Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Технология обработки документов

Конфиденциальные, как и открытые документы, находятся в постоянном движении. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует от секретаря осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.

Делопроизводитель должен осознавать, что при движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (сотрудников, баз данных, рабочих материалов и т.п.), обладающих ценными сведениями, и расширяющие потенциальные возможности утраты конфиденциальной информации, разглашения ее персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации.

Этапы подготовки делопроизводителем конфиденциальных документов

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования делопроизводителем управленческих решений и действий, результат выполнения руководителем и сотрудниками организации поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях.

Факторы, инициирующие процесс исполнения, представлены на рис. 8.3.

В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений.

Для использования в работе обычно поступают: законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочноинформационные документы, разнообразные рекламные издания и научно- техническая информация.

Факторы, инициирующие процесс исполнения

Рис. 83. Факторы, инициирующие процесс исполнения

В ходе исполнения конфиденциальные документы подвергаются максимально возможному спектру угроз, которые реализуются за счет:

  • — документирования конфиденциальной информации на случайном носителе;
  • — подготовки к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью или не разрешенного для издания, т.е. документирования определенной информации;
  • — включения в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны организации;
  • — случайного или умышленного занижения грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;
  • — изготовления документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя, конфиденциальность информации;

утери оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчания этого факта и попытки подмены утраченных материалов;

сообщения содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу, несанкционированного копирования документа или его части (в том числе на неучтенной дискете);

— утечки информации по техническим каналам.

Делопроизводитель должен помнить, что передача конфиденциальной информации по деловой необходимости партнерам, посредникам, сотрудникам других организаций допускается только в случаях, установленных законодательством или соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация передается всегда в письменном виде за подписью первого руководителя организации. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.

Исполнение конфиденциальных документов делопроизводителем, в отличие от исполнения открытых документов, представляет собой стадию, насыщенную различными технологическими этапами и процедурами (рис. 8.4).

Стадии исполнения конфиденциальных документов делопроизводителем

Рис. 8.4. Стадии исполнения конфиденциальных документов делопроизводителем

Эти этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителя с конфиденциальной информацией. Сам факт фиксации ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

В наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная ни на каком носителе. Угрозы ценной информации появляются немедленно при возникновении мысли о необходимости ее документировать. В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна «срабатывать» заблаговременно, т.е. до момента нанесения на чистый лист бумаги первых письменных знаков будущего документа.

Перед реализацией мысли о создании документа вначале решаются вопросы: является ли данная информация конфиденциальной и, если да, то какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен. Своевременное установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является первым и основным элементом защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.

Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.

Делопроизводитель должен четко представлять, что гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляет собой реквизит (элемент, служебная отметка, помета, пометка) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации (табл. 8.2).

Таблица 8.2

Уровни грифа ограничения доступа

Первый уровень

Второй уровень

« Конфиденциально»

«Строго конфиденциально»

«Конфиденциальная инфор- мация»

«Строго конфиденциальная информация»

«Конфиденциально»

«Особый контроль»

Первый, массовый уровень — грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «КТ», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу.

Второй уровень достаточно редкий — грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально», «Особый контроль». Присваивается документу лично руководителем организации, им изменяется или отменяется. Исполнение, использование и хранение документов с этим грифом также организуется руководителем с возможным привлечением руководителя службы конфиденциальных документов. Исполнителям документы с этим грифом нс передаются.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или «Конфиденциально».

Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, пишется полностью и не сокращается. Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу.

На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы типа: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например № 37к, 89ск, 97дсп.

Документы и информация, конфиденциальные в целом (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т.д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться отметка, надпись, штамп, привлекающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др. Может ставиться штамп, что данная информация без согласия организации не может быть использована в каких-либо коммерческих целях, а за ненадобностью должна быть возвращена собственнику.

Гриф или штамп обязательно проставляются при направлении конфиденциальной для организации информации в государственные учреждения, которые обязаны держать ее в тайне.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

  • — исполнителем при подготовке к составлению проекта документа;
  • — руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа.

Делопроизводитель должен представлять, что назначение учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль над ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях, отдельных записях и подготовительных материалах. Необходимо помнить, что на чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть:

  • — для традиционных текстовых документов — специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая тетрадь для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов;
  • - для чертежно-графических документов — пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.;
  • - для машиночитаемых документов — маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты и т.п.;

для аудио- и видеодокументов — маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.;

- для фотодокументов — маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой.

Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа. Однако исполнителю следует всегда помнить, что конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы.

Делопроизводитель не должен забывать, что конфиденциальные документы составляются в строго определенных случаях, например: когда процесс или результат какой-то работы подлежит обязательному отражению в конкретных документах (обязательному документированию) или наличие этих документов или переписки диктуется реальной необходимостью, т.е. отсутствием условий для решения конфиденциального вопроса путем личного (но не телефонного) общения между партнерами.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>