Организация документооборота в органах внутренних дел

Документооборот служит общим целям делопроизводства, обеспечивая рациональную организацию работы с документацией. В структуре аппарата управления документооборот выступает в качестве средства информационного обмена, являясь при этом элементом коммуникационной деятельности канцелярий и секретариатов.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или уничтожения.

Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении. Общее количество документов, поступающих в организацию или созданных в ней за определенный период, определяет объем документооборота.

В системе органов внутренних дел организация документооборота основывается на требованиях нормативных актов Министерства внутренних дел Российской Федерации. В каждом органе внутренних дел разрабатываются: инструкция по делопроизводству, табель документов, альбом форм документов и номенклатура дел.

Инструкция по делопроизводству устанавливает систему делопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан.

Табель документов включает перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел. При этом запрещается создавать документы, не утвержденные табелем. Новые формы вносятся в табель в строго установленном порядке.

Альбом форм документов разрабатывается на основе табеля документов. Он может быть представлен сборником прошедших унификацию формуляров документов, т. е. образцов применяемых управленческих документов, в которых указано строго определенное расположение реквизитов, а текст приведен к трафаретной, анкетной или табличной форме.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она утверждается начальником органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел является разновидностью управленческого решения, посредством которого обеспечивается система формирования дел и хранения документов. В ней указываются наименование раздела для каждого дела, соответствующее структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел, а также заголовок для каждого дела, в котором раскрываются признаки документов, хранящихся внутри соответствующего дела.

Номенклатура дел основывается на изучении состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности органа внутренних дел. В нее не включаются дела оперативного учета и наблюдательного характера. Для таких, а также для других документов с ограничением доступа (секретных, совершенно секретных и особой важности) составляется Единая номенклатура особой важности.

Табель документов, альбом форм и номенклатура дел относятся к числу нормативно-методических актов, предназначенных для организации документооборота. В настоящее время происходит рост объема различных документов, что приводит к усложнению системы организации документооборота. В этой связи возникает важная задача по сокращению объема документооборота и его организации на научной основе.

В делопроизводстве выработан научный подход к организации и сокращению документооборота. Его основными правилами являются:

  • прямоточность движения документов, предполагающая исключение потерь времени на возвратные движения. Данное правило заключается в разработке схем прохождения основных управленческих документов в структуре органа внутренних дел;
  • ритмичность движения документов, подразумевающая сокращение любых «простоев». Ритмичность обеспечивается обязательным контролем этапов движения документа;
  • единый порядок движения однотипных документов, обеспечиваемый применением табеля форм документов;
  • выполнение стандартных документационных операций над всеми документопотоками, заключающееся в максимальном сокращении инстанций на маршруте движения документов. Оно обеспечивается организацией делопроизводства в соответствии с ведомственной инструкцией по делопроизводству.

Ежеквартально по объему документооборота в органах внутренних дел составляются отчеты. Общий объем входящих, исходящих и внутренних документов подсчитывается на основе их учета (регистрации) по всем подразделениям МВВД России. При этом учитывают только оригиналы управленческих документов. Письма граждан, копии и дубликаты документов учету не подлежат. Отчеты по объему документооборота являются предметом анализа в органах внутренних дел (и аппарате министерства) и содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление, а именно:

  • • выявлять закономерности в колебаниях объема основных доку- ментопотоков в структуре органов внутренних дел;
  • • выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов;
  • • оптимизировать маршруты движения документов;
  • • совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки (структуру секретариатов и функции его персонала);
  • • рассчитывать штаты отдельных организационных структур, непосредственно обслуживающих документопотоки.

Для организации документооборота особую роль играет регистрация документов в секретариатах, которая решает в делопроизводстве следующие задачи:

  • • учет документов (присвоение регистрационного номера);
  • • контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех этапов движения документа);
  • • установление срока исполнения документа;
  • • справочная работа по регистрационной базе данных и предоставление информации о зарегистрированных документах.

Организацией контроля над этапами движения документов в структуре органа внутренних дел занимаются секретариаты. В основе такого контроля лежат сроки исполнения документов, которые могут определяться законодательством (например, для заявлений о преступлениях), содержаться в самом документе (например, в распорядительном) либо его назначает руководитель органа внутренних дел в своей резолюции. Отдельные резолюции указывают конкретный срок исполнения. При этом могут указываться резолюции: «Срочно» либо «Незамедлительно» — документ должен быть исполнен в срок не более трех суток; «Оперативно» — означает срок исполнения в течение 10 дней. В целях организации контроля исполнения документов работник секретариата фиксирует в регистрационной форме соответствующую дату контроля. Практика деятельности служб ДОУ свидетельствует, что наиболее четкий и объективный контроль осуществляется при использовании автоматизированной базы данных и специализированного программного обеспечения.

При организации делопроизводства выделяется информация, касающаяся признака документа. Данная информация позволяет хранить документы упорядоченно (систематизировано).

Одним из таких признаков является документопоток, который образуется в процессе движения документа между двумя структурами управления. Это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке объединяются документы разных видов. Общее для них — направление движения документов. Исходя из системы отношений, как правило, выделяют три основных докумен- топотока:

  • 1) исходящие документы — создаются в органе внутренних дел и предназначены для отправки в адрес других органов, организаций, учреждений;
  • 2) входящие документы — приходят на почтовый адрес (по факсу, доставляются нарочным и т. п.) органа внутренних дел;
  • 3) внутренние документы — не предназначены для отправки в другие организации и (или) учреждения. Они служат для решения внутри- организационных вопросов.

Входящие и исходящие документы имеют, как правило, стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения внутренних документов, которые составляют значительный объем документооборота и обычно не имеют постоянных маршрутов движения. Именно внутренние документы более всего нуждаются в значительном сокращении их числа.

На основе документопотоков работники секретариатов (канцелярий) производят регистрацию документов по трем основным формам учета.

Журнальная форма наиболее проста. По этой форме регистрация ведется в хронологическом порядке поступающих документов. Ее недостатком является трудоемкость, а также сложность поиска документа в случае, если не известна дата регистрации;

Картотечная форма основана на ведении специальных контрольных карточек для формирования нескольких картотек: сроковая картотека (по дате регистрации); номинальная картотека (по наименованию документов); справочная картотека (из карточек исполненных документов); Достоинство такой формы — легкость поиска документов по картотекам; недостаток — сравнительно высокая трудоемкость заполнения карточек.

Автоматизированная форма ведется с помощью средств компьютерной техники, которая позволяет связывать в системе управления базами данных (СУБД) регистрационные электронные карточки и соответствующие им полнотекстовые файлы (документы в их электронном виде).

При организации делопроизводства следует учитывать и дополнительные признаки документов. Выделение этих признаков должно производиться в секретариатах оперативно, по реквизитам документа. В противном случае пришлось бы тщательно изучать содержание всех документов, проходящих регистрацию, что крайне снизило бы оперативность делопроизводства. Такой подход позволяет:

  • • идентифицировать каждый документ, т. е. относить его к определенному подразделению либо участку работы;
  • • группировать однотипные документы в дело для хранения;
  • • проводить быстрый поиск любого документа, который зарегистрирован в органе внутренних дел.

Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены и признаки группировки документов в дела. К этим признакам относят:

  • номинальный, предполагающий группировку в одно дело документов одного наименования; например приказов, протоколов, актов и т. д.;
  • хронологический, объединяющий документы одного временного периода; например: планы работы за первое полугодие;
  • предметно-вопросный, предполагающий объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету); например документов по строительству, профессиональной служебной подготовке и др.;
  • авторский, принимающийся за основу, когда в дело объединяются документы одного автора; например работа постоянно действующей комиссии, документы вышестоящего органа, должностного лица .;
  • корреспондентский, основанный на выделении документов по переписке с определенным корреспондентом; например переписка с органом материально-технического снабжения;
  • географический, указывающий на общность документов, соответствующих одному административно-территориальному образованию; например переписка с районными подразделениями;
  • экспертный, указывающий на общий срок хранения документов в одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

Для систематизации документов по делам на практике используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке каждого дела. Например, дело «Приказы начальника УМВД России по Петроградскому району Санкт-Петербурга за 2017 год» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения — экспертный признак.

Соответствие между составом документов, образующихся в процессе управления, и номенклатурой дел ежегодно изучается и анализируется, а выводы по результатам этой работы становятся основой для составления номенклатуры дел на следующий год.

После окончания исполнения документов дела формируются по установленным в секретариатах правилам и по их наименованиям. Основанием для списания документа в дело служит резолюция начальника органа внутренних дел. Сроки хранения дел устанавливаются ведомственным перечнем документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы МВД России. Они исчисляются с 1 января каждого года. Временный срок хранения дел устанавливается до 10 лет включительно. Постоянный срок хранения, как правило, не имеет ограничений.

Хранение документов и дел в текущем делопроизводстве допускается для дел с плановыми и отчетными документами, а также дел с трехлетним сроком хранения документов. Хранение заключается в обеспечении сохранности дел и документов, а для этого дела хранятся в металлических шкафах, и доступ к ним имеют только ответственные за хранение работники секретариата. Информационно-справочная работа дает возможность сотрудникам использовать необходимую для них информацию.

Правила хранения документов, дел, а также бланков документов, печатей и штампов устанавливаются Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел. Например, бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации называются гербовыми бланками, они изготовляются типографией МВД России и являются бланками строгого учета. Их применение допустимо только на бланках МВД России, подписываемых министром или его заместителями.

Текущее хранение дел предусматривает возможность пользования документами как информационно-справочными материалами. До завершения дела (в период его формирования) имеющиеся в нем документы могут изыматься для пользования сотрудниками по соответствующим направлениям деятельности. При этом в карточке учета выдачи носителей сведений проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

После завершения дела (подшивки документов) необходимый документ выдается вместе с делом, на место дела ставится карта-заместитель. Карта-заместитель содержат запись о дате и сотруднике, который взял во временное пользование документ или дело.

По окончании текущего года сформированные и оформленные в установленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел к сдаче в архив — заключительный в цикле движения документов. При информационных центрах МВД, ГУ МВД (УВД) по субъектам Российской Федерации действуют отделы (отделения) специальных фондов (спецфонды), которые осуществляют прием и хранение дел управленческого делопроизводства, а также дела специального делопроизводства.

В подготовке дел к передаче в спецфонд участвуют как работники секретариатов, так и экспертно-проверочной (экспертной) комиссии. Основными задачами таких комиссий являются:

  • 1) экспертиза научной и практической ценности документов, передаваемых в спецфонд (ценность документа отражается в сроке его хранения) ;
  • 2) проверка полноты и правильности систематизации документов в каждом деле (томе);
  • 3) оформление дел в соответствии с требованиями спецфонда.

На оформленные к сдаче в ведомственный спецфонд дела составляются описи, которые служат основным учетным и справочным средством в архивном делопроизводстве. На этом этапе выделяются дела для уничтожения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января очередного года.

Деятельность специальных фондов МВД России регулируется системой законодательных и нормативно-методических документов. Базовыми законодательными актами являются Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; а также ведомственные нормативно-методические акты МВД России.

Для документационного обеспечения управления в органах внутренних дел особую роль имеет системность правового регулирования. Задачи, которые решает делопроизводство в системе МВД России, должны соответствовать, с одной стороны, специфике оперативно-служебной деятельности, а с другой — общим принципам демократии и защиты прав человека в современном обществе. Проведение такой политики в системе органов внутренних дел обеспечивает неукоснительное соблюдение принципов гласности и законности, установленных в Федеральном законе «О полиции». Открытость и доступность информации, содержащейся в ведомственных документах, является одной из конституционных норм и принципиальным положением Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Наряду с этим необходимо исходить из того, что в деятельности органов внутренних дел недопустимо нарушение положений Закона Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне».

Соблюдение данных требований в практической деятельности органов внутренних дел воплощается в задачах, которые призваны решать секретариаты. Эти сложные и ответственные задачи требуют постоянного контроля со стороны руководящего состава органов внутренних дел, в том числе тщательной нормативной регламентации отдельных аспектов работы секретариатов и канцелярий, а также должностных обязанностей работников этих структурных подразделений. Четкое выполнение обязанностей, профессионализм работников секретариатов создают условия для эффективной управленческой деятельности.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >