Принципы классификации и кодирования информации

Компьютерное выполнение операций обработки МИ основывается на системах формализованного описания экономической информации, на базе которых вводятся кодовые обозначения объектов и составляются классификаторы.

Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований объектов и их кодовых обозначений.

Код — условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными и комбинированными.

Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются.

Классифицирование — это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком.

Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненностъ, то получают иерархическую систему классификации (рис. 3.8, а), которая и определяет структуру кодов классифицируемых объектов. На рис. 3.8, б схема построения структуры кодов приведена для примера, когда признаки А, Б, В однозначные, признак Г— двузначный.

Иерархическое классифицирование объектов

Рис. 3.8. Иерархическое классифицирование объектов:

а — иерархическая система классификации, б — схема построения структуры кодов объектов

В отличие от иерархической, фасетная система классификации позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от смыслового содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами (facet — рамка). Каждый фасет Ф1 содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака, причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке (хотя предпочтительнее их упорядочение).

Схема построения фасетной классификации в виде таблицы отображена на рис. 3.9.

Фасетная система классификации

Рис. 3.9. Фасетная система классификации

Названия столбцов таблицы соответствуют выделенным классификационным признакам (фасетам), обозначенным Ф1? Ф2... Фр.. Фп (например, поставщик, продукция, регион). В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета.

Классы-фасеты получают путем отнесения объектов одновременно в разные классы согласно значениям их признаков. Например, множество поставщиков мебели можно разделить по трем признакам: отечественное производство или нет, вид поставляемой мебели и регион деятельности. Полученные независимые классы-фасеты представлены на рис. 3.10.

Иллюстрация фасетной классификации

Рис. 3.10. Иллюстрация фасетной классификации

Полученные фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и других операций над множествами получить ответы на различные вопросы. Например, для получения ответа на запрос: «Какие поставщики отечественной мебели, работающие в Москве, поставляют компьютерную мебель?» составляется фасетная формула вида Фп п Ф21п Ф31, где знак п означает знак пересечения указанных множеств. Результат поиска: {Иванов, Петров, Сидоров} п {Иванов, Панова} п {Иванов, Панова, Лунин} = «Иванов».

Коды объектов содержатся в соответствующих классификаторах.

Классификаторы экономической информации в зависимости от области применения подразделяются на три уровня: общегосударственные (ОК), отраслевые и локальные (классификаторы предприятий). Все они входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Примечание

Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы.

Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей:

  • • Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
  • • Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
  • • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
  • • Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);
  • • Общероссийский классификатор валют (ОКБ);
  • • Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
  • • Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) идр.

Классификаторы организационных структур:

  • • Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
  • • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
  • • Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) идр.

Классификаторы информации о населении и кадрах:

  • • Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
  • • Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
  • • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
  • • Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Структуру и содержание классификаторов общегосударственного уровня

рассмотрим на двух примерах.

1. В классификаторе продукции ОКП кодовое обозначение состоит из двух частей — классификационной (содержит высшие классификационные группировки) и идентификационной (содержит ассортиментную номенклатуру). Структура кода следующая:

Например, классификационная часть кода 021124 означает: 02 — нефтепродукты, 021 — нефтепродукты светлые, 0211 — бензины, 02112 — бензины автомобильные, 021124 — бензины автомобильные марки А-72.

Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей.

2. В соответствии с классификатором управленческой деятельности ОКУД каждому документу присваивается код, который располагается в верхней правой части документа (например, бухгалтерскому балансу — 0710001).

Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т. д.).

Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (коды табельных номеров, структурных подразделений, готовой продукции, основных средств, поставщиков и т. д.). Они разрабатываются специалистами предприятия и являются едиными для всех экономических задач предприятия.

Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений.

Кодирование — это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.

Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковые номера без пропусков. Например, виды начислений заработной платы могут быть закодированы следующим образом: 01—основная заработная плата, 02 — премия, 03 — за работу в ночное время, 04 — за работу в праздничные дни и т. д. Кодируемые объекты не должны изменяться.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например: группа подразделений производств — коды от 01 до 07, группа складского хозяйства — коды от 11 до 16 и т. д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую сопод- чиненность признаков классификации.

В маркетинге часто фигурируют документы с позиционными двух- и трехпризначными кодами. Иногда выделяют дополнительный аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для описания материалов на складах используют бухгалтерский счет 10 «Материалы», где выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода приведена на рис. 3.11.

Пример кодирования аналитического уровня

Рис. 3.11. Пример кодирования аналитического уровня

Мнемонический код повторяет характеристики объекта. Например, коды фотобумаги могут быть следующими: фотобумага размером 9 на12 кодируется как 0912, размером 10 на 14 — как 1014 и т. д.

Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур. Пример дает табл. 3.5.

Таблица 3.5

Шахматный код

Причины простоя

Виновники простоя

Поставщики

Администрация

Рабочие

Отсутствие электроэнергии

11

12

13

Отсутствие инструментов

21

22

23

Отсутствие комплектующих

31

32

33

Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении задачи. Эта роль заключается в следующем.

1. Сокращение затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа. Иллюстрацией этого служит рис. 3.12.

Иллюстрация применения кодов для сокращения затрат на ввод

Рис. 3.12. Иллюстрация применения кодов для сокращения затрат на ввод

2. Коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов. Иллюстрацией этого может служить документ «Сальдовая ведомость учета материалов по складам» (табл. 3.6).

Таблица 3.6

Сальдовая ведомость учета материалов по складам

Код склада

Код материала

Фактически поступило

12

1000

3

12

1000

2

Итого по коду 1000

5

12

1001

4

12

1001

2

12

1001

1

Итого по коду 1001

7

Итого по коду 12

12

3. Коды используются в процессе оформления входных документов. Например, в процессе оформления маркетинговой отчетности указываются коды предприятий, отраслей, организационно-правовых форм и т. д.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >