Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Основные требования к форме и построению таблиц

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает:

  • - расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);
  • - правильную, логическую соподчиненность элементов таблицы;
  • - данных графы — ее заголовку, данных строки — показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединяющему их заголовку верхнего яруса;
  • — логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:

  • — расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях: когда при одном- двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего; когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего, когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали);
  • — расположение рядом сопоставляемых граф и строк;
  • — системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае равнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; ио принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.);
  • — расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) — подлежащего;
  • — равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк);
  • — преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными: перевернуть таблицу — превратить боковик в головку, головку — в боковик, строки — в графы, а графы — в строки; перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего; вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей; разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком; комбинировать указанные приемы;
  • — минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется: избегать деления головки на ярусы, если можно объединить заголовки двух ярусов в один; объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять повторяющиеся заголовки в один заголовок, используя перекомпоновку граф; образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова; устранять необязательные заголовки типа «Страны» над названиями стран, «Год» над обозначениями годов; переносить в примечания иод таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова; заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке;
  • — максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется: выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок; ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, округляя числа или переводя единицы величин в более крупные с помощью приставок; объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках; заменять слова условными математическими обозначениями: «не более» (не менее), «более» (менее), «приблизительно» и т.п.;
  • — размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:

  • — построение таблицы из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на две-три самостоятельные таблицы или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число;
  • — включение в графы таблицы только обязательных текстов и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах приводит к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы;
  • — включение в таблицу иллюстраций только в тех случаях, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. При несоблюдении этого условия таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место;
  • — использование для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, места вразрез прографки;
  • — размещение показателей подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего;
  • — объединение соседних однотипных таблиц;
  • — удаление лишних граф (с одними и теми же сведениями в строках) с перенесением этих сведений в тематический заголовок или в примечание к таблице;
  • — построение таблицы таким образом, чтобы (если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо) в боковике оказалось меньшее число строк.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>