.

Работа с несколькими календарями. При работе с несколькими календарями имеет смысл только представление День. Важно убедиться в том, что в конкретный день отсутствуют накладки, что мероприятия различных календарей совместимы. Для создания еще одного Календаря необходимо просто вызвать контекстное меню и создать папку: можно по каждому из проектов создавать свой календарь.

Напоминания. Outlook избавит вас от многих проблем и неловких ситуаций, если вы при создании Контактов указываете на вкладке Подробности день рождения адресата. Это приводит автоматически к созданию соответствующего Оповещения. При систематической работе с приложением, при поддержании данных в актуальном состоянии, вы никогда ничего не забудете. Outlook не позволит вам этого сделать. Outlook также напомнит о предстоящих встречах — нужно только правильно настраивать элементы Встреча (рис. 5.53).

Окно Напоминаний

Рис. 5.53. Окно Напоминаний

Пользователь имеет возможность задать повторение напоминания. Но делать это нужно осознанно, иначе Outlook может вызвать раздражение, по умолчанию повторяя напоминание каждые 5 минут.

Отправка и публикация Встреч и Календарей. Ваш календарь может представлять интерес для других людей, а вас могут интересовать календари других людей. Вы можете переслать информацию о ваших Встречах и Календарях, наведя мышь на соответствующий объект и вызвав контекстное меню (рис. 5.54).

Приглашение участников Встречи

Рис. 5.54. Приглашение участников Встречи

Вы также можете добавить свои Календари, а также те, к которым вам предоставили доступ ваши коллеги (рис. 5.55).

Добавление Календарей

Рис. 5.55. Добавление Календарей

Следует подчеркнуть, что ваши партнеры по-разному будут реагировать на информацию о ваших планах. Предоставление доступа говорит о доверии. Но если вы хотите, чтобы человек принял участие в той или иной встрече, то лучше сделать соответствующее сообщение по электронной почте.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>