Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Понятие и виды бланков документов

Бланк документа - э го стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические знаки (уголки, прямые линии, крестики), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210><297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее (рис. 1).

Поля документа

Рис. 1. Поля документа

При составлении многостраничных документов на второй и последующих страницах наносится номер страницы. Номер проставля- егся на верхнем поле страницы посередине. Номер пишется арабскими цифрами без указания слова с траница и его сокращенных вариантов, знаков гире.

Государственным стандартом установлены следующие виды бланков документов: общий бланк документа, бланк писем, бланк конкретного вида документа[1].

Общий бланк используют для любых видов документов, кроме писем. В зависимости от учредительных документов общий бланк включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14, а также трафаретные места для нанесения реквизитов 11 и 12 (рис. 2, 3). Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нём создаются.

Образец общего продольного бланка организации

Рис. 2. Образец общего продольного бланка организации

Образец общего углового бланка организации

Рис. 3. Образец общего углового бланка организации

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09, а также, в целях ускорения оформления, трафаретные места и ограничительные отметки зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22. Для бланков писем, как и для общих бланков, характерны два варианта размещения постоянных реквизитов - угловое и продольное. На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается. В качестве заголовка может быть указано - «коммерческое предложение».

Образец углового бланка письма организации

Рис. 4. Образец углового бланка письма организации

Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10), он становится бланком этого вида документа (например, бланк приказа, бланк протокола, бланк акта). Бланк вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 18, 20 и т.д. (рис. 5). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов.

Образец бланка конкретного вида документа (возможен угловой вариант)

Рис. 5. Образец бланка конкретного вида документа (возможен угловой вариант)

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается под наименованием организации-автора. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности также размещается под наименованием организации-автора документа (рис. 6).

Образец продольного бланка письма должностного лица (возможен угловой вариант)

Рис. 6. Образец продольного бланка письма должностного лица (возможен угловой вариант)

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности. На гербовых бланках проставляют порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведется в регистрационно-учетных формах (журналах регистрации бланков). При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков наименование вида бланка; количество выданных экземпляров; серию и номера бланков; фамилию и инициалы должностного лицаполучателя и наименование его структурного подразделения; расписку в получении; примечание (отметка об уничтожении и др.).

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта. На делопроизводственную службу возлагается контроль за использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации-автора документа.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки. Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков.

При оформлении бланков нс допускается:

  • - размещение на бланке только сокращенного наименования организации-автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
  • - составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации-авторе;
  • - «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
  • - размещение на бланке данных об организации-авторе, ее местонахождении, нс соответствующих данным государственной регистрации;
  • - произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта.

  • [1] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>