Полная версия

Главная arrow Экономика arrow ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Электронный документооборот в банке

Традиционная система управления документооборотом в банке реализует следующие функции:

  • • управление записями, контроль документов, хранящихся в папках, на бумаге;
  • • управление формами, контроль форм, использующихся для сбора информации и составления отчетов;
  • 1

URL: www.cnews.ru

Сводня таблица технических характеристик российский АБС

Наименование

продукта

Уровни

приложений

Используемые операционные системы

СУБД

Средства

разработки

Базовый элемент системы

Сервер

Рабочая станция

«DiasoftBANK

4x4»

«Терминал- хост», «файл- сервер», 3,

« кл иент-сервер »

Novell Netware, Windows NT, OS/400 (DB2), UNIX (Informix)

DOS, Windows (3.X, 95, NT), OS/2

Pervasive SQL, Scaleable SQL, DB/2 for AS/400, Informix.

C++, собственный инструментарий Diasoft SYSTEM

Проводка, документ, сделка

«RS-Bank>

3, «клиент- сервер»

Novell Netware, Windows NT

Windows (95, NT)

Btrieve, MS SQL, Sybase

То же

«Новая Афина»

2, «клиент- сервер»

Windows NT, UnixWare, SCO UNIX, DigMTal UNIX, Solaris, HP-UX, AIX

Windows (95, NT)

Oracle

SQL Windows, Oracle PLSQL

Документ

«Кворум»

2, «клиент- сервер»

Novell Netware, Windows NT

DOS, Windows 95

Btrieve, Oracle

Pascal 7.0, Delphi, Atlantis

«

«ASBank»

3, «клиент- сервер»

Unix, Windows NT

Windows 95, UNIX, Java

Oracle, Informix, Sybase

LISA II

Проводка, документ, сделка

«БИСквит»

«Тёрмииал-хост», 2, «клиент- сервер», 3, «клиент-сервер»

Unix, Windows NT

Windows (95, NT)

Progress

Progress 4GL

То же

«МИМ банк»

«Файл-сервер»

Любые, использующие DOS- сессию

DOS, Windows NT

Db_Vista

MIM-Tools

Документ, сделка

«InvoBank»

То же

Novell Netware, Windows NT

DOS, Windows (95, NT)

Btrieve

C++, Borland v.4.5

Проводка, документ, сделка

  • 14.4. Электронный документооборот в банке
  • • управление отчетностью, публикация и распространение отчетов на бумаге;
  • • управление руководствами и инструкциями, создание и распространение документов, содержащих информацию о политике банка, а также руководств по выполнению заданий;
  • • управление архивами, каталогизация, обзор, распределение и сохранение записей, бланков, отчетов, директив, пособий и всех остальных официальных документов.

Нормативная база банка включает в себя внешние и внутренние нормативные документы. К последним относятся технологические документы, регламентирующие выполнение банковских операций и процессов, организацию работы и взаимодействие подразделений. В процессе разработки внутренние нормативные документы подвергаются тщательному обзору и анализу, после утверждения вводятся в действие и становятся объектом выполнения и мониторинга соблюдения на срок их действия, а после окончания этого срока действия выводятся из обращения.

Предусмотрены следующие виды внутренних нормативных документов: положение; порядок, или регламент; инструкция. Нормативные документы определяют общие правила и формы осуществления определенных видов деятельности, взаимодействие подразделений банка, характеристики банковских продуктов и услуг, распределение ролей участников и последовательность осуществления отдельных процессов и операций.

В проведении работ по разработке, согласованию, утверждению и внесению изменений во внутренние нормативные документы участвуют руководство банка, руководители управлений и различные подразделения по направлениям, отнесенным к компетенции их деятельности. Внутренние нормативные документы вводятся в действие приказами или распоряжениями по банку.

Разработка нормативных документов требует совместной работы опытных специалистов из различных департаментов банка, юристов и специалистов по формулированию процедур. Эта работа может занимать длительное время и включать в себя повторяющийся процесс составления и пересмотра вариантов текста. Сначала готовится первоначальный проект текста, который нередко основан на соответствующей аналитической работе. Затем проект документа раздается для замечаний и комментариев внутренним и внешним экспертам. Наконец, текст документа направляется на комментарии и утверждение в соответствующие подразделения и руководству банка.

Нормативная база банка может представлять собой архив бумажных документов, документы также могут храниться в электронном виде в файловой системе, что само по себе чрезвычайно ненадежно и неэффективно. Следствием этого является длительный цикл создания, согласования, пересмотра, утверждения и распространения нормативных документов.

К основным элементам политики управления электронным документооборотом банка относятся: назначение — причина существования политики; цель — описание действий банка по проведению политики в жизнь; определения — употребляемые термины и их значения; декларация масштабов — рамки, в которых действуют положения политики; правила проведения — базовые принципы, на которых основываются методы управления документацией; полномочия — распределение полномочий в процессе проведения политики в жизнь; пересмотр и обновление — определение правомочности внесения изменений в политику и условий, при которых ее следует изменять.

Архитектура включает в себя предметы изучения данной дисциплины и их взаимосвязь. Описание архитектуры происходит на трех уровнях (рис. 14.2). [1] [2] [3]

Описание архитектуры системы электронного документооборота

Рис. 14.2. Описание архитектуры системы электронного документооборота

Основными целями архитектуры системы электронного документооборота банка на базе ИТ являются:

  • • четкая формулировка допущений и направлений политики в отношении управления ИТ и документооборотом;
  • • определение пространства управления ИТ и документооборотом;
  • • установка важнейших границ пространства управления ИТ и документооборотом банка;
  • • минимизация помех в управлении ИТ и документооборотом (там, где полномочия и ответственность за документы определены нечетко);
  • • определение желательных и нежелательных вариантов поведения в процессе управления документооборотом;
  • • разработка стратегии поощрения желательного поведения в процессе управления документооборотом (эффективная «настройка» этапов жизненного цикла информации).

К вспомогательным целям архитектуры системы электронного документооборота банка относятся:

  • • исключение лишних источников и адресов отправки документов, в которых нет необходимости;
  • • ввод в действие новых определений для терминов, которые допускают двойственное толкование (файл, запись, оригинал, публикация и др.);
  • • определение состояния объектов управления документооборотом и атрибутов системной информации с точки зрения точности, своевременности, релевантности, целостности, доступности и гибкости;
  • • представление моделей совместного управления документооборотом.

Результатом построения архитектуры системы электронного документооборота банка являются:

  • • четкие определения терминов: репозитарий, каталог, публикация, документ, запись, база данных, оригинал, владение и др.;
  • • увеличение ответственности автора за созданный им документ на протяжении всего жизненного цикла управления документацией;
  • • снижение числа дублирующихся источников информации и повышение согласованности коллекции документов (хранилищ).

Иерархическая концепция архитектуры системы управления документооборотом банка включает в себя следующие страты: репозитарий, помещение, шкаф, ящик, папка, документ.

Система управления электронным документооборотом банка реализует два вида процессов:

  • 1) основные, ориентированные на репозитарий, папки с файлами, документы;
  • 2) вспомогательные, ориентированные на данные, дизайн, управление текстами, текстовый запрос, администрирование, интеграцию системы, управление списками контроля доступа, обеспечение безопасности протоколов работы, управление системой рабочего процесса, управление внутри- и междокументационными ссылками.

Процессы, ориентированные на репозитарий, включают в себя создание репозитария, модификацию, и его уничтожение.

Процессы, ориентированные на папки, содержат для файла или подшивки: составление графика, открытие, закрытие, установление и снятие ограничений на доступ, отзыв, распечатку, разметку, поиск, архивирование, перенос, восстановление, уничтожение.

К процессам, ориентированным на документы, относятся добавление, добавление извне, одновременная загрузка, копирование, установка и снятие ограничений на доступ, просмотр, пересылка по электронной почте, архивирование, восстановление, распечатка, изъятие, удаление.

Процессы, ориентированные на данные, включают в себя добавление, редактирование, удаление, ограничение, индексацию, персин- дексацию, поиск и составление отчета о системной информации.

Процессы, ориентированные на дизайн, отвечают за различные варианты представления системной информации о документе пользователю: добавление, редактирование, удаление составление отчета о вариантах дизайна.

Процессы, ориентированные на управление текстом, применяются для добавления, редактирования, удаления, оценки, индексации и переиндексации текста.

Процессы текстового запроса используются при осуществлении поиска и составлении отчета о тексте.

Процессы администрирования системы выполняют следующие административные функции приложения: инсталляция и деинсталляция системы клиентского ПО, инсталляция и деинсталляция системы серверного ПО, запуск и перезапуск системы, создание резервных копий файлов системы, перенос системы на другой носитель, проверка целостности системы, остановка системы, инсталляция исправлений и усовершенствованных версий системы, поддержка системы данных.

Процессы интеграции системы осуществляют функции внедрения системы приложений: интеграцию и дезинтеграцию среды приложений, интеграцию и дезинтеграцию среды мультисерверных приложений, установку и исключение взаимодействия между репозитариями, работающими в различной среде, балансировку загрузки сервера.

Процессы управления списками контроля доступа выполняют функции по обеспечению безопасности работы приложений и включают в себя обеспечение безопасности репозитария, папок с файлами, документа, версии документа, системной информации, индивидуальных параметров поиска, варианта дизайна, на уровне групп, на уровне пользователя, а также составление отчета о безопасности объектов.

Процессы обеспечения безопасности протоколов работы отвечают за протоколирование событий, происходящих в пользовательской или серверной среде, и содержат обеспечение безопасности протокола работы пользователя и сервера, составление отчета о безопасности протокола работы пользователя и сервера.

Управление системой рабочего процесса предусматривает сохранение пути маршрутизации документа или папки с файлами до пользовательской машины и реализует следующие функции: распределение ролей и установление взаимосвязей, поддержка целостности рабочего процесса.

Управление внутридокуменгными ссылками предназначено для определения необходимых ссылок, объединяющих отдельные части сложного документа в единое целое.

Управление междокументными ссылками используется для связи отдельных объектов документов между собой.

Поддержка различных форматов данных. Современные системы управления знаниями способны хранить и отображать более 200 различных текстовых и графических форматов данных, распространенных в мире. Они поддерживают конвертацию этих форматов в универсальные форматы данных, такие как PDF или HTML. Такое множество форматов позволяет осуществлять представление документа в исходном формате и универсальных форматах, используемых для хранения документов как электронных подлинников или очередных копий.

Управление версиями. Системы управления документооборотом не могут быть внедрены в масштабах банка без поддержки ими всех возможных версий данного документа. Это обусловлено тем, что каждая версия помимо системы внутренней нумерации и целостности ссылок должна содержать необходимые комментарии, по которым можно отличить данную версию от других (хранимых в системе), а также иметь возможность создавать отдельные атрибуты на каждую версию, что позволяет в любой момент времени проследить всю историю обработки документов пользователями, создающими разные версии.

Атрибутирование документов. При атрибутировании документа пользователь заполняет определенную электронную форму, которая должна иметь возможность гибко проектироваться при помощи стан- дартных графических средств без программирования и позволять вносить изменения в состав атрибутов в ходе эксплуатации системы без риска нарушить бизнес-логику обработки документов. При этом атрибуты документа должны храниться отдельно от его содержимого, что позволяет обеспечить взаимнооднозначное соответствие между физическим местонахождением содержимого документа и его электронной атрибутивной формой, по которому осуществляется логический поиск документа. Такой подход позволяет построить территориально распределенные хранилища электронных документов, управляемых централизованно, а также снять любые ограничения на объем хранения электронных документов в системе.

  • [1] Концептуальпый уровень. Отвечают на вопросы: почему? (определяется масштаб системы управления и ее интеграция в общуюсистему работы банка) и кто? (устанавливаются взаимосвязи междупричинами внедрения системы управления знаниями и ее пользователями).
  • [2] Логический уровень. Определяются процессы, которые выполняются людьми и машинами. Решаются вопросы: что будет делатьсистема и когда должен запускаться каждый из процессов?
  • [3] Предметный уровень. Воплощается физическая конструкция,обеспечивающая функционирование системы. Принимаются решения, как и где будет внедряться система?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>