Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Оформление заголовков и граф

Оформление тематического заголовка таблицы. Назначение тематического заголовка — дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту.

При его оформлении следует учитывать то, что тематический заголовок:

  • — необязателен в таблице, материал которой нужно использовать только по ходу чтения текста;
  • — не ставится над продолжением и окончанием таблицы;
  • — горизонтально центрируется.

Оформление граф в головке (шапке) таблицы. При оформлении граф в головке таблицы учитывается следующее:

  • — заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике;
  • — если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются занятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке: словесное обозначение данных графы; буквенное обозначение данных графы; обозначение единицы измерения; указание на ограничение (от, до, не более, не менее). Например: «Температура t,°C, не менее»;
  • — заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном числе; во множественном числе — только в случаях, когда некоторые показатели графы стоят во множественном числе или когда заголовок графы — существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов;
  • — заголовок графы пишется без сокращений, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа;
  • — заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы — °С, проценты — %, доллары США — $ и т.п.);
  • — заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах — только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы;
  • — если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка);
  • — таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице;
  • — нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач. Оформление этих элементов таблицы должно производиться с учетом того, что: нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф; в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы — арабскими цифрами;
  • — графа «Номер по порядку» оформляется с учетом следующих требований: данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы; графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике; заголовок графы оформляется в виде: Nsnn.; допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике;
  • — представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям:
  • • включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается;
  • • если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы (отделена от него запятой);
  • • если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные — после заголовков соответствующих граф;
  • • если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф; единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы;

заголовки «Итого», «Всего» оформляются с учетом следующих требований: как в боковике, так и в головке заголовок «Итого» относится к частным, промежуточным итогам, заголовок «Всего» — к суммирующим частные итоги; в боковике принято заголовки «Итого» и «Всего» выравнивать по левому краю.

Оформление заголовков боковика таблицы. Заголовки боковика оформляются с учетом следующих требований:

  • - заголовки боковика располагаются следующим образом. При одной ступени: от края боковика, если большинство умещается в одну строку; с абзацного отступа, если они занимают две-три строки; при нескольких ступенях: заголовки 1-й ступени — от края боковика, если большинство умещается в одну строку; заголовки последующих ступеней — с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов; заголовок «в том числе» рекомендуется размещать так же, как заголовки, к которым он относится;
  • - заголовки 1-й ступени пишутся с прописной буквы, так же как и заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени;
  • - заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки ирографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку ирографки); отточие не является обязательным; при его отсутствии никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка ирографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика;
  • - если в боковике подряд расположены одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова «То же» (при заголовках, занимающих две строки и более), а затем уже кавычки.

Оформление ирографки таблицы. Оформление значений данных в про- графке таблицы должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями:

  • — указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом: при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие, либо слова «Нет свед.»; при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире;
  • — обозначение ничтожно малых чисел оформляется следующим образом: если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0, если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.;
  • - при представлении многоразрядных чисел рекомендуется разделять числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры справа налево для целой части и слева направо — для дробной части;
  • - числовые значения в ячейках должны быть представлены в соответствии со следующими требованиями: числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах); числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются; числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие или тире и выравниваются по разделителю; при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут «от... до... включ.»; в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире; округление числовых значений до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым;
  • — расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика определяется следующим образом: если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика; если среди строк прографки есть элементы в две строки и более, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика; если боковик начинается с графы «Номер по порядку», то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика; текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика;
  • — текст в ячейках таблицы должен быть оформлен следующим образом: текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы); точка в конце текста в ячейке прографки не ставится; при повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по гем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика;
  • — линейки в прографке предназначены для разделения граф. Линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы.

В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть обычно отделяется от другой двойными линейками.

Оформление примечаний к таблице. Примечания к таблице оформляются следующим образом:

  • — если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы;
  • — если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей;
  • — примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов);
  • — если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.

Вопросы и задания для самоконтроля

  • 1. Как создать новый документ?
  • 2. Как открыть несколько документов одновременно?
  • 3. Как быстро открыть документ?
  • 4. Как найти свои документы?
  • 5. Как составить список всех документов?
  • 6. Как быстро просматривать документы?
  • 7. Как отменить форматирование символов?
  • 8. Как скопировать параметры форматирования символов в несколько фрагментов?
  • 9. Как перейти из верхнего колонтитула в нижний?
  • 10. Как выбрать оптимальную ширину столбца?
  • 11. Как переместить таблицу?
  • 12. Как отформатировать таблицу?
  • 13. Как выделить всю таблицу?
  • 14. Как выделить несколько строк таблицы?
  • 15. Как искать таблицы?
  • 16. Как перемещаться по таблице?
  • 17. Как удалить таблицу или ее содержимое?
  • 18. Преобразуйте текст в таблицу.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>