Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Понятие и классификация служебных писем

Служебное письмо - обобщенное название документов, служащих средством общения физических и юридических лиц по поводу осуществляемой ими деятельности.

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 03 - эмблема организации; 04 - код организации; 05 - ОГРН юридического лица; 06 - ИНН/ КПП; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 - адресат; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 27 - отметка об исполнителе; 30 - идентификатор электронной копии документа. Следует подчеркнуть, что письма могут оформляться на специально заготовленных в организации бланках писем (см. п. 2.3).

Заголовок к тексту письма должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Помещается перед текстом письма. Содержание выражается в предложном падеже, начинается с предлога «О» или «Об» (Об организации выездной торговли, О качестве поставляемого товара). Заголовок кавычками не выделяется, пишется с заглавной буквы.

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложениях, допускается включение сложносокращенных слов и аббревиатур (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГОСТ Р, ПК и т.д.)

Стиль письма отличается употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии, в силу, в целях и др.), сложных союзов (вследствие того, что; ввиду; в связи с тем, что).

Если в деловом письме автор - юридическое лицо, то изложение ведется от третьего лица единственного числа (предприятие гарантирует, предлагает, является и т.д.), от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, подтверждаем). Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу, довожу до Вашего сведения).

В тексте служебных писем широко применяются устойчивые языковые обороты (клише). Например, в качестве мотивировки написания письма могут выступать выражения «в связи со сложившейся ситуацией», «в ответ на ваше письмо», «в подтверждение нашей договоренности» и т.д.

По функциональному признаку служебные письма подразделяются па следующие виды.

  • 1. Циркулярные письма - высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения и установки, которые носят распорядительный характер.
  • 2. Письма-запросы содержат просьбу о предоставлении подробной информации о каком-либо объекте. Используются для подготовки и заключения сделок. Как правило, начинаются с фраз: «прошу предоставить...», «просим разъяснить...», «ООО «Фирма» обращается к Вам с просьбой о...».
  • 3. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Языковые обороты, применяемые в гарантийных письмах, служат в качестве юридически значимых компонентов текста: «гарантируем возврат кредита в сумме... в срок до...», «оплату гарантируем» и т.д.
  • 4. Оферта - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить договор. Оферта, как правило, имеет определенный, указанный в ней срок действия.
  • 5. Рекламация (претензия) - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Предполагает письмо-ответ на нес.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

  • • полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
  • • основание для предъявления претензии (ссылка па договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
  • • предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
  • • доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
  • • конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и другое).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы- приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

  • - «К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям...»
  • - «Направляем Вам претензию на...»
  • - «Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с...»
  • - «Заявляем Вам претензию в отношении...»
  • - «Высылаем Вам акт экспертизы от_№__, из которого следует, что...»
  • - «Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества...»
  • - «В партии товара, отгруженной..., обнаружена недостача...»
  • - «При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №.. была установлена недостача...» и т.п.

В конце текста используются выражения: «в соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в_%; перечислить на наш расчетный счет

сумму_; компенсировать расходы в сумме_и т.п.)».

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: «О претензии по договору купли-продажи от_№_».

  • 6. Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Типичные речевые обороты, используемые при написании сопроводительных писем: «направляем вам...», «согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом...», «с удовольствием направляем в Ваш адрес...».
  • 7. Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов и материальных ценностей.
  • 8. Письма-извещения обычно являются ответом на запрос, сообщают или утверждают что-либо. Начинаются со слов: «на Ваш запрос сообщаем», «извещаем Вас», «доводим до Вашего сведения».
  • 9. Письма-напоминания направляются в случаях, когда не удается добиться результата с помощью телефонных переговоров или личного контакта. В них может говориться о возможных мерах, которые будут приняты при неисполнении достигнугых ранее договоренностей.
  • 10. Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении. Стандартные клише: «убедительно просим Вас», «обращаемся к Вам с просьбой», «настоятельно требуем выполнения принятых вами обязательств».
  • 11. Информационные письма - разновидность извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте.
  • 12. Письма-приглашения могут направляться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>