Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Учет подготовленных конфиденциальных документов

Процедура передачи изданных внутренних документов на рассмотрение или исполнение включает две составляющих ее.

Выдача документа исполнителю:

  • - под роспись в учетной карточке подготовленного (изданного) документа;
  • — внесение фамилии исполнителя в контрольный журнал;
  • — включение учетной карточки в картотеку «За исполнителями».

Возвращение документа от исполнителя:

  • - проверка целостности и комплектности документа, наличие отметки об исполнении;
  • - роспись сотрудника участка за получение документа в учетной карточке документа и внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;
  • - передача документа по назначению (на другой участок службы конфиденциальной документации).

Участие в подготовке к уничтожению документов, дел и носителей информации включает следующие процедуры (рис. 8.8).

Последовательность процедур подготовки к уничтожению документов, дел и носителей информации

Рис. 8.8. Последовательность процедур подготовки к уничтожению документов, дел и носителей информации

Процедура подготовки документов и дел к уничтожению:

— выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений организации;

- систематизация документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

Процедура оформления акта на уничтожение документов:

  • — включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;
  • — оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;
  • — проведение проверки наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;
  • — согласование, подписание и утверждение акта, рассматриваемого членами ЭК;
  • — согласование, подписание и утверждение акта, не рассматриваемого членами ЭК.

Процедура уничтожения документов по акту:

проверка специальной комиссией (в состав которой, как правило, входит делопроизводитель) наличия документов, дел (томов), магнитных и других технических носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям и акте;

физическое уничтожение специальной комиссией документов, дел (томов) и технических носителей информации;

внесение в акт и учетные карточки документов записи об уничтожении; роспись членов комиссии, производивших уничтожение.

Процедура уничтожения документов и носителей информации без составления акта:

  • - разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника участка;
  • — накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);
  • — физическое уничтожение несколькими сотрудниками остатков носителей;
  • — внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.

Следовательно, подготовка делопроизводителем проекта конфиденциального документа представляет собой трудоемкий процесс из-за необходимости выполнения дополнительных вспомогательных этапов, не свойственных аналогичной работе над открытым документом.

Эти этапы имеют важное значение для обеспечения защиты информации при подготовке конфиденциального документа и предусматривают установление грифа конфиденциальности будущего документа, оформление и учет его носителя.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>