Речевой этикет в письменном деловом общении юриста

Письменная коммуникация отличается от устной тем, что использование этикетных средств в текстах носит обязательный характер, закрепленный нормативными документами: ГОСТ 6.38—72 «Организационно-распорядительная документация. Единый формуляр-образец», ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основой этикета деловых документов, в частности писем, является нейтральный доброжелательный тон изложения. В тексте должны содержаться только факты. Не допустимы рассуждения по теме той или иной бумаги, любые проявления грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости.

В зависимости от цели в документе могут выражаться эмоциональные настроения: просьба, благодарность и требование. Все они реализуются через использование средств логической оценки ситуации и фактов, потому что логика изложения информации — важная составляющая текста.

Этикетное оформление текста делового письма в значительной степени определяется жанром послания, а также социальным статусом адресата. Вместо этикетной рамки, т.е. слов приветствия и прощания, в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Александр Васильевич! Уважаемый г-н Кораблев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: С уважением; С искренним почтением!; Искренне Ваги!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

За этими заключительными репликами вежливости следует наименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В наименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.

Наиболее насыщенными этикетными фразами оказываются деловые письма-приглашения и поздравления. Этикетный характер носят также различные виды похвалы, используемые в деловых письмах: Вы проявили высокий уровень профессионализма и компетенции... (прямая похвала); Специалисты Вашего юридического бюро являются ведущими экспертами в данной области... (косвенная похвала).

Выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма также относится к этикетным знакам: Надеемся на скорейшее принятые решения; Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество; Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

Во всех деловых письмах наиболее распространены формы обращения Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

По ГОСТу 6.38—72 «Организационно-распорядительная документация. Единый формуляр-образец» не следует употреблять текстовое сокращение слова товарищ при указании фамилии в обращении. Также упомянутый ГОСТ указывает, что инициалы должны ставиться после фамилии. Если перед фамилией стоит сокращение т., то инициалы могут не указываться.

Особую этикетную нагрузку в деловой переписке несут местоимения.

• 1. В деловых документах или письмах личные местоимения употребляются ограниченно. При составлении деловых бумаг обращаются обычно к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на «Вы».
• 2. Местоимения «Вы», «Ваш» пишутся с прописной буквы при обращении к одному лицу в текстах следующих жанров: личное письмо (адресат — конкретное лицо; употребление местоимения «Вы» вместо «ты» является выражением вежливости по отношению к адресату); официальные документы, адресованные конкретному лицу; анкеты (адресат — неконкретное лицо).
• 3. При обращении к нескольким лицам или неопределенному кругу лиц местоимения «вы», «ваш» пишутся со строчной буквы.
• 4. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения «я». Вместо я прошу пишут прошу, вместо я выполнил пишут мною выполнено (за исключением фразы мною решено — правильно я решил, и только в докладных и объяснительных записках).
• 5. Особый порядок существует в употреблении местоимения «он». Оно может быть средством обезличивания и фамильярности, поэтому требует ограниченности при пользовании им в служебных документах. В приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

Таким образом, речевой этикет является важнейшим средством, обеспечивающим комфортную среду, повышающим эффективность любого вида общения, прежде всего — делового, как устного, так и письменного. Это происходит за счет использования разнообразных средств этикета, уместных в той или иной коммуникативной ситуации, создающих атмосферу вежливости и предотвращающих возможные конфликты. Сфера юридического общения требует повышенной степени вежливости, поскольку является одной из самых строго регламентированных и официальных.