Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В результате изучения данной темы студент должен: знать

  • • назначение и классификацию деловых писем;
  • • основные требования, предъявляемые к деловой переписке;
  • • виды, категории почтовых отправлений и их особенности;
  • • особенности оформления письменной корреспонденции; уметь
  • • составлять основные виды деловых писем;
  • • определять категории и разряды почтовых отправлений;
  • • разделять письма по различным областям деловой деятельности;
  • • вести деловую переписку с разными корреспондентами; владеть
  • • навыками работы с деловой корреспонденцией;
  • • способностью составлять и редактировать различные виды деловых писем.

Назначение и классификация деловых писем

Деловые письма — самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов. Это краткий (как правило, не более одной-двух страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев (рис. 6.1).

В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.

Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:

  • — письма-просьбы;
  • — письма-сообщения;
  • — письма-запросы;
  • — письма-заявления;
  • — письма-подтверждения;
Классификация деловых писем

Рис. 6.1. Классификация деловых писем

  • — письма-заказы;
  • — письма-предложения (оферты);
  • — письма-дополнения;
  • — письма-рекламации (претензии);
  • — информационные письма;
  • — гарантийные письма;
  • — презентационные письма;
  • — письма прямой почтовой рассылки;
  • - краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.);
  • — сопроводительные письма.

Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

  • — письма-поздравления;
  • — письма-приглашения;
  • — письма-извинения;
  • — письма для выражения сожаления и соболезнования;
  • — письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
  • — письма по случаю отъезда;
  • — письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);
  • — благодарственные письма;
  • — рекомендательные письма;
  • — мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.);
  • — письма-открытки;
  • - письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.);
  • - письма для выражения отказа от какого-либо предложения; письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;
  • — письма-резюме.

Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов деловых писем.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>