Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Личное дело сотрудника организации

Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование. Все чаще в качестве основного источника документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации применяется личное дело — сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения).

Требования к оформлению и ведению личных дел устанавливаются организационно-распорядительными (организационно-методическими) документами ведомственных (территориальных) органов управления. Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководящего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников организации, а также материально ответственных лиц) группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:

  • — анкета (с последующими дополнениями);
  • — автобиография;
  • — копия документа об образовании;
  • — трудовой договор (второй экз.);

договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

  • - выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности;
  • — выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника (в именительном падеже).

Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):

  • — справки о состоянии здоровья сотрудника;
  • — справки с места жительства;
  • — заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внутренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудника в организацию (т.е. со дня издания приказа о приеме на работу).

Оформление и ведение личных дел государственных служащих осуществляется в порядке, установленном Указом Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О ведении личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы». Статьей 5 данного Указа, в частности, определен перечень документов, приобщаемых к делу государственного служащего.

К таким документам отнесены:

  • — заявление о согласии на замещение государственной должности РФ или о поступлении на федеральную государственную службу;
  • — документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
  • — копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
  • — копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
  • — копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
  • — медицинское заключение установленной формы;
  • — сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении па государственную должность РФ или поступлении на федеральную государственную службу, но форме, установленной Президентом РФ;
  • — копии решений о назначении лица на государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
  • - сведения о доходах лица, замещающего государственную должность РФ, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
  • — справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности РФ или государственной должности федеральной государственной службы;
  • — информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность РФ или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством РФ ограничений, сообщенная ему под расписку;
  • — первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность РФ или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдение лицом, замещающим государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством РФ ограничений;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности РФ или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;

  • — информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность РФ, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;
  • — данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;
  • — аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;
  • — копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;
  • — копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

Требования к порядку оформления личного дела государственного служащего установлены ст. 6 этого же Указа. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности РФ и государственные должности федеральной государственной службы, говорится в статье, «брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись».

Оформление и последующее ведение личного дела осуществляется сотрудником кадрового органа (специально уполномоченным сотрудником) организации в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются при оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело которого оформляется.

В обязанности кадрового органа по ведению личных дел входит:

  • — приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам;
  • — обеспечение сохранности личных дел;
  • — обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;
  • — предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем сотрудникам организации на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом сотруднику);
  • — ознакомление сотрудников с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также — по просьбе указанных лиц — во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Организации хранения личных дел сотрудников организации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.

Хранение личных дел сотрудников организации организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу с ними, и его непосредственный начальник.

Выдача личных дел сотрудников организации во временное пользование — для ознакомления с внесенными в них сведениями, для записи новых сведений и включения в личное дело новых документов — может производиться с разрешения начальника отдела кадров. Личное дело может быть выдано только на время, которое фактически необходимо для ознакомления с записями личного дела и включения в него новых сведений (документов). Во всех случаях работа (ознакомление) с личными делами должна производиться в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) — ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня сотрудник, ответственный за работу с личными делами, обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены.

В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком.

До этого момента в соответствии оно состоит на хранении (рекомендации по хранению дел представлены на рис. 5.5).

Рекомендации по хранению дел

Рис. 5.5. Рекомендации по хранению дел

Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей РФ, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Порядок хранения документов в личном деле сотрудника. Внесение записей в процессе ведения личных дел. Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Для хранения документов, приобщенных к делу, а также тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карманчиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях (в графе «Примечание» указывается местонахождение документа).

Несколько слов о порядке оформления записей в процессе ведения личного дела. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.

Остановимся также на том, каким образом следует включать новые документы в состав личного дела и изымать их. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних — располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные, документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения начальника кадрового органа (руководителя организации) с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и росписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (хранение).

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>