Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок — «разные документы», «общая переписка» и т.д.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • — название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
  • — автор документа (название организации, структурного подразделения);
  • - корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
  • — вопрос или краткое содержание документов дела;
  • - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • — даты (период), к которым относятся документы дела;
  • — указание на коиийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

  • — «Журнал учета выдачи дипломов»;
  • — «Протоколы собраний акционеров предприятия»;
  • — «Сводки по контролю исполнения документов».

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

  • - «Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...»;
  • - «Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».

Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

— «Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информация и др.)»;

«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело». Например: «Личные дела учебно-вспомогательного и административноуправленческого персонала».

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями. Например: «Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции».

Для документов, создаваемых в организации, автор документа — название организации (структурного подразделения) — указывается кратко или приводится его общее видовое название. Например: «Протоколы заседания Совета директоров».

При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления. Например:

  • — «Переписка с Росархивом о...»;
  • — «Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются. Например: «Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся к корреспонденции одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: «Переписка с производственным объединением “Алмаз” (г. Брянск) о выполнении договора по поставкам продукции».

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название. Например: «Переписка с организациями Объединения архивов Смоленска о проведении научно- практической конференции».

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа. Например: «Приказы по основной деятельности за 2009 г.».

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал. Например: «Бизнес-планы филиалов на 2009 г.», «Сводный баланс доходов и расходов за 2009 г.».

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр). Например: «Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1—ПС)».

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии».

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

В Приложении 8 представлен перечень типовых сроков исполнения документов.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>