Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Нормирование труда работников службы делопроизводства

Должностной и численный состав службы делопроизводства определяется исходя из объема документооборота, функции органа управления, территориального размещения предприятия или организации.

Исторический экскурс

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были установлены Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной в 1967 г. Государственным комитетом по труду и социальным вопросам. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении зарплаты в различных отраслях народного хозяйства.

В настоящее время основными нормативными документами, регламентирующими наименование должностей работников службы делопроизводства, являются:

  • 1) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367 и введенный в действие с 1 января 1996 г. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанный Институтом труда и утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее — Классификатор);
  • 2) приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н «Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”» (далее — профессиональный стандарт).

В соответствии с Классификатором, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. К этой категории отнесены должности заведующих службой делопроизводства (заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующие архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Наименование должности складывается из слов «заведующий» или «начальник» с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию входят помощники руководителей, документоведы, референты, редакторы, архивисты, археографы, инспекторы, секретари коллегий, секретари руководителей, корректоры. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Существует возможность устанавливать должность старшего специалиста; при этом соотношение между старшими специалистами и специалистами — 2:1.

В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурируют такие должности, как «специалист», «ведущий специалист», «специалист 1-й категории» или «специалист 2-й категории», а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители. К этой категории относятся экспедиторы, делопроизводители, машинистки и стенографистки, секретари, курьеры,

операторы организационной техники (далее — оргтехника). Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Возглавляет службу делопроизводства начальник или заведующий.

Рассмотрим основные требования к руководителю службы делопроизводства.

По характеру деятельности руководитель службы делопроизводства тесно взаимодействует:

  • — с руководителями структурных подразделений организации и подведомственной сети по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, деятельности коллегиальных органов, подготовки и представления необходимых документов, использования информации в служебных целях;
  • — с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
  • — со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы;
  • — со структурным подразделением по внедрению информационных технологий.

В пределах своей компетенции он также может вступать во взаимоотношения по вопросам работы с документами с другими организациями.

Для выполнения обязанностей но руководству службой делопроизводства ему предоставляется право:

  • — контролировать работу с документами в организации и подведомственной сети, если она нс входит в структуру службы, по вопросам автоматизации документооборота и требовать выполнения установленных правил такой работы;
  • — докладывать руководителю организации о состоянии работы с документами, подавать документы для рассмотрения;
  • — вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы делопроизводства, их поощрении и наложении на них взысканий;
  • — привлекать специалистов структурных подразделений организации и подведомственной сети к подготовке проектов документов по поручению руководства;
  • — запрашивать от структурных подразделений и подведомственной сети сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами;
  • — принимать меры по автоматизации управления, сокращению лишней документальной информации в организации и сети, контролировать эти процессы;
  • — подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
  • — применять санкции во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами организации установленных правил работы с документами.

Должностной состав службы делопроизводства, его трудовые функции и обязанности также закреплены в профессиональных стандартах.

В соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] выделяют следующие должности специалистов, занятых в сфере делопроизводства:

  • — секретарь-администратор;
  • — секретарь руководителя;
  • — делопроизводитель;
  • — помощник руководителя.

Профессиональный стандарт предназначен:

  • — для стандартизации и унификации требований к содержанию и качеству профессиональной деятельности;
  • — решения широкого круга задач в области управления персоналом (разработка стандартов предприятия, должностных инструкций, систем отбора, подбора, мотивации и аттестации персонала, планирования карьеры);
  • — проведения оценки квалификации работников.

Названный профессиональный стандарт содержит три обобщенных трудовых функции:

  • 1) документационное обеспечение управления организацией;
  • 2) руководство деятельностью по документационному обеспечению управления в организации;
  • 3) управление документацией организации.

На работу с документами работники аппарата управления тратят от 30 до 70% своего рабочего времени. В связи с этим важную роль в работе службы делопроизводства играет нормирование труда ее работников.

Нормирование труда — это определение необходимых затрат рабочего времени на выполнение конкретного объема работ в конкретных организационно-технических условиях.

В нашей стране нормирование труда регламентируется рядом локальных документов и нормативных правовых актов.

В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее — ТК РФ) нормированию труда посвящена гл. 22. В соответствии со ст. 159 ТК РФ работникам гарантируются:

  • — государственное содействие системной организации нормирования труда;
  • — применение систем нормирования труда, определяемых работода телем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором.

Под нормами труда понимаются нормы выработки, времени, нормативы численности и другие нормы, устанавливаемые в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда (ст. 160“ТК РФ).

Нормы труда могут быть пересмотрены по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования.

В соответствии со ст. 161 ТК РФ для однородных работ могут разрабатываться и устанавливаться типовые нормы труда:

  • — межотраслевые;
  • — отраслевые;
  • — профессиональные и др.

Типовые нормы труда разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ. Например, в соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.11.2002 № 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда» типовые профессиональные, отраслевые и иные нормы труда утверждаются федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Минтрудом России.

При нормировании труда работников службы ДОУ применяют:

  • — нормы численности;
  • — нормы времени;
  • — нормы выработки;
  • — нормы обслуживания;
  • — нормы управляемости.

Норма численности — количество работников, выполняющих определенный объем работ за установленный период времени в заданных организационно-технических условиях.

Расчет норм численности работников федеральных органов исполнительной власти производится в соответствии с Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденными постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

Численность работников службы ДОУ рассчитывается по службе в целом и по структурным подразделениям.

Внимание!

При расчете численности делопроизводственного персонала следует исходить из минимальной численности работников по каждой функции.

В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формуле

Чн = Тоб / Фп,

где Чн — нормативная численность работников (чел.); Тоб — общие затраты времени на работы по документационному обеспечению (ч); Фп — планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника (ч).

В свою очередь, значение Тоб определяется по формуле

Тоб = Тн + Тнн,

где Тн — затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм (ч); Тнн — затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом) (ч).

Для расчета численности могут применяться нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания.

Норма времени — количество затрат рабочего времени на выполнение единицы работы (продукции) работником или группой работников в заданных организационно-технических условиях.

Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ.

Фактические затраты рабочего времени определяются методом так называемого технического нормирования (хронометраж времени) на основе результатов измерений в течение рабочего дня стандартной продолжительности (8 ч). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по делопроизводству рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих нормативов времени на выполнение соответствующих видов работ или на основании результатов измерений) по формуле

где Нвр — значение нормы времени (ч); Н — затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы (ч); К — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени, т.е. К = 1,1[2].

Норма выработки — количество единиц работы (продукции), выполняемой в единицу времени работником или группой работников в заданных организационно-технических условиях.

Ниже приведены нормы времени на обработку входящих документов, установленные в разд. 5 «Обработка, регистрация, учет количества документов» Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти[3].

5.1. Обработка поступающих документов

Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче в структурные подразделения.

Нормы времени на обработку входящих документов

Исполнители — работники канцелярии, экспедиции.

Наименование работы

Единица измерения объема работы

Норма времени, ч

Обработка входящих документов

10 документов

0,65

Пример расчета времени, затрачиваемого на регистрацию поступающей корреспонденции

  • 1. Условие: за год всего зарегистрировано 6000 поступающих документов.
  • 2. Вычислим, какое количество входящих документов регистрируется в организации ежедневно (в среднем):
    • (6000 документов : 12 мес.) : 21 рабочий день в месяце = 18 документов.
  • 3. Рассчитаем, сколько времени в соответствии с установленными нормами должно быть затрачено сотрудником на выполнение данной работы:
  • 18 документов : 10 документов (единица измерения для данной нормы) х 0,65 ч (норма времени) = 1,17 ч
  • 4. В итоге получается примерно 1 ч ежедневно.

Регистрация входящих документов может осуществляться как на бумажном носителе (в журнале регистрации, на регистрационных карточках), так и в электронном виде (в таблице, созданной средствами Word или Excel, либо в специальной системе электронного документооборота). Соответственно, время, затраченное на регистрацию одного и того же документа, в каждом из перечисленных вариантов будет варьироваться.

Норма обслуживания — количество производственных объектов, которые работник или группа работников обслуживают в заданных организационно-технических условиях.

Для определения численности руководителей могут использоваться нормы управляемости, указывающие количество подчиненных, которыми может и должен управлять руководитель.

Норма управляемости — это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель[4].

Постановлением Правительства РФ от 05.11.1995 № 1094 «О структуре центрального аппарата федеральных органов исполнительной власти» установлено, что штатная численность департамента не может быть менее 35 единиц, управления — менее 20 единиц, отдела — менее 10 единиц, отдела в составе департамента (управления) — менее 5 единиц.

В структуру департамента и управления не могут входить менее трех отделов. При формировании структуры центрального аппарата этих органов учитывают, что количество ведущих должностей государственных служащих не должно превышать 10%, а старших — 40% общей численности работников этих органов.

Формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводится произвольно, исходя из их реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала может колебаться в значительных пределах. При этом в первой организации отмечается неоправданный рост численности такого персонала, а во второй — необоснованное сокращение. Как следствие, в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов, т.е. нехватка делопроизводственного персонала приводит к совмещению функций специалиста и технического исполнителя.

Для определения численности сотрудников применяют различные нормативные документы. Для расчета сотрудников в федеральных органах исполнительной власти применяются:

Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 05.06.2002№ 39;

  • — Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду, утвержденная приказом Росархива от 14.01.2004 №9;
  • — Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

Существует две методики расчета численности работников службы ДОУ.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента:

где Ч — численность работников службы ДОУ; 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда; Д — документооборот; Р — общая численность работников организации; 0,98 и 0,1 — коэффициенты погрешности.

Расчет по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления. Сегодня эта формула интересна лишь для истории делопроизводства.

Вторая методика предусматривает расчет численности исходя из трудозатрат на выполнение отдельных операций по типовым межотраслевым сборникам, содержащим нормы времени на отдельные работы. Данная методика позволяет достаточно точно определить необходимое количество работников службы делопроизводства, однако она имеет ряд недостатков:

  • — при расчете норм численности учитываются лишь типовые для данной категории персонала состав и объем работ;
  • — при отклонении реального состава работ от типового снижается точность получаемого результата.

Для того чтобы рассчитать количество работников службы делопроизводства (Чпл) на основании типовых норм времени необходимо воспользоваться следующей формулой:

где Тн — годовая трудоемкость нормируемых работ, определяемая в соответствии с типовыми нормами времени и плановым объемом работ либо экспертным путем; Тнн — годовая трудоемкость ненормируемых работ, определяемая в основном экспертным путем; Фп — полный полезный фонд рабочего времени одного работника за год (в среднем Фп = 1910 ч).

Более подробно проблемы определения потребности в персонале и методы расчета численности работников различных категорий рассматриваются в целом ряде работ, посвященных нормированию и организации труда, управлению персоналом.

Расчет численности секретарей производится по формуле

где Ч — необходимое количество сотрудников; Нвр — средняя норма времени на обработку одного документа; О — количество корреспонденции за год (документооборот); К — коэффициент изменения трудоемкости работы; Т — годовой номинальный фонд рабочего времени; а — коэффициент неявок на работу (0,3).

Пример расчета численности работников архива организации

  • 1. Воспользуемся Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденными постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.
  • 2. Составим следующую таблицу в соответствии с должностными обязанностями сотрудника:

п/п

Вид выполняемой работы

Единица

объема

работ

Объем работ за год (VI)

Норматив времени на единицу объема работ (Н, часов)

Сумма

затрат

времени

(чел.-ч.)

1.

Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений)

1 п.л.

0,5

138

69

2.

Составление годовых разделов сводных описей для постоянного хранения

10 описательных статей описи

150

1

15

3.

Составление сводных описей дел по личному составу

10 описательных статей

300

0,9

27

и/и

Вид выполняемой работы

Единица

объема

работ

Объем работ за год (VI)

Норматив времени на единицу объема работ (Н, часов)

Сумма

затрат

времени

(чел.-ч.)

25.

Составление отчета о состоянии и объеме документов, находящихся на ведомственном хранении

1 отчет

1

9,7

9,7

итого

2136

3. Годовая трудоемкость работ (Тн) рассчитывается по нормативам времени с корректировкой на коэффициент К = 1,1, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности:

Тн = 2136 х 1,1 = 2349,6 чел.-ч.

  • 4. Трудоемкость работ, не предусмотренных сборником укрупненных нормативов (ненормируемых работ), (Тнн) определяется экспертным путем и составляет 50,3 чел.-ч.
  • 5. Полезный фонд рабочего времени одного работника за год (Фп) принимается в среднем равным 1910 ч. Подставляя исходные данные в формулу, получаем необходимую плановую численность:

Таким образом, для выполнения трудовых функций, которые мы отметили в таблице, для работы в архиве необходим один человек. За интенсивность труда сотруднику может быть установлено поощрение.

Пример расчета численности делопроизводителей группы обработки и регистрации документов приведен в приложении 1 к учебнику.

  • [1] См.: Приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н.
  • [2] См.: Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994№ 72.
  • [3] Утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.
  • [4] См.: Приказ Росархива от 14.01.2004 № 9 «Об утверждении Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду».
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>