Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Установление сроков хранения дел

Значение документов, откладывающихся в организации-фондообразо- вателе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах.

Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается, но в случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены.

При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.

Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

Установление сроков хранения документов на основании типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.

Сначала определяется категория данной организации. Например, в Перечне типовых документов... все организации разделены на две категории: сдающие документы на постоянное хранение в государственные архивы и организации, документы которых на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются.

Затем, в зависимости от категории данной организации, устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-й категории в своих номенклатурах для дела с заголовком «Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по выполнению поручений» укажут срок хранения «Постоянно», а организации 2-й категории для аналогичного дела укажут срок хранения — 10 лет. При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например: «Планы финансирования и кредитования: а) годовые — постоянно; б) квартальные — три года; в) месячные — один год». Поэтому в номенклатуру дел организации из статьи перечня переносится тот пункт и срок хранения, к которому относится конкретная группа документов.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов.

Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации и ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности».

Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, три года, пять лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае — 10 лет).

Сроки хранения документов представлены в Приложении 13.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>