Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Виды и типы сокращений

Существует два вида сокращений: лексические и графические.

Лексические сокращения (аббревиатуры) – это сложносокращенные слова, которые образуются из слов и словосочетаний путем удаления части составляющих их букв или частей слов. Лексические сокращения функционируют в речи как самостоятельные слова и не требуют расшифровки при чтении.

Типы лексических сокращений:

  • • инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв или звуков слов: МГУ, СНГ, КБ – произносятся буквы; ГОСТ, вуз, ВАК – произносятся звуки;
  • • слоговые сокращения – сокращения, образованные из слогов слов: Мосжилстрой, совхоз, спецназ, Росспецстрой;
  • • частичносокращенные – сокращения, образованные из части слова и полного слова: хозрасчет, Минатом, рембаза, Мосгоркомспорт;
  • • усечения – сокращения, образованные из начальной части слова: зам., зав., спец.;
  • • телескопические сокращения – сокращения, образованные из начала и конца слов: бионика – биология и электроника; мопед – моторизованный велосипед;
  • • смешанные сокращения – сокращения, образованные разными способами: ВНИИторгмаш, МосгорБТИ.

Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами (ООН, МЧС, ООО).

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

  • • прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИДа, ВАКу, ГУМа и др.);
  • • строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (главбух, завхоз, совхоз, зампред, вуз, загс и др.).

Графические сокращения – сокращенные обозначения слов, применяемые только на письме. Графические сокращения не функционируют в речи как самостоятельные слова, они требуют расшифровки при чтении.

Типы графических сокращений:

  • • точечные: и.о. – исполняющий обязанности; г. – год; гр. гражданин; кв. – квартира; проф. – профессор; гл. ред. – главный редактор; см. – смотри;
  • • дефисные: ип-т – институт; р-н – район; ф-ка – фабрика;
  • • косолинейные: п/о – почтовое отделение; в/с – высший сорт; об/мин – оборотов в минуту;
  • • нулевые (без точек): врио – временно исполняющий обязанности; млн – миллион; кг – килограмм; м – метр;
  • • комбинированные: чл.-корр. – член-корреспондент; с. х-во – сельское хозяйство; ж.-д. – железнодорожный.

Правила правописания графических сокращений в документах:

  • 1) сокращения не должны оканчиваться на гласную;
  • 2) сокращения, как правило, во множественном числе не удваиваются: л. – листы, руб. – рубли, с. – страницы, тыс. – тысячи, cm. – статьи, табл. – таблицы;
  • 3) сокращения в исключительных случаях во множественном числе удваиваются (между буквами точка не ставится): вв. – века, гг. – годы, тт. – тома, пп. – пункты;
  • 4) сокращения сохраняют удвоенные согласные: дисс. – диссертация, илл. – иллюстрация, долл. – доллар, асе. – ассистент;
  • 5) сокращенные единицы измерения пишутся без точки: г – грамм, га гектар, м – метр, мм – миллиметр, с – секунда, ч – час, мин – минута, г – год (в значении сколько, а не когда);
  • 6) сокращения: т.д., т.п., и пр., и др. употребляются только в конце предложения;
  • 7) сокращаются слова-ссылки, стоящие перед цифрой: т. 2 – том 2, вып. 1 – выпуск 1, изд. 3 – издание 3, с. 20 – страница 20, рис. 5 – рисунок 5, гл. 6 – глава 6.

Правила написания дат и календарных сроков в документах.

  • 1. Слово "год" в единственном числе:
    • 5 декабря 2014 г.;
    • в декабре 2014 г.;
    • в первом полугодии 2014 г.;
    • в первом квартале 2014 г.;
    • за 11 месяцев 2014 года;
    • в 2014 году;
    • бюджет на 2014 год;
    • с 2008 по 2014 год;
    • в зимний период 2014/2015 года;
    • 2014/2015 учебный год.
  • 2. Слова "год" и "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия:
    • • слово "год" пишется полностью, если обозначение даты в тексте состоит только из года;
    • • слово "год" опускается в следующих случаях:
      • – при цифровом обозначении даты: 02.12.2014,
      • – при обозначении на титульном листе: Москва – 2014,
      • – при обозначении названия в кавычках: "Год русского языка – 2007",
      • – при обозначении даты в круглых скобках: даты жизни, даты написания произведения и др.
    • 3. Слово "год" во множественном числе:
    • в 2014-2015 годах,
    • в 50–60 годах,
    • в 90-х годах;
    • за 80–90 годы;
    • в перестроечные годы.
  • 4. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День города Москвы, День российской печати.

Однако – День Победы, Рождество Христово (второе слово пишется с прописной буквы, так как оно является значимым).

5. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения, например: 8 Марта.

В текстах документов существуют определенные правила написании чисел. Для написания чисел используются следующие формы:

  • • буквенная (пять компьютеров);
  • • цифровая (15 печатных листов);
  • • буквенно-цифровая (120 тысяч рублей).
  • 1. Буквенная форма чисел используется:
    • • при написании названий мероприятий. Например: проведение Третьего Пасхального фестиваля в городе Москве;
    • • при написании однозначных целых чисел (не при единицах физических величин или денежных единицах). Например: за шесть месяцев 2014 года;
    • • при написании существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные. Например: отмечать шестидесятилетие (сущ.), назначить трехмесячный срок (прил.);
    • • при написании числительного в начале предложения. Например: двадцать пять слушателей Академии стали участниками конференции.
  • 2. Цифровая форма чисел используется:
    • • при написании многозначных целых или дробных чисел. Например: заказ выполнен за 18 месяцев; получено 0,75 литра;
    • • при написании однозначных чисел, если они образуют сочетания с денежными единицами или различными единицами измерения. Например: начислено 45 600 рублей, составляет 9 тонн;
    • • при написании однозначных чисел в ряду с многозначными. Например: за сериями из 3, 5, 12 упражнений следовали...
  • 3. Буквенно-цифровая форма чисел используется при написании многозначных крупных целых и дробных чисел в сочетании с числительными "тысяча", "миллион", "миллиард" или их сокращениями (тыс., млн, млрд). Например: получено 5 тысяч рублей, израсходовано 12 млн рублей, выделено на строительство 112 млрд рублей.

Названия единиц измерения:

  • • в текстах нормативно-распорядительных документов рекомендуется писать полностью, например: 5 тысяч метров; 6 тонн; 12 квадратных километров;
  • • в таблицах и приложениях – сокращенно, например: 5 тыс. м, 6 т, 12 м2, 60 км3.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>