Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Общие требования к систематизации документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, г.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел, ее характеристики представлены на рис. 3.24.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (конкретная, индивидуальная) (рис. 3.25).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Они дел могут конкретизировать типовой и ведомственные Перечни документов... с указанием сроков их хранения. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с однотипным характером деятельности и составом документации.

Характеристики номенклатуры дел

Рис. 3.24. Характеристики номенклатуры дел

Виды номенклатуры дел

Рис. 3.25. Виды номенклатуры дел

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Они дел могут конкретизировать типовой и ведомственные Перечни документов... с указанием сроков их хранения. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с однотипным характером деятельности и составом документации.

Указанные номенклатуры дел имеют большое значение для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ. Например, при поступлении в один государственный архив документов от вышестоящих и подчиненных организаций дублирование может быть выявлено уже при составлении их номенклатур дел. В этом случае в примерной (или типовой) номенклатуре делается отметка, от какой конкретно организации будет приниматься на хранение данная категория документов.

Особенно целесообразно составление примерных (типовых) номенклатур дел для групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая — выборочного приема документов в состав государственной части Архивного фонда РФ. Например, подобный ряд номенклатур может быть составлен для областных и районных (муниципальных) организаций — школ, финансовых органов, органов статистики и др.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и г.д. (в дальнейшем — организаций). Они, в отличие от типовых, носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Федеральным архивным агентством на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) конкретной организации, рассмотрены и согласованы в ЭПК соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления. Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно — для организаций районного звена и ниже. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в десять лет.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна составлять собственную номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации песет ее служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами. Номенклатура дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации. К разработке номенклатуры дел обычно привлекают ведущих специалистов.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации.

В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций. При этом изучаются положения (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации. В нее также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.). Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру включаются и незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам. В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно — новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

Документы с грифом «Для служебного пользования» и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с соответствующим грифом подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации или на них составляется самостоятельная номенклатура дел.

В номенклатуру дел нс включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочноинформационных фондах, научно-технических библиотеках или других п од раздел ениях организации.

Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в третьем-четвертом кварталах текущего года.

Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями. При наличии в организации ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуры дел своих структурных подразделений. Номенклатура дел организации согласовывается ЭК (ЦЭК) организации и направляется руководителем службы ДОУ на согласование с ЭПК соответствующего архивного органа. Только после согласования с ЭПК номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ).

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутвержде- нию лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения).

При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие. В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности — экспедиции, театры, учебные заведения и др., делопроизводственный год в которых начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности, номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить следующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива совместно с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях анализируют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правильность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указанных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенклатуры дел определяется необходимость ее корректировки.

Номенклатура дел организации печатается в определенном количестве экземпляров. При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй — используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий — применяется в ведомственном архиве в качестве учетного документа, четвертый — остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый — может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все экземпляры, кроме первого, по согласованию с соответствующими органами архивной службы могут не выводиться на бумагу.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, гак же как и все контрольные и справочные картотеки.

Порядок составления и утверждения номенклатур дел организаций, не передающих документы на хранение в государственные архивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного органа заменяется согласованием с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается ОРД, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров... При наличии в организации классификатора структурных подразделений, он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т.е. служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, например: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т.д.

В графе 1 номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2,01-12,..., 02-1, 02-2,..., 02-35 и т.д.

Классификационная схема министерств, ведомств, других организаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и подразделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управления министерства, ведомства и т.д.) оформляется на общем бланке, в качестве заголовка указывается делопроизводственный год. В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия — 01.1, отдел правительственной переписки — 01.2, бюро жалоб — 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений — 01.1 — 1, 01.2—1, 01.2—2 и т.д.

В графе 2 номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

  • - ОРД;
  • — плановая документация;
  • — отчетная документация;
  • - документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации — фондообразователя. Так, например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д. Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В графе 4 номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Графа 5 номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование этой графы повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>