Полная версия

Главная arrow Маркетинг arrow ВЫСТАВОЧНОЕ ДЕЛО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Управление учебной практикой

Любые отклонения от стандартного учебного плана требуют организационных усилий со стороны администрации университета, работников факультета и кафедры. Это особенно касается проведения учебной практики с выездом в другой город. Эта работа начинается с подготовки и выпуска приказов по университету и распоряжений по факультету об участии в выставке, о поездке на учебную практику, о списке отъезжающих, об ответственных и сопровождающих, об изменениях в расписании и т.д.

В своей значительной части организационная работа охватывает оперативные вопросы, основные из них перечислены ниже:

  • — выделение ассигнований на участие в выставке и поездку в другой город; сбор части финансового обеспечения со студентов;
  • — заключение контракта и другие рабочие контакты с администрацией выставочного предприятия (например, включение информации о стенде университета в общий каталог выставки, обеспечение информационного центра справочными раздаточными материалами и т.п.);
  • — заказ гостиницы, общежития;
  • — приобретение проездных билетов;
  • — получение пропусков на выставку и билетов для приглашенных;
  • — рассылка приглашений;
  • — подготовка визитных карточек и бейджей для участников;
  • — информирование всех участников и приглашенных об основных событиях графика участия в выставке (начиная с отъезда, кончая возвращением и включая выставочные и дополнительные мероприятия, приуроченные к поездке);
  • — транспортировка стенда и экспозиционных материалов;
  • — монтаж и демонтаж стенда;
  • — проведение рекламных и PR-мероприятий;
  • — разработка и размещение на сетевых ресурсах университета, факультета, кафедры надлежащих сообщений о событиях и мероприятиях, связанных с участием в выставке;
  • — инструктаж перед выездом в другой город, выделение особо вопросов безопасности поездки и поведения в непривычных условиях.

Перечисленные организационные вопросы составляют сердцевину «Плана работ по участию в выставке», по каждому пункту которого назначаются ответственные лица и указываются сроки исполнения. Особое внимание при планировании уделяется действиям при возникновении непредвиденных проблем.

Указанный план (график) используется менеджерами выставочной команды для координации работ на всех этапах: перед выставкой, во время выставки и после нее.

Для общего успеха чрезвычайно важно избежать погрешностей на заключительной стадии подготовительного периода. Перед отъездом на выставку необходимо убедиться, что не забыты не только важные вещи, но и мелочи: любая из них существенна для работы. Следует тщательно проверить:

  • — всю номенклатуру экспонатов и весь тираж раздаточных материалов перед их упаковкой;
  • — качество упаковки всех грузов, их инвентаризацию и сопроводительные документы;
  • — наличие персонально ответственных за экспедирование грузов, а если они перевозятся непосредственно участниками, то закрепление каждого грузового места за конкретным лицом;
  • — наличие журнала и бланков регистрации посетителей в бумажной и электронной формах;
  • — наличие у отъезжающих билетов/пропусков на выставку, необходимых адресов, телефонов и другой оперативной информации.

По приезде в город, где проводится выставка, участники до ее открытия:

  • — собираются в условленном месте в назначенное время;
  • — вступают в рабочий контакт с администрацией выставки;
  • — участвуют в монтаже стенда и экспонатов на нем;
  • — успевают предварительно ознакомиться с общей экспозицией, вспомогательными службами, предполагаемыми маршрутами перемещения посетителей;
  • — репетируют свои типовые действия на стенде (где сидеть, где и как стоять во время разговора с посетителем, где держать «под рукой» необходимые материалы, куда подключить энергопотребляющее оборудование, как действовать в экстремальных ситуациях и т.п.).

Выполнение каждого пункта плана подлежит строгому контролю, но некоторые пункты могут оперативно корректироваться «по ходу дела», особенно во время выставки, когда каждый рабочий день способен радикально менять ситуацию. Особое внимание уделяется четкому согласованию действий выставочной команды:

  • — прибытие на рабочее место (когда, каким транспортом);
  • — взаимозаменяемость стендистов;
  • — расписание часов работы и отдыха;
  • — питание;
  • — что делать при возникновении проблем:
    • • проблемы решаются собственными силами; устанавливаются контакты с представителями выставочной администрации;
    • • приходится действовать в экстремальных ситуациях (отключение электроэнергии, угроза пожара, паника и т.п.);
  • — ежедневные совещания после каждого выставочного дня для «разбора полетов».

Результаты выполнения пунктов плана, оперативных совещаний и разбора ошибок фиксируются и используются для подведения итогов участия в выставке. Основные направления применения добытой во время выставки информации:

  • — работа с потенциальными партнерами и клиентами;
  • — подготовка к участию университета в следующих выставках;
  • — внесение изменений и уточнений в учебно-методические материалы по дисциплине «Выставочное дело».

Усилия, затраченные на участие в выставке, принесут мало результатов, если добытую на ней информацию не использовать, причем, по возможности, без промедления. Поэтому отдельный раздел плана составляет послевыставочная работа. Перечислим основные этапы.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>