Подготовка и проведение специальных мероприятий

Специальные PR-мероприятия представляют собой большую группу PR-акций и внутрикорпоративных событий для информирования персонала организации. Нередко к специальным мероприятиям привлекаются смежные целевые группы, от которых в значительной степени зависят успешная хозяйственная деятельность, комфортные условия на рынке и финансовое благополучие компании: акционеры, инвесторы, поставщики, представители профессиональных и отраслевых ассоциаций и объединений. Эти мероприятия – важная часть общей корпоративной политики компании, поэтому регулярность их проведения тщательно соблюдается.

К специальным PR-мероприятиям относятся:

  • – публичные выступления руководителя организации (например, ежегодные отчеты);
  • – деловые беседы с персоналом (например, "круглый стол");
  • – выборы руководящего состава;
  • – конкурс "Лучший по профессии";
  • – день рождения компании;
  • – акции "Горячая линия" и др.

Главные цели специальных PR-мероприятий следующие.

  • 1. Создание духа единой и сплоченной команды профессионалов.
  • 2. Укрепление кадрового состава, поиск и выявление талантливых сотрудников.
  • 3. Предотвращение текучести персонала и конфликтных ситуаций в коллективе.
  • 4. Развитие у сотрудников чувства корпоративной гордости за компанию.
  • 5. Дальнейшее развитие корпоративной культуры.
  • 6. Повышение производительности труда персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

Рассмотрим указанные специальные PR-мероприятия.

Публичные выступления руководителя организации – важная часть PR. Обязательным условием данных выступлений является двусторонняя связь с элементами критики. Главная цель выступления руководителя заключается в том, чтобы персонал ощущал свою принадлежность к общему делу компании и был носителем ее идей и ценностей.

Подготовка проведения публичного выступления руководителя компании включает в себя:

  • – подготовку текста выступления (отчета) руководителя в виде презентации;
  • – выбор места проведения мероприятия (наличие в этом помещении хорошего звука, освещенности, удобной мебели и т.д.);
  • – оповещение персонала компании не позднее 4–5 дней до даты проведения мероприятия;
  • – определение ведущего мероприятия (лучше, если это будет PR-специалист);
  • – подготовка раздаточного материала (но мере необходимости);
  • – приглашение фотографа или подготовка к видеозаписи;
  • – продумывание возможных вопросов и подготовка ответов.

Важная часть подготовки к выступлению заключается в работе над текстом PR-специалиста. Определенной силой внушения обладают факты, цифры, иллюстрации. Весь отчет должен состоять из нескольких разделов. Их желательно заканчивать выводами или основной мыслью этого раздела. При подготовке к выступлению необходимо учитывать количество слушателей. В большой аудитории не стоит вести дискуссию, так как часть аудитории, которая невнимательна, может повлиять на общий настрой. В маленькой аудитории даже желательно установить контакт со слушателями. Можно поделиться с аудиторией собственными размышлениями и ошибками, а затем объяснить, как они были разрешены. Это обычно позволяет преодолеть сдержанность и предвзятость слушателей, заведомо настроенных критически. Большое значение для выступления имеют такие элементы, как жесты, голос, дикция, манера поведения.

Деловые беседы с персоналом организации могут проходить в форме проведения "круглого стола", что способствует обсуждению глобальных вопросов. "Круглый стол" – одна из форм обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Главная идея "круглого стола" – равенство всех участников. Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее, что дает возможность участникам обсуждения подготовить цифры, факты, аргументы. Число участников может составлять от 6 до 14 человек. Перед каждым участником должны стоять таблички с именем, что облегчит процесс общения. Работу "круглого стола" организует модератор (ведущий). Модератор объявляет регламент выступлений, предлагает последовательность обсуждаемых вопросов, корректирует ход дискуссии.

Руководитель компании может вести беседу с отдельными работниками. Практика выработала следующие правила ведения бесед руководителя с подчиненными, соблюдение которых поможет формированию корпоративной культуры.

  • 7. Заранее составить план беседы и наметить ее продолжительность.
  • 8. Выяснить до начала беседы интересы этого работника.
  • 9. Создать перед началом беседы атмосферу взаимного доверия.
  • 10. Придерживаться от начала до конца беседы намеченной темы.
  • 11. Зафиксировать полученную информацию в краткой форме.
  • 12. Подвести беседу к концу после достижения намеченной цели.

Для общения с персоналом многие компании, имеющие сеть филиалов, применяют систему корпоративных видеоконференций.

Выборы руководящего состава осуществляются в соответствии с Уставом организации на собрании трудового коллектива (конференции). В процедуре подготовки и проведения выборов руководящего состава компании предусматривается:

  • – утверждение даты проведения общего собрания (конференции) по выборам;
  • – создание комиссии по выборам;
  • – утверждение Положения и формы бюллетеня по выборам (выборы проводятся путем тайного голосования);
  • – утверждение порядка выдвижения кандидатур на выборную должность и сроков их представления в комиссию;
  • – утверждение нормы представительства, порядка и сроков выборов делегатов на конференцию.

В соответствии с указанной процедурой PR-специалистом разрабатывается сценарный план проведения выборов руководителя и проводится подготовительная работа по организации выборов.

Конкурс "Лучший по профессии" проводится как в компаниях, так и на отраслевом и региональном уровнях.

Для проведения такого конкурса необходимо разработать Положение, в котором, исходя из финансовых возможностей организации, определить порядок проведения и награды победителям.

Например, В ОАО "Международный аэропорт Шеремтьево" основными целями конкурса "Лучший по профессии" является повышение уровня профессионального мастерства и качества работы сотрудников, обмен и распространение передового опыта лучших специалистов, формирование положительного общественного мнения в отношении профессий, представленных в аэропорте, удержание молодежи.

Конкурс состоит из двух этапов: теоретического – для него заранее составляются билеты по специфике деятельности, требованиям должностной инструкции, функциям подразделения; и практического – участники демонстрируют определенные технологии работы, поведение во внештатных ситуациях (пожарные и спасатели при имитированном возгорании самолета спасают пассажиров, инспекторы режимно-охранной службы осматривают автомобили и сотрудников, пересекающих КПП, берут под охрану воздушные суда и т.д.).

Каждый раз в конкурсе принимают участие разные специалисты, но диспетчеры по организации пассажирских перевозок участвуют ежегодно, поскольку представляют одну из основных профессий в аэропорту и являются "лицом" компании. Мероприятие завершается праздником: победителям вручают серебряные нагрудные знаки, почетные грамоты "Лучший по профессии", денежные премии в размере оклада, а также памятные подарки.

День рождения компании – одно из самых популярных PR-мероприятий среди персонала многих организаций. Его формальная цель – торжественно отпраздновать годовщину создания компании, а неформальная – дать возможность сотрудникам всех уровней поближе познакомиться и пообщаться друг с другом в неофициальной свободной от делового ритма обстановке, что крайне сложно осуществить в условиях рабочего времени. Такая свободная обстановка помогает PR-сотрудникам узнать о проблемах, интересах и пожеланиях персонала по созданию более благоприятного рабочего климата в организации. Все корпоративные праздники могут быть мощным инструментом, способным сплотить коллектив.

Программа корпоративных праздников обычно незатейлива: различные конкурсы, спортивные состязания, чествование передовиков, лотереи, вручение подарков и призов, концерт (самодеятельный или приглашение артистов) и праздничный банкет.

Среди праздников, отмечаемых в компаниях, особое место занимает Новый год. Окончание года предполагает подведение итогов работы, награждение персонала подразделений и конкурсы, а также планирование работы на следующий год. Чтобы праздник стал действительно PR-акцией, через все поздравления, награждения, конкурсы должна проходить одна основная мысль, что те, кто собрался на праздник, – отличный коллектив, сильная и перспективная команда.

Акция "Горячая линия" создается PR-отделом (специалистом) для персонала организации с целью своевременного выявления и решения возникающих внутри коллектива проблем или вопросов. Функционирование линии может осуществляться через телефонную сеть, через внутреннюю корпоративную электронную сеть или внешнюю электронную почтовую сеть. Проводится такая акция по мере необходимости либо по утвержденному плану.

Эта форма внутрикорпоративного общения наиболее эффективна в больших коллективах, особенно если у компании обширная филиальная сеть в разных регионах. Ее нередко называют "предохранительным клапаном", помогающим наладить внутрифирменный конструктивный диалог и обмен мнениями и избегать кризисных ситуаций в кадровых вопросах за счет постоянно действующей обратной связи.

PR-специалист, ответственный за проведение мероприятия, должен разработать детальный сценарный план подготовки и проведения любого мероприятия. По завершении мероприятия составляется итоговый отчет, по результатам которого проводится оценка эффективности проведенного мероприятия. Результаты мероприятий следует разместить в корпоративной печати или на сайте компании.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >