Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Обработка отправляемых документов

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее регистрацию и обработку для отправки.

Регистрацию отправляемой корреспонденции обычно осуществляет служба делопроизводства, а отправку корреспонденции в крупных учреждениях, с большим объемом документооборота, — экспедиция. В случае отсутствия в организации специализированного подразделения документы отправляются секретарем или сотрудником службы делопроизводства в соответствии с приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Регистрация отправляемых документов может осуществляться в трех формах:

  • — журнальной;
  • — карточной;
  • — автоматизированной.

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции -

это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах, отправляемых корреспондентам из организации. Примерная форма такого журнала представлена в табл. 4.5.

Таблица 4.5

Примерная форма журнала регистрации отправляемых документов

Дата

Per. №

Вид

Адресат

Заголовок к тексту

Кол-во

лис-тов

Кол-во экз.

  • S л
  • 1 ?

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем, или уполномоченным лицом и проставляется в графе 1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (01.06.2017).

Регистрационный номер отправляемого документа — это порядковый номер документа в пределах календарного года, который добавляется к индексу структурного подразделения и номеру дела по номенклатуре. Регистрационный номер заносится в графу 2. Например, исх. № 02-03/165 (где 02 — индекс структурного подразделения — исполнителя, 03 — номер дела по номенклатуре, 165 — порядковый номер в пределах календарного года.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.

Регистрировать отправляемые документы под одним регистрационным номером можно, когда нескольким адресатам высылают документы типового содержания. При направлении письма нескольким адресатам одни и те же реквизиты (дату и номер документа) проставляют в каждом подлинном экземпляре (в заверенной копии письма — если документы направляют в подведомственные организации) и на копии письма, остающейся в деле организации-автора.

Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов — отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Вид документа отмечается в журнале в графе 3.

Адресат отмечается в журнале в графе 4: указывается, кому и куда направляется документ. Это Ф. И. О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации-адресата пишется полностью, сокращенное наименование допускается, если оно общеизвестно.

Заголовок документа или его краткое содержание пишется в журнале в графе 5.

В графе 6 указывается количество листов в документе. Если документ отправляется с приложением, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15.

После регистрации документа службой делопроизводства или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по делопроизводству)

организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранение обязательного экземпляра: тираж = Т адресов + 1 экземпляр.

В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых по большому количеству адресов, исходящий номер документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров, например:

Директору ООО «Прогресс» И. И. Савченко — 1 экз.

Директору ООО «Рефлекс» И. А. Сидорову — 2 экз.

Заместителю директора ПАО[1] «КАС» — 3 экз.

В графу 8 заносится Ф. И. О. исполнителя документа и указывается структурное подразделение.

В графе 9 журнала можно указать, например, вид отправления (нарочным, заказным письмом и т.п.).

Регистрация отправляемой корреспонденции может производиться и на карточках (табл. 4.6).

Таблица 4.6

Технологический процесс регистрации отправляемой корреспонденции на карточках

Перечень и последовательность операций

Содержание работы

Получение отправляемой корреспонденции

Исполненные документы доставляются из структурного подразделения для регистрации

Проверка правильности оформления документов

Проверка наличия подписи, необходимых виз, правильности указания адреса, наличия приложений

Подбор регистрационных карточек

Поиск и извлечение из картотеки регистрационных карточек на исполненные документы

Запись в регистрационную карточку сведений об исполнении документов

Заполнение соответствующих граф регистрационной карточки

Индексация исходящих документов

Проставление исходящего номера и даты отправления

Заполнение регистрационных карточек на инициативный документ

Запись в соответствующих графах регистрационных карточек сведений об отправляемых документах

Расстановка регистрационных карточек в картотеке

В процессе регистрации отправляемых документов службой делопроизводства должны проверяться:

— правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую значимость;

  • — соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;
  • — наличие необходимого числа копий;
  • — идентичность всех копий подписанному подлиннику.

Уточняется также форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Документы в канцелярию или экспедицию должны сдаваться ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке.

Правило!

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой делопроизводства должны возвращаться исполнителям.

Порядок направления документации ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации.

Интересным представляется опыт одной фармацевтической компании по организации процесса передачи документов на отправку в экспедицию или канцелярию.

Пример

При направлении документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель заполняет карточку на доставку/получсние документов.

Это внутренний документ организации, который должен быть утвержден локальным нормативным актом. Все карточки после доставки или получения документации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (экспедиции).

Карточка доставки документов выполняет несколько функций:

  • — содержит перечень направляемых документов, что дает возможность не готовить сопроводительное письмо;
  • — позволяет фиксировать факт передачи документов ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию);
  • — дает дополнительную информацию о способе, времени доставки, об адресате;
  • — содержит отметку о получении документа уполномоченным представителем сторонней организации или отправке его по почте;
  • — позволяет осуществлять оперативный контроль за доставкой (получением) документов.

Для отправки в названии карточки подчеркивается слово «доставку», для получения документов — слово «получение».

При заполнении строки 3 «Перечень документов» обращаем ваше внимание на следующее. Если ответственный исполнитель готовит сопроводительное письмо, которое содержит список передаваемых в стороннюю организацию документов, то в карточке досгавки/получения указываются только номер и дата такого письма, далее письмо регистрируется в установленном порядке и, следовательно, копия письма хранится в службе делопроизводства отправителя.

1

В этом случае отпадает необходимость дублирования информации в карточке досгавки/получения. При необходимости отправки документов через почтовое отделение связи в строке «Способ доставки» дополнительно указывается категория почтового отправления (простое или заказное, с объявленной ценностью и т.д.).

В случае отправки документов по почте в строке 7 необходимо указывать номер и дату почтового списка, по которому осуществляется передача документов в отделение почтовой связи, например: «Список № 20 от 23.04.2006». В нашем примере строку 7 карточки заполняет получатель корреспонденции по просьбе курьера.

КАРТОЧКА НА ДОСТАВКУ/ПОЛУЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ № 334 ОТ 02.05.2006

1. Структурное подразделение

Коммерческое управление, отдел продаж

2. Ф. И. О. ответственного исполнителя, телефон

Менеджер И. Н. Романов, тел. 2011

3. Перечень документов

Копия договора поставки № 23-КД, от 16.01.2006 — на 1 л. В 2 экз.

Копия счета № 8231 от 30.03.2006 - на 1 л. В 1 экз.

Копия счета фактуры № 1788 от 30.03.2006 - на 1 л. В 1 экз. Копия платежного поручения № 823 от 27.03.2006 — на 1 л. В 1 экз. Копия счета № 170970 от 02.05.2006 — на 1 л. В 1 экз.

4. Название организации, адрес, телефон, Ф. И. О. контактного лица

ООО «С.», ул. Воробьева, д. 12, к. 2, Москва, менеджер А .С. Иванов, тел. 133-33-12

5. Способ доставки

курьер

6. Рекомендуемый срок доставки

05.05.2006 - 10.05.2006

7. Отметка о получении (при доставке курьером — получатель собственноручно указывает Ф. И. О., должность, дату и время получения, а также ставит свою подпись. При почтовой пересылке указывается дата направления на почту)

Менеджер А. С. Иванов 10.05.2006, 16-00

8. Примечание

В случае направления копии отправляемого документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением (для оперативности решения вопроса) адресату досылается в дальнейшем подлинник документа.

Оформление и отправление служебных телеграмм должно осуществляться в течение часа после их регистрации в службе делопроизводства.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

Телефонограммы, факсограммы, электронные документы обычно отправляются самостоятельно, непосредственно с рабочих мест, если руководство организации не принимает решение о подконтрольной службе делопроизводства централизованной рассылки всех отправляемых документов.

Правило!

Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

Обработка отправляемых документов в экспедиции включает:

  • — проверку комплектности документов;
  • — сортировку;
  • — ведение учета документов, направляемых в службу делопроизводства (экспедицию), оформление соответствующих реестров;
  • — нанесение адреса на конверт;
  • — фальцовку и упаковку документа;
  • — отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру);
  • — розыск утерянных документов, в том числе направление претензий по почтовой доставке.

Правило!

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более четырех), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими почтовыми правилами[2] и должны проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Основными носителями письменной корреспонденции, используемыми при почтовой пересылке, являются почтовые конверты, в которые заключаются деловые письма на бумаге, и почтовые карточки.

Почтовый конверт (далее — конверт) — плоская прямоугольная оболочка из бумаги или другого подобного материала, закрываемая липким или самоклеящимся клапаном, расположенным вдоль одной из ее сторон.

Конверты изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 51506-99 «Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля»[3].

В зависимости от указаний, разъясняющих место расположения и порядок написания адресной информации, конверты подразделяют:

  • — на те, на которых присутствуют направляющие линии для написания адресной информации;
  • — те, на которых присутствуют угловые элементы, ограничивающие адресные зоны.

В зависимости от территории хождения конверты подразделяют:

  • — на конверты для внутренних почтовых отправлений — Вн;
  • — конверты для международных почтовых отправлений — Мн.

Конверты для внутренних почтовых отправлений используются

для пересылки писем на территории РФ. На их лицевой стороне размещаются следующие элементы оформления:

  • — шестизначный кодовый штамп (элементы шестизначного кодового штампа должны быть черного цвета, образец цифр почтового индекса для заполнения кодового штампа изображается на внешней стороне закрывающего клапана);
  • — слова подсказа «Кому», «Куда» в адресной зоне адресата;
  • — слова «От кого», «Откуда» в адресной зоне отправителя;
  • — рамки для написания почтовых индексов с соответствующими словами подсказа («Индекс места назначения», «Индекс места отправления»).

В закрытом виде конверт должен исключать доступ к вложению без повреждения конверта. Места склейки должны находиться только на оборотной стороне конвертов. Конструкция конверта должна исключать соприкосновение клеевого слоя на закрывающем клапане с вложением при закрытом конверте.

Конверты классифицируются но следующим признакам:

  • — размерам;
  • — наличию окна;
  • — месту расположения закрывающего клапана;
  • — наличию указаний, разъясняющих место и порядок написания адресной информации;
  • — территории хождения;
  • — виду оформления лицевой стороны.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории РФ, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

  • — для юридического лица — полное или краткое наименование, для гражданина — Ф. И. О. (полностью);
  • — название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • — название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • — название района;
  • — название республики, края, области, автономного округа (области);
  • — название страны (для международных почтовых отправлений);
  • — почтовый индекс.

Почтовый индекс — это цифровое обозначение, которое присваивается объекту почтовой связи, осуществляющему прием и отправку почтовых отправлений. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи он проставляется после всех реквизитов почтового адреса. Кроме того, индекс в обязательном порядке вписывается стилизованными цифрами в специальном кодовом штампе на конверте, лицевой стороне почтовой карточки и на других почтовых отправлениях.

Одним из элементов почтового адреса, закрепленным названными Правилами, является название страны. Однако этот реквизит указывается не всегда. Он не входит в состав адреса на внутренних почтовых отправлениях, т.е. тех, которые не пересылаются за пределы Российской Федерации. Для международных почтовых отправлений указание названия страны назначения является обязательным.

Для того чтобы правильно заполнить конверт, адрес отправителя должен быть указан в левом верхнем углу, адрес получателя — в правой нижней части конверта. В настоящее время Почта России использует новейшие технологии сортировки почты, поэтому очень важно соблюдать правила заполнения почтового адреса и индекса на конверте (рис. 4.4).

Правила заполнения почтового адреса на конверте

Рис. 4.4. Правила заполнения почтового адреса на конверте

Если адресатом является частное лицо, то его имя может быть представлено инициалами или полным именем и отчеством. Полностью указываются имя и отчество, если при получении почтового отправления адресат обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Так, фамилия и инициалы получателя указывают на простых почтовых отправлениях, а на отправлениях, адресованных, например, «до востребования», имя и отчество в адресе записывают полностью. Исключение составляют имена, в которых в силу национальных особенностей не применяют отчества.

При указании адресов не допускаются орфографические ошибки, исправления, а также сокращения наименований.

Произвольные сокращения могут привести к тому, что местонахождение адресата будет определено неверно. Например, из сокращения «пр.» невозможно понять, что имеется в виду: проезд или проспект. Стандартизированные виды сокращений и правила сокращения слов представлены в «Словаре сокращений русского языка».

Общепринятыми сокращениями слов, которые включаются в адрес, являются, в частности, следующие:

обл. — область (например, Ярославская обл.); р-он — район (например, Красногорский р-он);

г. — город (например, г. Серпухов);

пос. — поселок (например, пос. Архангельский); ул. — улица (например, ул. Лесная); пр-т — проспект (например, пр-т Мира); пр-д — проезд (например, Коломенский ир-д); пер. — переулок (например, Шелапутинский нер.); наб. — набережная (например, наб. Софийская); ил. — площадь (например, пл. Журавлева); б-р — бульвар (например, б-р Ходынский); ш. — шоссе (например, Калужское ш.);

д. — дом (например, д. 2);

кори. — корпус (например, корп. 1); стр. — строение (например, стр. 5а); кв. — квартира (например, кв. 56).

Иногда в адресе не указывают обозначение дома — «д>, а пишут только его номер. Такой способ написания используется в зарубежных странах, он допускается и в российской практике адресования корреспонденции.

Правило!

Перед названием города буква «г.» не ставится:

  • — перед городами федерального значения (Москва и Санкт-Петербург);
  • — перед городами, в наименование которых входят слова «город» (Новгород), «град» (Волгоград) и «бург» (Екатеринбург).

Вся информация должна быть написана разборчивым почерком (лучше печатными буквами) или с помощью принтера. Второй вариант наиболее актуален при организации масштабных почтовых рассылок.

1

Следует обратить внимание на то, что на письмах с кодовым штампом (специально выделенное место для написания индекса) индекс адресата заполняется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.

Практика

Почтовые правила предполагают группировку элементов адреса по нескольким строкам; в случае отсутствия на конверте необходимого числа строк всю эту информацию можно объединять. Но индекс получателя должен быть указан в отдельной строке. Эго облегчит сортировку огромного объема писем на почте.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью персонального компьютера), документы фальцуются, вкладываются в конверт и заклеиваются.

Практика

При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках — полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

Если корреспонденция направляется в столицы республик, краевые и областные центры, то в адресе указывают только название города без каких-либо иных уточняющих данных.

На почтовых отправлениях, которые направляются в города областного или краевого подчинения, или в города, являющиеся районными центрами, после названия города указывают название области или края.

Если населенный пункт в соответствии с административно-территориальным делением находится в районном подчинении, то после его названия указывают название района, а затем название области или края.

Допускается район и область указывать через запятую в именительном падеже, или без запятой, со склонением.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно — вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адресат указывается один раз — в письме. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Фальцевание — складывание бумажного листа в один, два и более фальц- сгиба осуществляют с помощью фальцевальной машины.

Фальцевальные машины (фальцовщики) могут использоваться экспедицией, канцелярией, где отправляемая корреспонденция достигает больших объемов. В настоящее время выпускается целый ряд различных настольных фальцевальных машин, как универсальных, так и предназначенных для вполне конкретных работ. Существуют машины с ручной подачей листов, которые осуществляют фальцовку (сгиб бумаги) в два сгиба листов формата А4. Обычно эти машины не имеют регулировок под другие форматы и чаще всего применяются для работы с письмами. Фальцовщик позволяет сгибать до трех даже скрепленных листов. Помимо машин с ручной подачей листов на рынке оргтехники представлены модели с автоматической подачей листов. Эти машины можно использовать для производства буклетов форматом 210 х 100 мм из листа А4, причем устройство подачи листов можно легко снять, что также позволяет работать с письмами. Универсальные фальцевальные машины имеют возможность настройки на различные варианты сгиба для форматов до А4 и АЗ соответственно.

Категория почтового отправления — совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) почтового отправления.

Почтовые отправления могут быть:

  • простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);
  • регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаются адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).

Простое почтовое отправление, пересылка которого отправителем не оплачена или оплачена не полностью, называется доплатным почтовым отправлением.

Как правило, через службу делопроизводства (экспедицию) централизованно отправляются регистрируемые почтовые отправления, которые могут пересылаться с описью вложения (принимаются в почтовом отделении в открытом виде), с уведомлением о вручении, а также международные почтовые отправления.

Почтовые отправления, принимаемые с выдачей отправителю квитанции и вручаемые адресату под расписку, называются регистрируемыми почтовыми отправлениями.

Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением), когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

Во внутренних письмах с объявленной ценностью пересылаются предметы и документы (ценные бумаги, дипломы, паспорта, водительские удостоверения, пенсионные и судебные дела, облигации государственных займов, акции, лотерейные билеты, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, грамоты, фотографии, художественные карточки, рукописи, государственные знаки почтовой оплаты и др.), представляющие для пользователя определенную ценность.

После заполнения адресных данных сотрудник службы делопроизводства составляет опись вложения и уведомление о вручении в случае необходимости. Зарегистрированные документы пакетируются сотрудником службы делопроизводства (экспедиции).

При пересылке письменной корреспонденции в пределах Российской Федерации необходимо учитывать, что письмо (почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением) должно иметь предельные размеры:

  • — максимальный — 229 х 324 мм;
  • — минимальный — 110 х 220 мм или 114 х 162 мм.

Цифра стоимости устанавливается в зависимости от массы и вида почтового отправления. При этом письмо не должно превышать предельную массу в 100 г, в противном случае такое отправление уже будет считаться бандеролью. Ее максимально допустимый вес — 2 кг, а ограничения по размерам следующие:

  • — максимально — сумма ширины, длины и толщины не должна превышать 0,9 м, при этом наибольшее измерение — 0,6 м (для рулонов сумма длины и двойного диаметра — не более 1,04 м, при этом наибольшее измерение должно быть до 0,9 м);
  • — минимально — 105 х 148 мм (для рулонов сумма длины и двойного диаметра не должна быть менее 0,17 м, наибольшее измерение — 0,1 м).

Адрес на международном письме, как уже отмечалось, пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения страны назначения на русском языке.

При пересылке международного почтового отправления предельный вес для письма установлен в размере 2 кг, а для бандероли — 5 кг. Предельные размеры этих отправлений соответствуют предельным размерам писем и бандеролей, отправляемым в пределах территории РФ.

Для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования организации-отправителя, его адреса, стоимости оплаты почтового отправления, порядкового номера отправления и даты отправления применяются маркировальные машины.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты1. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

  • — почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;
  • — оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франки рова л ьн ы м и ма ш и нам и;
  • — иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Марки гасятся оттиском календарного штампа так, чтобы их нельзя было использовать вторично.

Изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, наносимое на конверты типографским способом, должно располагаться таким образом, чтобы верхний правый угол изображения находился в угловой метке. Угловую метку в этом случае не наносят. В границах поля с размерами 25 мм по вертикали и 40 мм по горизонтали, предназначенного под изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, никаких других изображений или надписей не допускается.

Для международных отправлений нужно составлять отдельные списки для ближнего и дальнего зарубежья, причем к ближнему причисляют только Беларусь, Узбекистан и Эстонию.

Оплата услуг по пересылке простой письменной корреспонденции, подтвержденная почтовыми марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Сдаваемые организациями внутренние регистрируемые почтовые отправления в количестве пяти штук и более в один или несколько адресов называются партионными.

Партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи по спискам (ф. 103). В один список отправителем поименно записывается не более 35 почтовых отправлений одного вида. Количество почтовых отправлений, сдаваемых одновременно по нескольким спискам, не ограничивается (приложение 3).

1 См.: Янковая Б. Ф. Экспедиционная обработка документов // Секретарь-референт. 2006. № 8.

При этом обычно составляются списки на внутренние почтовые отправления (заказные, включая с уведомлением о вручении), списки на почтовые отправления с описью вложения, международные почтовые отправления (ф. ЮЗА).

Списки ф. 103 составляются отправителями на регистрируемые почтовые отправления.

Регистрируемые почтовые отправления (далее — РПО) различных видов, категорий и способов пересылки включаются в отдельные списки ф. 103.

В заголовке списка ф. 103 указываются:

  • — номер списка;
  • — дата сдачи почтовых отправлений к пересылке;
  • — вид и категория РПО, способ пересылки, а также отметка «С простым уведомлением», «С заказным уведомлением»;
  • — наименование отправителя;
  • — наименование отделения почтовой связи и почтовый индекс места приема РПО;
  • — общее количество РПО;
  • — общее количество листов списка ф. 103;
  • — номер листа списка.

Заголовок списка ф. 103 повторяется на каждой странице списка.

Все реквизиты списка ф. 103 заполняются отправителями согласно наименованиям граф, в которых указывается:

  • — в графе 1 — порядковый номер;
  • — в графе 2 — Ф.И.О./наименование, почтовый адрес адресата РПО;
  • — в графе 3 — ШПИ РПО (ШГ1И — штриховой почтовый идентификатор отправления EMS, соответствующий техническому стандарту Всемирного почтового союза S10b-6);
  • — в графе 4 — вес РПО (в кг);
  • — в графе 5 — сумма объявленной ценности в рублях;
  • — в графе 6 — сумма наложенного платежа в рублях;
  • — в графе 7 — сумма платы за пересылку без НДС в рублях;
  • — в графе 8 — сумма платы за пересылку с НДС в рублях;
  • — в графе 9 — дополнительные сведения, необходимые отправителю.

После заполнения всех граф списка необходимо указать цифрами и прописью:

  • — общее количество РПО;
  • — общую сумму объявленной ценности;
  • — общую сумму платы за пересылку;
  • — сумму НДС от общей суммы платы за пересылку;
  • — общую сумму платы за объявленную ценность с НДС;
  • — сумму НДС от общей суммы платы за объявленную ценность;
  • — итоговую сумму за пересылку РПО с НДС[4].

Далее необходимо проверить правильность составления списка и передать его работнику почты. Он сверит корректность данных, вписанных в документ, и сделает соответствующие отметки. При приеме регистрируемого почтового отправления (единичного или нескольких по списку) отправителю выдается квитанция. В индивидуальной квитанции на единичное отправление указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата или наименование юридического лица, объект почтовой связи места назначения и номер почтового отправления. К почтовому списку тоже выдается квитанция, но с обобщенными данными по всем отправлениям списка.

Сотрудник службы делопроизводства (экспедиции) должен подшивать все списки (по видам) в дела, к ним подшиваются копии квитанций об оплате. Оригиналы квитанций сдаются в бухгалтерию.

Для максимальной гарантии почтовой доставки наиболее ценных документов рекомендуем отправлять их с описью вложений (ценным письмом или бандеролью) и уведомлением о вручении.

В случае задержки доставки или пропажи внутреннего или международного почтового отправления можно обратиться с претензией.

  • — в почтовое отделение, откуда было сделано отправление;
  • — адресное отделение связи (тогда запрос делает адресат); региональное Управление федеральной почтовой связи — филиал

федерального государственного унитарного предприятия «Почта России».

Претензии, связанные с недоставкой, несвоевременной доставкой, повреждением или утратой внутреннего почтового отправления, предъявляются в течение шести месяцев со дня его отправки.

Контрольные сроки прохождения письменной корреспонденции между столицами республик, административными центрами краев, областей, автономной области и автономных округов утверждены постановлением Правительства РФ от 24.03.2006 № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции».

Следует также иметь в виду, что в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. По истечении срока хранения регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу (оплата производится при получении возврата).

Претензии по розыску международных почтовых отправлений принимаются и рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные законодательством РФ и международными договорами Российской Федерации.

Претензии предъявляются в письменной форме. При этом указываются:

  • — вид почтового отправления;
  • — номер почтового отправления или почтового перевода;
  • — дата и место приема;
  • — место назначения;
  • — сумма объявленной ценности или подробный перечень и стоимость отправленного вложения;
  • — адреса и полные наименования отправителя и адресата.

Претензия оформляется на бланке организации, но не имеет унифицированной формы. К ней прилагаются копия договора об оказании услуг почтовой связи или иного удостоверяющего факт заключения договора документа (квитанция, опись вложения), можно приложить и почтовый список, если отправлялось более пяти регистрируемых почтовых отправлений. В случае повреждения внутреннего почтового отправления к претензии должны прикладываться оболочка почтового отправления, упаковка дефектного почтового отправления и т.п.

Отметим, что розыск пропавшего отправления является платным. Оплата производится при подаче претензии с последующим возвратом уплаченной суммы в случае установления вины объектов почтовой связи (для организаций).

Порядок рассмотрения и регистрации претензий устанавливается оператором почтовой связи. При этом должны быть соблюдены сроки дачи ответа заявителю (в письменной форме):

  • — на претензии в отношении почтовых отправлений, пересылаемых в пределах одного населенного пункта, — в течение пяти дней;
  • — на претензии в отношении всех других почтовых отправлений — в течение двух месяцев.

В случае отказа оператора почтовой связи в удовлетворении претензии или его согласии удовлетворить претензию лишь частично, а также в случае неполучения от оператора почтовой связи ответа в сроки, установленные для рассмотрения претензии, пользователь услуг почтовой связи имеет право предъявить иск в суд.

  • [1] Публичное акционерное общество — ПАО.
  • [2] См.: Приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
  • [3] Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 23.12.1999 №691-ст.
  • [4] См.: Порядок оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России»от 23.03.2011 № 3.2.2-05/8-нд.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>