Документ как базовый элемент информационной базы

Информация в автоматизированных библиотечно-информационных системах представлена преимущественно в документированной форме.

Историческая справка

Слово «документ» (от лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать. Вначале понятие «документ» распространялось на любой предмет, служащий для поучения и доказательства. Впоследствии произошло сужение границ понятия «документ», связанное с рассмотрением его в юридическом значении - как письменного свидетельства, подтверждающего определенные правовые отношения. Введение качественно новой более широкой трактовки этого понятия в научный оборот произошло в начале XX века и связано с именем бельгийского ученого Поля Отле (1868-1944) [77], основоположника документации - науки о совокупности документов и практической деятельности. При этом документ рассматривался им в значении, близком к широкому значению понятия «книга». С середины XX века в отечественных справочных изданиях понятие «документ» приводится как в узком значении, где документ ассоциируется с деловой бумагой, письменным удостоверением, так и в самом широком смысле - как материальный объект, несущий информацию.

Документ (по ГОСТ Р 7.0.8- 2013) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Особенности (более узкая или более широкая) трактовки понятия «документ» определяются спецификой предметной области, применительно к которой данное понятие рассматривается. Уточнение содержания этого понятия во второй половине XX века на уровне нормативных документов связано с разработкой ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно ему, «документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи во времени и пространстве». ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» уточняет понятие «документ».

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» (№ 77-ФЗ от 29.12.1994 г.) определяет документ как «материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Из этих определений следует, что обязательными атрибутами, идентифицирующими документ, являются:

  • • наличие информационной составляющей, определяющей его смысловое содержание - социальной информации, предназначенной для хранения и передачи во времени и пространстве;
  • • материальность формы, обеспечивающей долговременное хранение, передачу и использование информации на различных носителях информации;
  • • использование созданных человеком способов представления информации на материальных носителях;
  • • предназначенность для использования в социальных документных коммуникациях.

С этих позиций можно сказать, что не всякая информация, зафиксированная на материальном носителе, есть документ, и на основании этого - идентифицировать недокументы как объекты, не отвечающие требуемому составу обязательных атрибутов.

Издание (по ГОСТ 7.60-2003) - документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения

Понятие «документ» является родовым, объединяющим множество его видов и разновидностей. Основаниями для деления родового понятия «документ» на виды могут выступать множество признаков, которые последовательно используются для дифференциации документов. Многоаспектные классификации подробно рассматриваются при изучении дисциплины «Доку- ментоведение».

Состав документов, предназначенных для обслуживания конечных пользователей АБИС, прежде всего, представлен изданиями.

Документы в составе информационной базы АБИС существуют в двух средах: аналоговой и цифровой.

Важнейшим компонентом цифровой информационной среды являются электронные документы (ЭД). В составе действующих межгосударственных и национальных стандартов Российской Федерации имеется ряд нормативно-технических документов, в которых объектом рассмотрения является электронный документ (ГОСТ Р 7.0.95-2015 «СИБИД. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики»; ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 7.0.83-2013 «СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»; ГОСТ Р 52653-2006 «ИКТ в образовании. Термины и определения»; ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения»; ГОСТ 7.83-2001 «СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»; Р 50.1.031-2001 «Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Ч. 1. Стадии жизненного цикла продукции»). Наряду с Системой стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) эти нормативно-технические документы являются представителями и других систем стандартизации: «Информационная технология», «Информационно-коммуникационные технологии в образовании». В 2001 году электронный документ был определен ГОСТ 7.83-2001 как «документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники». Во втором десятилетии XXI века (ГОСТ 7.0.83-2013, как и более поздний ГОСТ Р 7.0.95-2015) определение электронного документа не претерпело принципиальных изменений.

Электронный документ - документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения

Уникальность электронных документов обусловливается их свойствами:

  • • машиночитаемость;
  • • дискретность;
  • • зависимость от программно-аппаратного обеспечения;
  • • способность к совмещению разнородной информации;
  • • компактное хранение больших объемов информации;
  • • доступ на расстоянии;
  • • оперативный поиск информации;
  • • фиксация на одном носителе различной по форме представления информации;
  • • комфортность работы;
  • • лёгкость копирования;
  • • низкая себестоимость тиражирования.

Основные подходы к классификации электронных документов закреплены ГОСТ Р 7.0.95-2015 «СИБИД. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики». Многоаспектная классификация электронных документов, построенная с учетом данного стандарта, а также других нормативных документов представлена в Приложении 2.

Классификация служебных документов и образование их видов осуществляется с использованием иных признаков (оснований деления). В их числе: вид деятельности (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, технологические, методические, финансовые и т. д.), место составления (внешние - входящие и исходящие, внутренние); способ документирования (текстовые - рукописные, машинописные, типографские; графические, фото- и кинодокументы, акустические, электронные); степень гласности (открытые, документы с ограниченным доступом, документы для служебного пользования); юридическая сила (подлинные, поддельные, подложные); сроки исполнения (срочные, несрочные); срок хранения (постоянного и временного хранения); степень обязательности (информационные, директивные); степень унификации (примерные, типовые, унифицированные); периодичность формирования (каждодневные, ежемесячные, ежеквартальные, годовые); полнота данных (с обязательным набором реквизитов, с частью обязательных реквизитов); наименование (уставы, договоры, планы, отчеты, справки, акты, описи и т. д.); уровень подготовки (черновики, подлинники, копии, дубликаты подлинников), отношение к учету и контролю (регистрируемые, нерегистрируе- мые).

В составе электронных документов особо выделяют электронные издания. Электронным изданием является опубликованный электронный документ, предназначенный для распространения в неизменном виде. Наличие этих признаков позволяет отнести опубликованные документы к изданиям и рассматривать понятия «опубликованный электронный документ» и «электронное издание» как синонимы.

Определение понятия «электронное издание» содержат ГОСТ 7.83-2001 «СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» и ГОСТ Р 7.0.83- 2013 «СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения».

Электронное издание (по ГОСТ 7.83- 2001 и ГОСТ Р 7.0.83-2013) - электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционноиздательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения

Федеральный закон РФ от 3 июля 2016 года № 278-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» определяет электронные издания как «документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях».

Признаками принадлежности электронных документов к электронным изданиям являются:

  • • самостоятельное оформление, наличие набора формальных признаков, позволяющих провести его однозначную идентификацию;
  • • сведения об ответственности за издание (физических или юридических лиц) с предшествующим редакционно-издательским циклом;
  • • соответствие стандартам и форматам, принятым для данного вида издания (публикации);
  • • наличие (или возможность присвоения) уникального стандартного номера в соответствии с международными требованиями;
  • • введение в общественное обращение в принятых формах распространения (обнародования, опубликования).

Представление о многоаспектной классификации электронных изданий дает ГОСТ Р 7.0.83-2013 «СИБИД. Электронные издания: основные виды и выходные сведения» (таблица 3).

Таблица 3

Многоаспектная классификация электронных изданий (по ГОСТ Р 7.0.83-2013)

Основание деления

Виды электронных изданий

1.Новизна публикации

1.1. Самостоятельные электронные издания

1.2. Деривативные электронные издания

2. Природа

основной

информации

2.1. Текстовые электронные издания

2.2. Изобразительные электронные издания (статичные и динамичные)

Основание деления

Виды электронных изданий

2.3. Электронные аудиоиздания

2.4. Мультимедийные издания

3. Целевое назначение

3.1. Официальные электронные издания

3.2. Научные электронные издания

3.3. Научно-популярные электронные издания

3.4. Практические электронные издания

3.5. Нормативные электронные издания

3.6. Учебные электронные издания

3.7. Социально-политические электронные издания

3.8. Справочные электронные издания

3.9. Электронные издания для досуга

3.10. Рекламные электронные издания

3.11. Художественные электронные издания

3.12. Информационные электронные издания

4. Технология распространения

4.1. Локальные электронные издания

4.2. Электронные издания сетевого распространения

4.3. Электронные издания комплексного распространения

5. Характер взаимодействия с пользователем

5.1. Детерминированные электронные издания

5.2. Недетерминированные (интерактивные) электронные издания

6. Периодичность

6.1. Непериодические электронные издания

6.2. Сериальные электронные издания (периодические, продолжающиеся, обновляемые)

7. Повторность выпуска

7.1. Первичные электронные издания

7.2. Повторные электронные издания

7.3. Версия электронного издания

8. Информационнотехнологическая конструкция

8.1. Электронные издания, использующие стандартные программно-технологические средства (прикладные программные средства, доступные широкому кругу пользователей)

8.2. Электронные издания, использующие специализированные (авторские) программно-технологические средства (прикладные программные средства, созданные производителем электронного издания для обработки и воспроизведения данных, определенных задачей создания электронного издания)

9. Способ установки

9.1. Электронные издания, воспроизведение которых не требует установки на жесткий диск компьютера (автоматическое воспроизведение издания или воспроизведение издания при выборе файла или ссылки)

Основание деления

Виды электронных изданий

9.2. Электронные издания, воспроизведение которых требует установки на жесткий диск компьютера (выполнения действий по установке программно-технологического средства для последующего воспроизведения электронного издания)

10. Структура

10.1. Одночастные электронные издания

10.2. Многочастные электронные издания

В 2016 году Федеральным законом РФ № 278-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» были приняты поправки, в соответствии с которыми экземпляр печатного издания в электронной форме отнесен к видам документов, входящих в состав обязательного экземпляра. При этом под обязательным экземпляром печатного издания в электронной форме (ОЭЭ) понимается электронная копия оригинал-макета, с которого осуществлялась печать документа, воспроизводящая информацию, содержащуюся в изданном документе (печатном издании), включая его текст, иллюстрации и все элементы оформления. С 1 января 2017 года производители документов должны доставлять 1 обязательный экземпляр печатных изданий в электронной форме, заверенный квалифицированной электронной подписью, в ИТАР-ТАСС и Российскую государственную библиотеку для постоянного хранения. Организации, на базе которых созданы диссертационные советы, должны доставлять обязательный экземпляр диссертаций в электронной форме, заверенный квалифицированной электронной подписью, в орган научно-технической информации, а также в Российскую государственную библиотеку или в Центральную научную медицинскую библиотеку Первого Московского государственного медицинского университета имени И. М. Сеченова. Также расширены доступные способы доставки обязательного экземпляра печатных изданий.

Электронный документ характеризуется внутренним и внешним представлением. Внутренним представлением является кодированная запись информации, создаваемая и воспринимаемая программно-технологическими средствами. Внешним представлением является воспроизведение электронного документа в пригодной для восприятия человеком форме.

Различают логическую структуру (отношения между элементами, составляющими документ) и физическую структуру электронного документа.

В составе электронного документа выделяют содержательную часть (контент) и реквизитную часть (метаданные). Содержательная часть может состоять (раздельно или в любом сочетании) из текстовой, изобразительной, аудио-, мультимедийной информации. Реквизитная часть состоит из структурированного по назначению набора реквизитов, каждый из которых имеет уникальные характеристики (например, имя, размер). Взаимодействие частей электронного документа обеспечивается соответствующими программно-техническими средствами.

Содержание (контент) документа -

информация, содержащаяся в документе и отражающая его смысл, независимо от формы представления этой информации

Реквизит электронного документа

(по ГОСТ Р 7.0.95-2015) - обязательный элемент метаданных электронного документа, который содержит конкретную характеристику документа, имеет имя и значение

Идентификация электронного документа, так же как и идентификация аналоговых документов, осуществляется по его уникальным признакам. Идентификатор может быть любого типа (по усмотрению правообладателя электронного документа; оператора хранилища электронных документов и т. д.). Идентификатором могут выступать цифровые, буквенные или составные признаки, например, на основе зарегистрированных идентификаторов или кодов ISBN, ISSN, ISMN, DOI.

Идентификатор электронного документа (по ГОСТ Р 7.0.95-2015) - признак электронного документа, который однозначно определяет документ

Каждый документ может быть идентифицирован определенной совокупностью реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, то есть метаданных.

Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта (время и место действия, ФИО исполнителя, наименование предприятия, видов деятельности и др.). Важнейшие реквизиты- признаки изданий определяются ГОСТ Р 7.0.4-2006 «СИБИД. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления». В их числе: сведения об авторах; заглавие; надзаголовочные данные; классификационные индексы (УДК, ББК и др.); знаки охраны авторского права; международные стандартные номера ISSN и ISBN и др.

Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения. Примерами реквизитов-оснований издания могут быть: объем издания в условных печатных листах, объем издания в учетно-издательских листах, количество страниц, тираж, цена. Состав реквизитов электронных изданий установлен ГОСТ Р 7.0.83-2013 «СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения».

Различают следующие типы реквизитов электронного документа:

  • • справочные реквизиты электронного документа - включают реквизиты, интерпретация которых не зависит от конкретной реализации электронного документа;
  • • сервисные реквизиты электронного документа - включают реквизиты, интерпретация которых обусловлена конкретной реализацией электронного документа в конкретной среде его существования; к сервисным реквизитам относят «имя файла», «дата создания файла», «размер файла».

Состав реквизитов, идентифицирующих каждый конкретный документ, неоднозначен и варьируется, определяясь видом документа. Каждый из реквизитов документов, предназначенных для обслуживания пользователей АБИС, выполняя свою специфическую роль, прежде всего, служит ориентиром при принятии решения о его приобретении конкретным библиотечно-информационным учреждением и включении в состав библиотечного фонда. В дальнейшем реквизиты документа выступают ориентиром при решении вопросов обработки, хранения, продвижения, поиска и использования документов в различных видах библиотечноинформационного сервиса.

Метаданные (по ГОСТ Р 7.0.95- 2015) - структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа

Термин «метаданные» применительно к электронным информационным ресурсам содержит ГОСТ 7.70-2003 «СИБИД. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик».

Система метаданных электронных информационных ресурсов (по ГОСТ 7.70-2003) - система правил, позволяющая сопоставить любому информационному ресурсу его метаописание (метаданные)

В соответствии с ним: метаданные (метаописание) электронного информационного ресурса - формализованное описание электронного информационного ресурса, используемое для идентификации и категоризации информационного ресурса при работе с большими совокупностями информационных ресурсов.

Метаописание ЭИР состоит из реквизитов, установленных ГОСТ 7.70-2003. Выделяемые в его составе реквизиты могут быть единичными или повторяемыми; обязательными, факультативными или условно обязательными; свободными или контролируемыми; уникальными или неуникальными.

Термин «метаданные» в отношении электронных документов приводится в ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 7.0.95-2015. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.95-2015, «часть метаданных электронного документа составляют выходные сведения - совокупность данных, всесторонне характеризующих электронный документ и предназначенных для его однозначной идентификации, библиографической обработки, статистического учета и информирования потребителей». Состав выходных сведений электронного документа установлен ГОСТ Р 7.0.95-2015, а состав и образцы оформления выходных сведений электронного издания - ГОСТ Р 7.0.83-2013.

Согласно ГОСТ Р 7.0.95-2015, под контекстом электронного документа понимаются сведения об обстоятельствах создания, контроля, использования, хранения и управления электронным документом, а также сведения о его взаимосвязях с другими подобными документами.

При идентификации электронного документа могут быть использованы следующие типы метаданных:

  • • описательные метаданные (данные для поиска и идентификации содержания электронного документа);
  • • структурные метаданные (данные о том, каким образом расположены и соединены элементы содержания);
  • • административные метаданные (данные для управления и обеспечения сохранности электронного документа, включая технические и правовые аспекты);
  • • идентификационные метаданные (данные, которые однозначно определяют объект).

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 устанавливает следующие блоки универсального набора метаданных:

  • • данные об электронном документе как интеллектуальном объекте (сведения о создателе, заглавии/названии, ответственности, содержании и языковой принадлежности);
  • • сведения об электронном документе как о физическом объекте (формат, размер, компоненты, адресная информация);
  • • характеристики жизненного цикла электронного документа (даты и иные параметры времени);
  • • данные о связи конкретного электронного документа с другими электронными документами (сведения о версии, взаимном цитировании, отношениях «род-вид» и «часть-целое»);
  • • сведения о доступе к электронному документу (условия, права и правила использования).

Связь между записью метаданных и информационным объектом, который они описывают, может осуществляться двумя способами: в формате, реализованном на базе рекомендованного Консорциумом Всемирной паутины (W3C) - XML (англ, extensible Markup Language), и формате, реализованном на базе HTML (от англ. Hyper Text Markup Language). В первом случае элементы метаданных могут содержаться в записи, хранящейся отдельно от описываемого информационного объекта, а во втором - метаданные непосредственно включаются в описываемый информационный объект с помощью тегов <мета>. При этом необходимо учитывать, что XML не является заменой HTML. В большинстве вебприложений XML используется для транспортировки данных, a HTML для форматирования и отображения данных.

Унифицированный набор и структура представления элементов метаданных, предназначенный для формального описания электронных документов, именуется, по ГОСТ Р 7.0.95-2015, схемой метаданных. С учетом взаимодействия АБИС используемые в них схемы метаданных должны быть взаимно совместимыми. Вопросы совместимости метаданных рассматриваются в параграфе 3.5 настоящего учебника.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >