Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Документооборот организации

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки[1].

Общие принципы организации документооборота представлены на рис. 3.12.

Общие принципы организации документооборота

Рис. 3.12. Общие принципы организации документооборота

Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

Документооборот современной организации формируется на основе синтеза традиционных «бумажных» и компьютерных технологий. Документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде. Для автоматизации ДОУ используют различные информационные технологии:

  • — программное обеспечение для подготовки графических и текстовых документов, обработки изображений и оптического распознавания символов (позволяет работать с графическими образами документов и текстовыми файлами);
  • — системы управления документами, обеспечивающие автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами;
  • — системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов;
  • — программные системы для рабочих групп, служащие организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами.

Основные положения по организации документооборота отражаются в уставе организации, положениях о подразделениях, приказах о распределении обязанностей, организационной структуре, а главными документами, регламентирующим конкретные способы организации документооборота, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота.

Инструкция по делопроизводству. Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на каждом предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна содержать:

  • — образцы оформления документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах сотрудников должны быть установлены шаблоны документов, применяемых в работе организации;
  • — номенклатуру дел организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
  • — порядок регистрации документов;
  • — правила хранения файлов (с указанием директории и папки, в которой следует сохранять файлы различных видов документов);
  • — сроки хранения документов и файлов;
  • — правила работы с версиями документов, для которых предусмотрено уничтожение всех предыдущих вариантов (т.е. хранение только одного файла с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа);
  • — сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
  • — порядок информирования руководства организации о состоянии исполнения документов;
  • — правила составления и оформления дел;
  • — порядок временного изъятия документов из дел;
  • — правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
  • — порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
  • — методическое руководство работы с документами.

Если в организации по каким-либо причинам (фирма очень небольшая, только начала свою деятельность и т.д.) еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с документами необходимо руководствоваться приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

В Приложении 1 представлены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

График документооборота. Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком до ку ментооборота ор га низации.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т.п. Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы, представленные на рис. 3.13.

Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к его работе. Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление документов, а также достоверность содержащихся в них данных. Работу по составлению графика документооборота и контроль его исполнения организует руководитель специального структурного подразделения (управления делами, общего отдела, канцелярии, секретариата и др.). График документооборота утверждается руководителем организации.

Разделы графика документооборота

Рис. 3.13. Разделы графика документооборота

Организация документооборота с применением компьютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивает своевременность подготовки необходимых управленческих документов.

  • [1] ГОСТ Р 7.0.8—2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2014. С. 4.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>