Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

МЕЖДУНАРОДНАЯ ПЕРЕПИСКА

В результате изучения данной темы студент должен: знать

  • • основные форматы бумаги по международным стандартам;
  • • существующие расхождения с форматами ИСО;
  • • требования к заполнению бланков на международном уровне;
  • • основные реквизиты международного письма, правила их оформления;
  • • основные виды деловой корреспонденции для зарубежных партнеров; уметь
  • • различать форматы бумаги по международным стандартам;
  • • заполнять бланк в соответствии с международными стандартами;
  • • определять основные реквизиты международного письма;
  • • определять виды писем в международной корреспонденции;
  • • правильно составлять и отвечать на письма зарубежных партнеров; владеть
  • • навыками заполнения бланков в соответствии с международными стандартами;
  • • навыками правильного написания письма зарубежным партнерам.

Международные стандарты по оформлению документов

Форматы бумаги

В соответствии с международными стандартами для создания управленческих документов используются листы бумаги, размеры которых устанавливает ИСО 216:1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В». Система форматов бумаги по требованиям ИСО 216:1975 основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа).

Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра — число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату АО, деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу. Площади двух последовательных форматов относятся как 2:1.

Основным является ряд форматов А (ИСО — А ряд), вспомогательным — ряд В (ИСО — В ряд). Форматы ряда В используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А.

Стандартом предусмотрены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух выше указанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа.

Форматы бумаги (ряд А) (рис. 7.1). Для создания управленческой документации используются форматы: АЗ, А4, А5, А6. Формат АЗ применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

Форматы бумаги

Рис. 7.1. Форматы бумаги

Закрепленные в стандарте ИСО 216:1975 нормы ведут свое начало от системы форматов бумаги, установленных в немецком стандарте DIN 476 еще в 1922 г. Принятие международного стандарта в этой области стало возможным благодаря тому, что к 1975 г. большинство стран мира перешло на форматы бумаги по DIN 476. В России эти форматы были приняты в 1934 г. и в настоящее время они приведены в ГОСТ 9327—60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».

Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе. Например, в США стандартом ANSI ХЗ/151 —1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: «Letter» (216 х 279 мм), «Legal» (216 х 356 мм), «Executive» (190 х 254 мм), «Ledger/Tabloid» (279 х 432 мм).

Расхождения с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат «Letter». Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>