Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Понятие, функции и классификация документов

Документы используются в различных областях человеческой деятельное™ и поэтому имеют самые разнообразные назначение, формы, содержание. В связи с этим в различных областях человеческого знания слово «документ» может иметь самые разнообразные значения.

В государственном стандарте документ определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности»[1].

На сегодняшний день документы выполняют несколько основных функций:

  • 1) информационная - в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека, т.е. информация;
  • 2) организационная - с помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности;
  • 3) коммуникационная - обеспечивает связи предприятий и организаций, их подразделений и структурных единиц;
  • 4) юридическая - содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений;
  • 5) воспитательная - документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного внимания, ответственности и уровня образовательной подготовки.

Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию занимают управленческие (служебные) документы - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Важной характеристикой служебных документов является наличие юридической силы. Наличие у документа юридической силы означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого следует, что орган, выпускающий документ, обязан:

  • 1) соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
  • 2) издавать документы только в пределах своей компетенции;
  • 3) соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Существует обширная типология документов. Наиболее важным представляется выделение отдельных видов документов по выполняемым функциям и по степени подлинности.

По выполняемым функциям выделяют следующие виды документов:

  • 1) организационно-правовые документы - используются для регламентации деятельности организации и сотрудников (уставы, положения, регламенты, инструкции, правила);
  • 2) распорядительные документы - используются для распорядительной деятельности (приказы, распоряжения, указания, решения);
  • 3) информационно-справочные документы - применяются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма).

Информационно-справочные документы подразделяются:

  • • на оперативно-информационную документацию (письма, телеграммы, факсы, служебные записки);
  • • справочно-информационную документацию (акты, протоколы, отчеты);
  • 4) документы по личному составу (заявления, трудовые договоры, личные карточки, личные дела, трудовые книжки).

По степени подлинности выделяют следующие виды документов:

  • 1) черновой документ - отражает работу автора над его содержанием, может быть изготовлен рукописным, машинописным или электронным способом, может содержать только текст и не обладает юридической силой;
  • 2) беловой документ - окончательный вариант рукописного или машинописного документа, текст которого написан или переписан с чернового документа без помарок и исправлений;
  • 3) подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинный документ должен содержать сведения, подтверждающие

Ю его достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания, подпись, печать);

  • 4) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включающие подпись и печать) или часть их и особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит необходимые реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения (нотариального заверения);
  • 5) дубликат документа - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдастся при утере документа.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов при подготовке и организации работы с документами. Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации (документам и делопроизводству). Суть стандартизации, таким образом, заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно производиться сокращение элементов исходного множества объектов (например, видов документов, их реквизитов). Кроме этого, унификация приводит к установлению оптимального единообразия в любой области деятельности. Таким образом, унификация означает, что управленческие документы, используемые в разных сферах управления, должны оформляться единообразно. Это способствует их оперативной обработке и оформлению, сокращает затраты времени на работу с ними.

  • [1] 5 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М.: Стандартин-форм, 2007.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>