Полная версия

Главная arrow Психология arrow ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Документационное обеспечение процесса деловых контактов

Документационное обеспечение (делопроизводство) — отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Документирование — часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями. Документооборот — вопросы организации движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка). Архивное дело — деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение).

В процессе деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями между людьми. Важнейшим носителем информации является документ (свидетельство, способ доказательства), который является материальным объектом с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, содержащаяся в документе, складывается из информационных его элементов-реквизитов (адрес, текст, подпись и др.). Документ выступает одновременно и как предмет труда сторон, участвующих в деловом контакте, и как их орудие. Документ выполняет информационную, организационную, коммуникативную, юридическую и воспитательную функции.

Система документации — совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, в том числе и при общении.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, в том числе и в деловом общении, называют унифицированной системой документации.

Нормативно-правовую базу документационного обеспечения в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Подготовку и оформление документов регламентируют Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

Виды создаваемой документации при деловых контактах зависят от характера целей и задач, решаемых в процессе их проведения, объема взаимосвязей с другими юридическими и физическими лицами.

Все документы, обращающиеся на предприятии или организации, классифицируются по следующим признакам: видам деятельности (или назначению); наименованию; способу фиксации информации; месту составления; степени сложности; степени гласности (секретности); срокам исполнения; юридической силе; стадиям создания; происхождению; срокам хранения; степени обязательности; степени унификации; характеру содержания.

При организации деловых контактов все вышеназванные документы широко используются в зависимости от решаемых задач (договоры, соглашения, протоколы, различного вида служебные письма, телеграммы, факсы и т. п.).

Для оформления деловой документации используются различные ГОСТы: ГОСТ 9327—60; ГОСТ Р 6.30—97; ГОСТ 7.32—91; ГОСТ 8.417— 81 и др.

Рассмотрим кратко некоторые из них. ГОСТ 9327—60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса. Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30—97 используются следующие форматы (табл. 11.3).

Потребительские форматы бумаги

Таблица 11.3

Формат

Размеры, мм

Применение

АЗ

297 х 420

Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений

А4

210 х 297

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

А5

148 х 210

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

А6

105 х148

Разного рода справки

ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 15 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32—91, соблюдая следующие размеры полей: левое поле не менее 30 мм; правое — не менее 10 мм; верхнее — не менее 15 мм; нижнее — не менее 20 мм.

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер страницы наносится на верхнем поле посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания.

Применяются два способа оформления на деловых документах: цифровой и словесно-цифровой.

В ГОСТ 8.417—81 оговорены требования к наименованию, обозначению и правилам применения единиц физических величин. В основу положены единицы Международной системы СИ.

Более подробное описание требований к оформлению деловой документации приведено в работах [6; 7; 8 и др.].

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>