Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Использование терминов и словосочетаний

Термин — слово или словосочетание, которое обозначает определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или термииосистему. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, — это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере ДОУ.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере ДОУ, зафиксированы в ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов но информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

При употреблении терминов в письме необходимо следить за тем, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо поступить одним из следующих способов:

— дать официальное определение термина;

расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

— убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Употребление терминов в тексте письма нередко вызывает трудности,

обусловленные, как правило, незнанием значений терминов или искажением их структуры. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема постоянно изменяется: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. При этом один и тот же термин нередко получает новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию), или, напротив, одно и то же понятие обозначается несколькими терминами — явление, называемое синонимией терминов.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в одном письме термин может употребляться только в одном из своих значений.

Термины-синонимы — это термины, имеющие разное звучание, но совпадающие по значению (например, термины «анкета», «опросный лист», «вопросник»).

Термины-синонимы могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). Полные синонимы — чрезвычайно редкое явление в языке, поэтому при использовании терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойство понятия необходимо выделить в тексте, а также на практику их употребления. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но различаются практикой употребления:

  • — в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте);
  • — в гражданском — двух- и многосторонние сделки называются договорами;
  • — во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»;
  • — договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Применение лексических и графических сокращений. Длинные слова и словосочетания неудобны в речи, поэтому в целях ее сжатия вместо полных слов используются сокращения.

Различают два основных вида сокращений, которые представлены на рис. 4.8.

Лексические и графические сокращения

Рис. 4.8. Лексические и графические сокращения

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют в речи как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме, при чтении расшифровываются и читаются полностью. Существует несколько типов лексических и географических сокращений, они представлены в табл. 4.1 и 4.2.

Таблица 4.1

Типы лексических сокращений (аббревиатур)

Тип сокращений

Примеры

Инициальные

  • — Буквенные: АКБ, СП, МП;
  • — звуковые: ГОСТ, ГУМ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, вуз;
  • — буквенно-звуковые: ГУВД, НИОПИК

Слоговые

Зампред, Доринвест, Мосжилстрой, техред, главбух, завхоз

Частично сокращенные слова

Мослесопарк, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза

Усечения

Зам., зав., спец., пред.

Телескопические

Рация, бионика, мопед

Смешанного типа

ВНИИторгмаш, МосгорБТИ

Типы графических сокращений

Таблица 4.2

Тип сокращений

Примеры

Точечные

др. — другие, т.п. — тому подобные, см. — смотри, эт. — этаж

Дефисные

г-н — господин

Косолинейные

п/о — почтовое отделение

Нулевые

т, кг, см, л

Комбинированные

ж.-д. — железнодорожный, сев.- зап. — северо-западный

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с прописной буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий (Минздрав, Моспроект), и со строчной, если обозначают родовое понятие (госархив, турагентство).

Инициальные аббревиатуры, независимо от того, являются они обозначением имени собственного или нарицательного, пишутся, как правило, прописными буквами: МГУ, ГРЭС, ГОСТ, ЛЭП за исключением некоторых аббревиатур, образованных от имени нарицательного: вуз, роно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные из начальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, а во второй — строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники. Аббревиатуры смешанного типа, образованные в первой части из усеченных слов (или полного слова) и во второй из начальных букв, пишутся следующим образом: если аббревиатура обозначает имя собственное, то в первой части первая буква — прописная, остальные — строчные.

Если аббревиатура обозначает имя нарицательное, все буквы первой части пишутся строчными буквами, а вторая часть — прописными: Кунце- воКРТ, ГорБТИ.

В текстах документов допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. При употреблении графических сокращений следует помнить, что сокращение не должно оканчиваться на гласную. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются; исключение составляют: гг. — годы, пп. — пункты и некоторые другие.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком фрагменте текста, например: «Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ».

При употреблении в тексте документа сокращений следует проанализировать:

  • — удобно ли сокращение для произнесения, запоминания;
  • - не совпадает ли оно с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Употребление страдательных конструкций. В русском языке существует два типа близких по смыслу глагольных конструкций:

  • - действительный залог: «мы рассмотрели ваши предложения»;
  • — страдательный залог: «нами рассмотрены ваши предложения».

При употреблении действительного залога внимание акцентируется

на субъекте действия, при употреблении страдательного — на самом действии.

В деловом стиле предпочтение отдается страдательным (пассивным) конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их произвел, например: «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает...»).

Данная установка реализуется и в безличных конструкциях типа: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа проводится и т.п. Такого рода обороты — одна из характерных примет делового стиля.

Ограниченная сочетаемость слов. Самыми широкими возможностями сочетаемости с другими словами обладают слова в литературной речи. Одна из особенностей деловой речи — ограниченная возможность слов вступать в смысловые отношения с другими словами.

Желательно:

Нежелательно’.

направить на рассмотрение,

выслать на рассмотрение,

— передать в управление,

— передать для управления,

— осуществлять контроль,

— вести контроль,

— вносить предложения,

— давать предложения,

— предоставить кредит,

— выдать кредит,

— пострадать в результате событий

— пострадать в событиях

Ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетание к языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность выражения содержания при составлении текста и его восприятии.

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже. Употребление однотипных падежных форм при имени существительном специалисты называют «нанизыванием падежей». Чаще всего в деловой речи используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже — в творительном, например: «Предлагаем Вам вариант решений (чего?) реконструкции (род. и.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. и.) жилых и административных зданий (род. и.)». В литературной речи такие фразы неприемлемы. Широкое их использование в деловой речи объясняется, по-видимому, тем, что при сравнительно больших предложениях исключение предлогов позволяет сделать их структуру прозрачной и легче воспринимаемой.

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным. В деловой речи чрезвычайно активно вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия и глаголов, например: оказать содействие, а не посодействовать; оказать помощь, а не помочь; произвести уборку, а не убрать; провести учет, а не учесть; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать. Такое явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».

Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект. Очевидно, поэтому в условиях делового общения получили широкое распространение словосочетания из отглагольного существительного и глагола, которые не только называют действие (произвести, оказать, провести), но и обозначают предмет действия (ремонт, помощь, учет).

Преобладание простых распространенных предложений. Особенность делового стиля — преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом — подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами — подлежащим и сказуемым), с обособленными оборотами (причастными, деепричастными), обособленными определениями, вводными словами и предложениями и др. Например: «Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».

Из сложных предложений наиболее употребительны сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные, например: «При условии нанесения на стальные тонкостенные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей».

При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом. Если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом. В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза «потому что» в деловых текстах следует употреблять союзы «так как», «ввиду того что», «в силу того что», «вследствие того что».

Заимствованные слова. В настоящее время в нашей речи появилось огромное количество новых слов, среди которых можно найти множество заимствованных. Заимствования широко используются и в деловой сфере.

Заимствование — это элемент чужого языка (слово, морфема, синтаксическая конструкция и т.п.), перенесенный из одного языка в другой в результате языковых контактов, а также сам процесс перехода элементов одного языка в другой. Обычно заимствуются слова, реже синтаксические и фразеологические обороты.

Существует следующая классификация заимствований по степени их освоения русским языком:

  • — слова, утратившие какие бы то ни было признаки нерусского происхождения;
  • — слова, сохраняющие некоторые внешние признаки иноязычного происхождения;
  • — общеупотребительные слова из области науки, политики, культуры, известные не только в русском, но и в других европейских языках.

Такая классификация, используемая в стилистике, преследует практические цели — выработать рекомендации к употреблению в речи тех или иных иноязычных слов.

Заимствованные слова, получившие всеобщее распространение и закрепившиеся в составе межстилевой русской лексики, с точки зрения стилистики не представляют интереса. В стилистической оценке нуждаются заимствованные слова, имеющие ограниченную сферу употребления. Изучение и своевременная фиксация иноязычных слов, постоянно пополняющих литературный язык, необходимы для успешной борьбы с ненужными заимствованиями, которая остается одной из важнейших составных частей культурно-регулятивной деятельности в области языка.

Рассматривая в процессе анализа заимствованной лексики преимущественно именную лексику, можно выделить приведенные ниже группы слов.

  • 1. Иноязычные слова, именующие банковские операции. В эту группу включены слова, обозначающие проводимые банками операции по привлечению и размещению денежных средств и ценных бумаг, осуществлению расчетов и т.д. Приведем примеры:
    • инкассо (итал. incasso) — вид банковской операции, состоящий в получении банком причитающихся клиенту денег;
    • аккредитив (нем. akkreditiv, фр. accreditif, лат. accreditivus — доверительный) — 1) (конец XIX в.) — вид банковского счета, дающий возможность контрагент}' получить на специально оговоренных условиях платеж за товар, работу, услуги немедленно по исполнении обязательств; 2) (первая половина XX в.) — именная ценная бумага, удостоверяющая право лица, на имя которого она выписана в банке, получить указанную в ней сумму в любом банке;
    • сальдо (конец XIX в.; итал. saldo — расчет, остаток) — в бухгалтерском учете разность между итогами записей по дебету и кредиту счетов;
    • кредит (начало XVIII в.; лат. creditum — ссуда) — 1) предоставление денег или товаров в пользование на срок на условиях возвратности и, как правило, с уплатой; 2) сумма, в пределах которой разрешен расход на определенные цели.

Составляющие данной группы являются терминами. Большинство из них не имеет терминологических эквивалентов в русском языке, поэтому их использование в сфере делового общения вполне уместно и оправданно.

  • 2. Иноязычные слова, именующие действия по обеспечению чего-либо. Слова, объединенные в данную группу, обозначают действие но предоставлению кому-либо материальных средств или гарантий. Приведем примеры:
    • консультация (вторая половина XVIII в.; лат. consultatio) — совет, разъяснение специалиста по какому-либо вопросу;
    • сервис (начало XX в.; англ, service) — обслуживание, удовлетворение бытовых нужд населения;
    • гарантия (конец XVIII в.; фр. garantie) — ручательство, условие, обеспечивающее что-либо.
  • 3. Слова, именующие действия по осуществлению чего-либо. Слова, вошедшие в обозначенную группу, называют действия по воплощению чего-либо в действительность или приведению чего-либо в исполнение, например: эксплуатация, реализация, организация.
  • 4. Слова, именующие документацию. В данную группу входят слова, называющие любую документацию независимо от сферы ее функционирования. Это, например, ноу-хау (вторая половина XX в.; англ, know-how — знаю, как) — техническое знание, опыт, документация, передача которых оговаривается при заключении лицензионных договоров и соглашений.
  • 5. Группа слов, именующих печатные издания. Слова, вошедшие в данную группу, называют то, что издается или издано: брошюра, буклет.
  • 6. Слова, именующие время. В названную группу входят словарные единицы, характеризующие время в любой интерпретации: квартал, период, дата.
  • 7. Слова, именующие место. Данная группа объединила слова, именующие какое-либо пространство, которое занято или может быть занято кем- либо: район, тракт.

В текстах служебной корреспонденции часто используются псевдо иностранные слова, которые могли возникнуть в ареале русского языка, но на базе элементов классических языков. Надо заметить, что иноязычное происхождение подобных слов уже не так ощутимо на современном этапе развития русского языка, поскольку они прижились в его рамках и обрели статус русифицированных. К числу освоенных русским языком можно отнести, например, такие слова, как экономика (от лат. economia — хозяйство, от греч. oikonomike — искусство ведения домашнего хозяйства); квартал (от лат. quar-tus — четвертый); график (от греч. graphikos — начертанный); пункт (от лат. punctum — точка).

Среди заимствованных терминов есть такие, которые имеют русские синонимы. Например, заимствованное слово — импорт и русское слово — ввоз.

Употребление иноязычных терминов связано с тем, что семантика русских аналогов недостаточно отражает официальность и значимость понятий. Подобный факт также является следствием интенсивного влияния английского языка в сфере делового общения, особенно в данный период. Заимствование иноязычной лексики — процесс естественный. Использование таких слов в разумных пределах, как в деловой речи, так и в других областях не вредит языку, а, наоборот, обогащает его.

Требования к абзацам текста. Известно, что абзац — фрагмент печатного текста от одной красной строки до другой. Но не всегда мы осознаем, какие возможности дает нам деление текста делового документа на абзацы. А они поистине значительны, и специалист, понимающий это, держит в своих руках дополнительный ключик к установлению контакта, взаимопонимания между ним и его адресатом.

Лингвисты высказывают различные предположения о том, что такое абзац в содержательном смысле. В основу берутся разные признаки: относительная тематическая завершенность, синтаксическая целостность, логика развития мысли и др. Для практика же важно понимание целей, которым может служить абзац в структуре текста.

Если главное назначение делового письма — донести до читателя какую- либо информацию, направить его действия в нужном адресанту русле, то и абзац, в конечном счете, должен работать на достижение поставленных составителем документа задач. Поэтому главная цель абзацного деления — воздействовать на получателя. Красная строка обращает на себя внимание, и содержание начала абзаца лучше закрепляется в памяти читающего. Поэтому абзацем хорошо выделить ту часть текста, на которую, по замыслу, адресат должен обратить особое внимание.

Абзацное членение служит композиционной ясности текста. И логически выстроенное сообщение, части которого выделены графически, легче будет усвоено адресатом. Обычно выделяют значимые части текста, которые представлены на рис. 4.9.

Особенно важно понимать, что абзац — средство воздействия на адресата на невербальном (несловесном) уровне, и для достижения коммуникативной цели нужно использовать максимум возможностей, действующих как на сознание, так и на подсознание. С абзацем связана возможность выразить специфику функционального стиля, жанра речи и особенности индивидуального слога. И последнее. Текст с небольшими абзацами легче читается. Крупные блоки текста, никак графически не расчлененные, отпугивают читателя, и если он не заинтересован в предлагаемой информации, то все усилия по составлению послания окажутся тщетными — оно останется непрочитанным.

Композиция текста

Рис. 4.9. Композиция текста

Деление текста на абзацы основывается, как правило, на субъективных критериях, является делом вкуса и языкового чутья человека. Определяет принципы деления текста в первую очередь цель отправителя. Но существуют и объективные принципы членения текста на абзацы. Знание этих принципов, учет значения абзацного членения для восприятия текста позволяет добиться взаимопонимания в непростом виде общения с помощью письменных знаков.

Вопросы и задания для самоконтроля

  • 1. Какие общие требования предъявляются к подготовке и оформлению документов?
  • 2. Какой принцип использован при построении системы потребительских форматов бумаги? Какие форматы бумаги используются для создания управленческих документов?
  • 3. Что такое реквизит документа? Сгруппируйте реквизиты организационнораспорядительных документов в зависимости от их целевого назначения и дайте им краткую характеристику.
  • 4. Что такое формуляр документа? Какие виды формуляров вы знаете?
  • 5. Выберите варианты правильного оформления реквизита «Дата»:
    • а) 17 января 2017 г.;
    • б) 17 января 2017 г.;
    • в) 17.01.2017;
    • г) 17.01.17.
  • 6. Сформулируйте заголовки к документам по следующим вопросам:
    • а) приказ — создастся ЭК;
    • б) письмо — содержит просьбу по вопросу выделения дополнительных финансовых средств;
    • в) протокол — заседал координационный совет;
    • г) должностная инструкция — руководствоваться инструкцией будет секретарь.
  • 7. Что такое ОРД? Какие основные группы документов выделяют в системе ОРД?
  • 8. Какова цель разработки унифицированной системы ОРД? Какой принцип применен при построении УСОРД?
  • 9. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?
  • 10. По какой схеме формулируются пункты распорядительной части приказа?
  • 11. Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные:
    • — автор документа — открытое акционерное общество «Арсенал» (ОАО «Прогресс»);
    • — текст:

«В целях сокращения и оптимизации документооборота в ОАО “Прогресс”

ПРИКАЗЫВАЮ:

  • 1. Утвердить прилагаемый перечень документов, не подлежащих регистрации.
  • 2. Утвердить прилагаемый перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ.
  • 3. Заведующему канцелярией С. К. Шипуковой представлять сведения о динамике документооборота в ОАО “Прогресс” ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным»; — подписывает приказ генеральный директор. Все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
  • 12. Какие виды справок вы знаете?
  • 13. В чем особенность оформления внутренних и внешних справок?
  • 14. Какие виды докладных записок вы знаете?
  • 15. Кем подписываются различные виды докладных записок?
  • 16. Оформите докладную записку, используя следующие данные:
    • — адресат — заведующий отделом образования Администрации г. Белгорода К. В. Смоляиов;
    • — текст: «По Вашему поручению мною проверена подготовка школы № 12 к началу учебного года. Установлено, что классные помещения снабжены соответствующей мебелью и оборудованием, школа обеспечена необходимыми методическими пособиями. Педагогическим персоналом школа укомплектована»;
    • — подписывает докладную записку ведущий специалист отдела образования В. В. Нечипоренко.
  • 17. Какие виды актов подлежат утверждению?
  • 18. Кем подписываются акты?
  • 19. Оформите акт, используя следующие данные:
    • — заголовок: «О списании имущества»;
    • — текст: «Основание: приказ директора завода от 22.07.2017 № 96 “О проведении инвентаризации”. Составлен комиссией: председатель — начальник отдела снабжения А. И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В. Н. Бсльксвич, заведующий складом К. С. Сидоренко;
    • — В период с 22.07.2017 по 21.08.2017 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр — в отдел снабжения; 2-й экземпляр — в бухгалтерию»;
    • — приложение: перечень имущества на 3 л. в 2 экз.;
    • — подписывают акт председатель комиссии А. И. Петров, члены комиссии: В. Н. Бсльксвич, К. С. Сидоренко;
    • — утверждает акт заместитель директора открытого акционерного общества «Курский завод “Электроника”» С. II. Пашкевич;
    • — все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
  • 20. Из каких частей состоит текст протокола? Какова композиционная структура каждой части?
  • 21. Какие документы относятся к организационно-правовым?
  • 22. Какова основная функция организационно-правовых документов в управленческой деятельности?
  • 23. Какие документы относятся к учредительным документам организации?
  • 24. Какими нормативными документами регламентируется создание учредительных документов?
  • 25. Каковы способы придания юридической силы организационно-правовым документам?
  • 26. Каков срок действия организационно-правовых документов?
  • 27. Какие документы регламентируют деятельность структурного подразделения и работников организации?
  • 28. На основе каких нормативных документов разрабатывается должностная инструкция?
  • 29. Каково основное назначение распорядительных документов?
  • 30. Каково назначение информационно-справочных документов в управленческой деятельности?
  • 31. Какие документы относятся к информационно-справочным документам?
  • 32. Кто имеет право составлять и подписывать докладные записки, справки, предложения?
  • 33. Каковы основные правила оформления различных чисел, цифровой информации?
  • 34. Каковы особенности языка служебных документов?
  • 35. Охарактеризуйте специфические признаки делового стиля языка.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>